Rheolau ariannol
Bydd gofyn i chi ddarparu tystiolaeth bod gwariant nad yw’n tâl sy’n gysylltiedig â’r prosiect hwn wedi’i godi’n briodol, h.y. cymeradwyo archebion prynu ac anfonebau ar gyfer taliad, a bod taliadau wedi’u gwneud yn brydlon i gyflenwyr.
Enghreifftiau o dystiolaeth dderbyniol: Gweithdrefnau Gweithredu Safonol; rhestrau o drafodion; datganiadau cyllideb; perfformiad yn erbyn côd ymarfer taliadau gwell (os yw’r sefydliad sy’n derbyn y grant yn sefydliad yn y sector cyhoeddus).
Gofynion penodol ar gyfer tystiolaeth / tystiolaeth ychwanegol a awgrymwyd: Os oes gan eich sefydliad swyddogaeth archwilio mewnol, gellir gofyn am ac adolygu adroddiadau archwiliad mewnol sy’n gysylltiedig â gwariant nad yw’n tâl.
Ar gyfer derbynyddion grant sy’n risg uchel, lle bydd prosiectau’n parhau, bydd gwiriad bod y sefydliad yn parhau i fod yn ddichonadwy’n ariannol er mwyn cyflwyno gweddill y prosiect.
Enghreifftiau o dystiolaeth dderbyniol: Datganiadau cyllideb; datganiadau banc, cyfrifon blynyddol diweddaraf .
Gofynion penodol ar gyfer tystiolaeth / tystiolaeth ychwanegol a awgrymwyd: Mae cyfrifon blynyddol dim ond yn dystiolaeth ddigonol os ydynt wedi’u dyddio yn ystod y tri mis diwethaf, oherwydd gall sefyllfa ariannol sefydliad newid dros amser.
Cynhelir gwiriadau i sicrhau bod y gwariant sy’n cael ei hawlio am reoli’r prosiect, a chostau dosbarthu neu gyfieithu wedi cael eu codi, eu bod yn berthnasol i’r prosiect a’u bod yn cyd-fynd â’r cais gwreiddiol.
Enghreifftiau o dystiolaeth dderbyniol: Rhestrau o drafodion o system gyfrifo; anfonebau; derbynebau; archebion prynu a gymeradwywyd; cais gwreiddiol.
Gofynion penodol ar gyfer tystiolaeth / tystiolaeth ychwanegol a awgrymir: Rhaid i dderbynebau ac anfonebau ddatgan cost, cyflenwr, dyddiad, arian cyfredol a (lle bo’n berthnasol) y rhif TAW. Nid yw datganiadau cerdyn credyd yn dderbyniol fel tystiolaeth.
Costau dosbarthu
Bydd gofyn am dystiolaeth sy’n cadarnhau bod allbynnau’r prosiect wedi cael eu cyfathrebu i’r gynulleidfa darged.
Enghreifftiau o dystiolaeth dderbyniol: Copïau o adroddiadau; deunyddiau marchnata; erthyglau mewn papurau newydd neu gylchgronau; adnoddau electronig megis gwefannau, pyrth neu apiau.
Gofynion penodol am dystiolaeth / tystiolaeth ychwanegol a awgrymir: Os yw tystiolaeth a ddarperir gan dderbynnydd y grant yn anghyflawn neu mae amheuaeth, cynnal gwiriadau ei hun drwy chwiliadau ar-lein a rhwydweithiau proffesiynol.
Costau staff
Pan fydd hawl am gostau, bydd gwiriad bod yr unigolion yr hawlir amdanynt wedi’u cyflogi gan eich sefydliad a’u bod yn y math o rôl y mae’r gyfradd ddyddiol yn cael ei hawlio ar ei chyfer, e.e. uwch-reolwr, athro / hyfforddwr, staff cymorth / gweinyddol.
Enghreifftiau o dystiolaeth dderbyniol: Contractau cyflogaeth; cofnodion cyfloges / cyfrifeg, cofnodion cronfa ddata staff; siartiau sefydliadol.
Gofynion penodol ar gyfer tystiolaeth / tystiolaeth ychwanegol a awgrymir: Dylai tystiolaeth gael ei chyfuno â gwybodaeth arall, e.e. gwefan neu broffiliau LinkedIn ar gyfer pobl allweddol, os yw’r dystiolaeth a ddarperir yn anghyflawn neu os oes amheuaeth.
Os bydd hawl am un rhan o amser cyflogai’n unig, gwiriwch faint o amser a hawliwyd yn ôl yn erbyn cofnodion eich sefydliad.
Enghreifftiau o dystiolaeth dderbyniol: Taflenni amser; ffurflenni hawlio a broseswyd ar gyfer gweithwyr dros dro / achlysurol .
Gofynion penodol am dystiolaeth / tystiolaeth ychwanegol a awgrymir: Fel arfer dylai’r cyflogai lofnodi taflenni amser, naill ai ar bapur, neu’n electronig, os defnyddir system electronig.