Llwybr 2 2024 yn agor 3 Hydref a bydd y dyddiad cau ar 21 Tachwedd

Cysylltwch
Cyhoeddi Digidol

Canllaw Craidd Rhaglen Taith 2023

Fersiwn 1.0, 5ed Hydref 2023

7. Beth sy’n digwydd pan fydd eich cais yn llwyddiannus

Ffurfiant craig mawr ac o’i amgylch mae nifer o goed gwahanol. Ceir awyr las.

7.1. Cyfnewid Llythyr Cytundeb Grant

Bydd sefydliadau sy’n gwneud cais llwyddiannus yn cael llythyr Cytundeb Grant gan Taith fydd yn rhoi manylion telerau ac amodau’r dyfarniad cyllid. Bydd llythyrau Cytundeb Grant a’r atodiadau cysylltiedig yn cael eu dosbarthu a’u llofnodi gan gynrychiolydd cyfreithiol y sefydliad sy’n gwneud cais yn ogystal â’r Prif Swyddog Ariannol (neu swyddog cyfatebol).

Pan fydd y llythyr Cytundeb Grant wedi’i lofnodi gan y ddwy ochr, bydd y sefydliad sy’n gwneud cais yn dod yn ‘fuddiolwr’. Mae hyn yn golygu y gall gweithgareddau’r prosiect fynd rhagddynt a bod modd gwario’r grant a ddyfarnwyd.

Nid yw dyfarnu grant mewn galwad ariannu benodol yn gosod hawl ar gyfer rowndiau’r dyfodol.

7.2. Talu cyllid grant

Yn dibynnu ar y Llwybr Taith a hyd y prosiect, efallai y bydd gan brosiectau a ddyfernir amserlenni talu gwahanol. Ar wahân i’r taliad rhag-ariannu cychwynnol, bydd taliadau neu adenillion pellach yn cael eu gwneud yn amodol ar gymeradwyaeth Taith i’r adroddiadau interim a’r adroddiadau terfynol y gofynnir amdanynt, fel y nodir yn y Cytundeb Grant. 

Bydd taliad rhag-ariannu cychwynnol yn cael ei drosglwyddo i’r buddiolwr o fewn 30 diwrnod busnes i ddyddiad cydlofnodi’r llythyr cytundeb grant (yn amodol ar wiriadau capasiti ariannol boddhaol). Bwriad y cyllid cychwynnol yw rhoi’r llif arian i’r buddiolwr ddechrau gweithgareddau.

Ni ellir defnyddio cyllid Taith i greu elw i’r buddiolwr, ac ni all hynny fod yn un o’i ddibenion, a dim ond ar gyfer y gweithgareddau cymwys sy’n benodol i’r prosiect y dylid ei ddefnyddio, fel y nodwyd yn y llythyr Cytundeb Grant. Felly ni ddylid defnyddio grant gan Taith i ariannu costau rhedeg craidd sefydliad, lle nad yw’r rhain yn uniongyrchol gysylltiedig â chyflwyno cyfnewidfeydd dysgu rhyngwladol.

7.3. Rheoli prosiectau ac adrodd arnynt

Y buddiolwr sy’n gyfrifol am sut mae’r prosiect yn cael ei gyflawni a sut mae’r grant a gafwyd gan Taith yn cael ei ddefnyddio. Dylai buddiolwyr felly sicrhau bod gweithdrefnau rheoli prosiect ar waith sy’n eu galluogi i reoli’r prosiect a’r cyllid yn briodol. I gefnogi buddiolwyr yn hyn o beth, bydd Taith yn darparu adnoddau a chefnogaeth i alluogi buddiolwyr i dracio, rheoli ac adrodd ar eu prosiect a’u cyllid. 

