Mae’r llawlyfr hwn yn ddogfen ganllaw i Dderbynwyr Grant Llwybr Taith 2 2023 A wnewch chi sicrhau eich bod chi’n darllen y ddogfen hon mewn cyfuniad â’ch Llythyr Grant Taith, gan gynnwys yr holl atodlenni sy’n gysylltiedig â’r Canllaw Rhaglenni Llwybr 2 Taith.
Os bydd unrhyw wybodaeth yn y llyfr canllaw hwn yn wahanol o’r llythyr Cytundeb Grant, gan gynnwys yr atodlenni cysylltiedig neu’r Canllaw Rhaglen Llwybr 2, bydd cynnwys y Cytundeb Grant a’i atodlenni’n cymryd blaenoriaeth. Os oes gennych chi ymholiadau neu adborth am gynnwys y llawlyfr hwn, e-bostiwch cefnogaeth@taith.wales
Adran | Teitl |
|---|---|
1 | Atodlenni Cytundeb Grant a Llofnodi’r Cytundeb |
2 | Taliadau Grant |
3 | Cyfnod y Gweithgaredd |
4 | Cyllideb y Prosiect a Gweithgareddau Grant |
5 | Ceisiadau am Gyllid Ychwanegol |
6 | Canslo neu darfu ar weithgareddau a gynlluniwyd |
7 | Gwneud newidiadau i’ch prosiect |
8 | Diogelu |
9 | Adrodd |
10 | Archwilio a Sicrwydd a Chadw Cofnodion |
11 | Cyhoeddusrwydd |
1.0. Atodlenni Cytundebau Grant a Llofnodi'r Cytundeb
Mae gan y llythyr Cytundeb Grant sawl atodlen, a restrir isod. Mae’r rhain yn berthnasol i’r holl brosiectau Llwybr 2 (2023) y dyrannwyd cyllid iddynt ym mis Mawrth 2024.
Rhif Atodlen | Teitl | Diben |
|---|---|---|
1 | Y Broses Amserlenni Taliadau | Manylion y broses amserlenni taliadau. Mae hyn yn cynnwys esboniad o derminoleg a’r gwahanol benawdau cyllideb pan ddisgwylir gwneud taliadau a dyddiadau adrodd. |
2 | Gweithgareddau Grant a Phroffil Cyllideb | Yn pennu’r gweithgareddau grant a gymeradwywyd a’r gyllideb a ddyfarnwyd. |
3 | Rhagolygon Gwariant, Gweithgareddau Cyfnewid a Thargedau | Manylion gan sefydliad ar niferoedd cyfranogwyr rhaglenni cyfnewid tuag allan a derbyn, % y cyfranogwyr o grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli, arwydd o’r gwledydd dan sylw, a darparu manylion am allbynnau prosiect, gweithgareddau a gynllunnir a digwyddiadau dosbarthu. |
4 | Cais am Arian Ychwanegol | Manylion cyllid ychwanegol sydd ar gael ar gais, gan gynnwys teithio gwyrdd a chymorth cynhwysiant o gyfranogwyr ag anghenion dysgu ychwanegol, anableddau neu sy’n dod o gefndiroedd dan anfantais. |
5 | Gofynion Adrodd | Manylion am y mathau gwahanol o adroddiadau y dylid eu cyflwyno drwy gydol cylch oes y prosiect. |
6 | Gwariant Cymwys | Manylion swm y Grant y gellir ei ddefnyddio mewn perthynas â chyflwyno gweithgareddau eich grant, y math o wariant a ganiateir gan Taith yn unol â’ch Cytundeb. |
7 | Tystysgrif o Wariant | I’w chwblhau gan Derbynwyr Grant sy’n derbyn dyfarniadau Grant sy’n fwy na £50,000 ochr yn ochr â’r adroddiad terfynol i ddarparu sicrwydd annibynnol bod cronfeydd wedi’u defnyddio at ddiben cyflwyno’r gweithgareddau a gyllidir. |
8 | Y Broses Newid Prosiect | Amlinellu’r rheolau ar gyfer newidiadau i’r prosiect. Mae’n cynnig esboniad o’r categorïau cyllideb wahanol ac yn rhoi manylion y newidiadau y gellir eu gwneud i brosiect heb yr angen am gymeradwyaeth gan Taith. |
9 | Rheolaeth Ariannol a Datganiad Rheoli | Cadarnhau bod y rheolaeth ariannol briodol a’r rheoliadau rheoli risg a rheoliadau mewnol ar waith i oruchwylio’r gweithgareddau prosiect y cytunwyd arnynt. |
10 | Manylion Cyswllt | Crynodeb o brif gysylltiadau’r prosiect, er enghraifft y person cyswllt blaenllaw a’r Gynrychiolaeth Gyfreithiol. |
11 | Diogelu | Manylion cyfrifoldebau’r sefydliadau sy’n derbyn cyllid mewn perthynas â diogelu gan gynnwys amddiffyn plant ac oedolion sy’n agored i niwed ac yswiriant. |
12 | Eiddo Deallusol | Yn darparu copi o logo Taith y mae’n rhaid i sefydliadau sy’n derbyn cyllid ei ddefnyddio. |
13 | Canllawiau Brandio | Canllawiau ar sut i ddefnyddio brand Taith. |
2.0. Taliadau Grant
Gwneir yr holl daliadau i sefydliadau mewn punnoedd sterling (GBP) a chânt eu talu i’r manylion cyfrif banc a ddarparwyd eisoes. Bydd angen nodi Taith ar unwaith am unrhyw newidiadau i fanylion banc drwy e-bostio cefnogaeth@taith.cymru a chwblhau Ffurflen Cyflenwr Newydd a’i dychwelyd gyda datganiad banc cyfredol. Bydd angen dilysu’r manylion newydd cyn y caiff unrhyw daliadau dilynol eu gwneud.
Gweler Atodlen 1 – Y Broses Amserlenni Taliadau o’ch Llythyr Cytundeb Grant sy’n rhoi manylion am bryd y disgwylir gwneud taliadau, y gwerth a chanran y taliad Grant. Gall dyddiadau a gwerthoedd talu amrywio gan ddibynnu ar ofynion adrodd a’r gwariant hyd yma ar Wariant Cymwys.
3.0. Cyfnod y Gweithgaredd
Mae’r holl brosiectau’n dechrau o 1 Mai 2024 ac yn dod i ben ar y dyddiad dod i ben a bennwyd yng nghymal 2.5 y Llythyr Cytundeb Grant. Bydd angen i’r Sefydliad ddychwelyd y Llythyr Cytundeb Grant a’r atodlenni cefnogi a bydd yn rhaid i dîm Taith ei adolygu cyn y gellir gwneud unrhyw cyn-daliad o grant. Sylwer bod y cytundeb hwn yn rhwymo’n gyfreithiol, a bydd unrhyw wariant a wneir cyn ei lofnodi yn gyfrifoldeb y Derbynnydd Grant. Bydd Derbynwyr Grant dim ond yn derbyn cyllid ar gyfer hyd prosiect a gymeradwywyd. Os bydd gweithgaredd terfynol y prosiect yn dod i ben cyn y dyddiad dod i ben yn eich llythyr Cytundeb Grant, dylech hysbysu Taith o fewn un mis o gwblhau gweithgaredd y prosiect fel y gellir anfon eich adroddiad terfynol atoch. Wrth gymeradwyo’r adroddiad terfynol, bydd Taith yn gallu cau’r prosiect yn gynnar a gall y Derbynwyr Grant dderbyn taliad terfynol neu ad-dalu unrhyw gyllid heb ei dalu, os yn berthnasol. Am ragor o wybodaeth, gweler yr adran ‘Adrodd’.