Adroddiadau buddiolwyr

Bydd angen i’r holl fuddiolwyr adrodd ar weithgareddau eu prosiect a’u cyllid. Un o ofynion y dyfarniad grant fydd diweddaru gwybodaeth y prosiect yn fisol, er mwyn galluogi Taith i weld cynnydd a gwariant. Bydd yna ofynion ychwanegol ar gyfer adroddiadau interim ac adroddiadau diwedd prosiect. Bydd yr holl fuddiolwyr yn cael manylion llawn am ddisgwyliadau adrodd cyn unrhyw geisiadau adrodd.  

Adroddiadau ar Gyfranogwyr/Buddiolwyr

Efallai y bydd gofyn i gyfranogwyr/buddiolwyr sy’n ymgymryd â gweithgarwch symudedd unigol/grŵp o dan Lwybr 1 gwblhau arolwg cyn gadael a chwblhau a chyflwyno arolwg terfynol ar ddiwedd eu gweithgaredd symudedd. 

7.4. Diogelu

Mae gan bob sefydliad sy’n gwneud cais gyfrifoldeb i ddiogelu lles cyfranogwyr sydd o dan 18 oed ac oedolion sy’n wynebu risg, yn unol â Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 (a’r canllawiau diogelu cysylltiedig, Gweithio Gyda’n Gilydd i Ddiogelu Pobl), a Cadw Dysgwyr yn Ddiogel (Canllaw i awdurdodau lleol a chyrff llywodraethu ar drefniadau ar gyfer diogelu plant). Gall Gweithdrefnau Diogelu Cymru helpu sefydliadau i ddeall a chymhwyso’r dyletswyddau a nodir yn y ddeddfwriaeth a’r canllawiau. Mae gan bob lleoliad addysg yng Nghymru ddyletswydd gyfreithiol i sicrhau bod plant yn cael mynediad i amgylchedd dysgu diogel. Mae’n bwysig bod lleoliadau addysg yn glir o ran sut y maent yn parhau i gyflawni eu dyletswyddau statudol ar gyfer diogelu plant a phobl ifanc wrth wneud trefniadau ar gyfer ymweliadau cyfnewid tramor.

Mae angen i sefydliadau hefyd ystyried y ddeddfwriaeth berthnasol ynglŷn â diogelu yn y wlad / tiriogaeth y byddant yn anfon unrhyw unigolion iddi a sicrhau bod eu prosesau / gweithdrefnau’n rhoi sylw i ddeddfwriaeth o’r fath, lle bo’n briodol.

Mae’n ofynnol i bob sefydliad sy’n cymryd rhan yn y rhaglen Taith gael y canlynol:

  • Polisi diogelu cyfredol
  • Côd ymddygiad
  • Proses glir ar gyfer rhoi gwybod am unrhyw bryderon sy’n ymwneud â diogelu
  • Unigolyn a enwir sy’n gyfrifol am ddiogelu

Bydd gofyn i sefydliadau sy’n gwneud cais ac sy’n cynllunio gweithgareddau (gan gynnwys lleoliadau cyfnewid rhithwir) ar gyfer unigolion dan 18 oed neu oedolion mewn perygl gwblhau rhestr wirio diogelwch a chael cynlluniau a gweithdrefnau i sicrhau diogelwch y gweithgareddau hyn. Bydd y rhestr wirio diogelwch yn cael ei hanfon yn rhan o’r broses dyfarnu grant. Cewch ragor o fanylion yn Atodiad 3.

7.5. Gwiriadau ac archwiliadau

Efallai y bydd sefydliadau buddiolwyr Taith yn cael eu dewis ar gyfer archwiliadau gwirio sicrwydd a gynhelir gan Weithrediaeth Rhaglen Taith. Bydd archwiliadau sicrwydd yn amrywio o ran eu cwmpas a’u maint yn ôl y math o sicrwydd sydd ei angen, a byddant yn cael eu cynnal er mwyn sicrhau bod y defnydd o’r grant yn cydymffurfio â thelerau ac amodau’r Cytundeb Grant a rheolau Taith.