4.0. Cyllideb y Prosiect a Gweithgareddau Grant
Mae cyllid y grant wedi’i rannu i nifer y categorïau cost, y mae manylion amdanynt isod. Mae esboniad llawn o’r gyllideb a ddyfernir ar gael yn Atodlen 2 – Gweithgareddau Grant a Phroffil y Gyllideb eich Llythyr Cytundeb Grant. Sylwer bod yn rhaid gwario’r grant at ddiben cyflwyno’r prosiect yn unig. Cyfanswm uchaf y cyllid y gallai sefydliad fod wedi gwneud cais amdano a chael cymeradwyaeth ar ei gyfer drwy alwad Llwybr 2 2023 oedd £75,000.
Mae gweithgareddau prosiect cymwys fel a ganlyn:
- Costau staff
- Rheoli a gweithredu prosiect
- Costau dosbarthu
- Costau cyfieithu
- Symudeddau
Mae hyn yn gyfraniad at y costau staffio sy’n ofynnol i’w gwneud hi’n bosib cynnal y prosiect. Gellir dim ond defnyddio cyllid ar gyfer y categori hwn at ddibenion costau staffio sy’n uniongyrchol gysylltiedig â datblygu, creu a dosbarthu allbwn y prosiect. Bydd cyfranogiad at y gost hon yn uchafswm o 35% o ddyfarniad cyllid y prosiect yn ei gyfanrwydd. Caiff costau staff eu cyfrifo ar gyfradd ddyddiol.
Cyfraniad ar y costau i’w gwneud hi’n bosib cynnal y gweithgaredd. Gallai hyn gynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, logi ystafell gwrdd, lluniaeth, costau hwyluso, cyfieithu ar y pryd i gyfarfodydd, teithio yn y DU a llety etc.
Cyfraniad at gostau rhannu a dosbarthu allbwn y prosiect ar draws y sector(au) yng Nghymru ac yn rhyngwladol. Mae costau cymwys yn cynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, ddigwyddiadau, marchnata, llunio adroddiadau, datblygu adnoddau ar-lein, datblygu llwyfan cyflwyno cais digidol neu ar-lein.
Rhaid bod unrhyw weithgareddau/adnoddau a grëir drwy Lwybr 2 Taith fod am ddim i’r holl gyfranogwyr gan aros felly am gyhyd y cânt eu defnyddio/rhannu. Ni ellir datblygu na defnyddio’r adnoddau hyn at ddibenion masnachol.
Cyfraniad at gostau cyfieithu sy’n gysylltiedig â llunio a dosbarth allbwn y prosiect. Mae costau cymwys yn cynnwys cyfieithu deunyddiau sy’n gysylltiedig ag allbwn y prosiect, cyfieithu ar y pryd i ddigwyddiadau, sesiynau hyfforddi a seminarau etc.
Cynhaliaeth
Mae’r grant hwn (wedi’i gyfrifol fel cyfraniad uned gost) yn seiliedig ar hyd y rhaglen gyfnewid gorfforol a’r wlad dderbyn. Mae’r cyfraddau wedi’u grwpio i’r tri chategori canlynol: Grŵp 1 (cost byw uwch), Grŵp 2 (cost byw gymedrol) a Grŵp 3 (cost byw is). Caiff y gost uned ei thalu yn ei chyfanrwydd gan Taith i’r Derbynwyr Grant. Rhaid i bob cyfranogwr dderbyn yr hyn mae’n gymwys ar ei gyfer yn ariannol yn llawn, naill ai drwy daliad uniongyrchol gan y Derbynwyr Grant neu daliadau ar eu rhan. Rhaid i bob Derbynnydd Grant wirio eu rheoliadau ariannol eu hunain mewn perthynas â’r angen i gael derbynebau at ddibenion archwilio mewnol.
Teithio
Mae’r cyllid hwn tuag at y gost uniongyrchol o deithio rhyngwladol ac mae’n dibynnu ar y pellter rhwng y sefydliadau anfon a derbyn. Mae hwn yn gyfranogiad cost uned tuag at gost taith ddwy ffordd. Bydd swm grant teithio uwch ar gael i gyfranogwyr sy’n defnyddio opsiynau ‘Teithio Gwyrdd’ sy’n gynaliadwy’n amgylcheddol. Gweler Atodlen 4 y Llythyr Cytundeb Grant am ragor o wybodaeth am sut i hawlio’r taliad ychwanegol ‘Teithio Gwyrdd’. Caiff y gost uned ei thalu yn ei chyfanrwydd. Rhaid i bob Derbynnydd Grant wirio eu rheoliadau ariannol eu hunain mewn perthynas â’r angen i gael derbynebau at ddibenion archwilio mewnol.
Bydd yr holl gyfranogwyr ar symudeddau yn derbyn grant teithio. Bydd y swm yn dibynnu ar y pellter sy’n cael ei deithio hyd at 12,000km. Gweler Atodlen – Gwariant Cymwys am y Llythyr Cytundeb Grant am bellteroedd a symiau grantiau.
Mae Atodlen 4 y cyfeirio at gyllid ychwanegol sydd ar gael. Gall cyfranogwyr difreintiedig, ag Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) ac anableddau dderbyn hyd at 100% o’ costau cysylltiedig cymwys.
Detholiad o gyfranogwyr
Chi, fel y Derbynnydd Grant, sy’n gyfrifol am ddewis cyfranogwyr ar gyfer rhaglenni cyfnewid. Rhaid bod y broses ddethol yn dryloyw, yn drefnus, yn deg ac wedi’i dogfennu. Rhaid i broffil y cyfranogwyr gyd-fynd â’r meini prawf cymhwysedd a amlinellwyd yng Nghanllaw Rhaglen Taith. Ni ddylid codi ffioedd na blaendal i sicrhau lle ar raglenni cyfnewid, boed yn ad-daladwy ai peidio.
Talu cyllid i gyfranogwyr
Dylid dim ond gwneud taliadau pan fydd cyfranogwr yn debygol o angen cronfeydd. Dylai sefydliadau sy’n anfon cyfranogwyr gyflwyno cais am eu prosesau talu’n gyson drwy gydol oed y prosiect.
Os bydd gofyn, mae cyllid ar gyfer cyfranogwyr sy’n cael eu derbyn wedi’i gyfrifo’n awtomatig drwy offeryn cyfrifol grant ac wedi’i gynnwys yn y cwm cyffredinol mae’r sefydliad wedi gwneud cais amdano.
5.0. Ceisiadau am Gyllid Ychwanegol
Gellir cyflwyno cyllid ychwanegol i Taith ar gyfer Teithio Gwyrdd, Costau Ychwanegol a Chymorth Cynhwysiant. Dylid cyflwyno ceisiadau o leiaf 30 niwrnod cyn cynhaliaeth gweithgaredd y prosiect ac maent yn amodol ar gymeradwyaeth Taith. Dylai’r holl geisiadau am gyllid ychwanegol gynnig gwerth am arian a dylid bod yn gysylltiedig â’r cyfranogwr unigol sy’n cyflwyno cais am y cyllid ychwanegol. Er enghraifft:
Mae pedwar cyfranogwr yn cynllunio teithio o Gaerdydd i Faes Awyr Fryste; mae nifer o opsiynau wedi cael eu hystyried, a phenderfynir bod bws cyhoeddus yn cynnig y gwerth gorau am arian. Y cyfanswm a delir gan y sefydliad ar gyfer y pedwar cyfranogwr yw £100, neu £25 y pen; ystyrir bod un o’r cyfranogwyr hyn i fod dan anfantais, felly mae’r sefydliad yn cyflwyno cais i Taith am gyllid ychwanegol i bris tocyn bws y cyfranogwr.
I gyflwyno cais, cwblhewch y ffurflen Cais am Gyllid Ychwanegol Llwybr 2 – mae dolen a chanllawiau cefnogi ar gael yn Ardal Aelodau sydd wedi derbyn cyllid ar wefan Taith. Mae Atodlen 4 – Cais am Gyllid Ychwanegol i’r Llythyr Cytundeb Grant yn cyfeirio at yr holl gyllid ychwanegol sydd ar gael.
Teithio Gwyrdd
At ddibenion Taith a’r Cytundeb hwn, mae “Teithio Gwyrdd” yn cael ei ddeall fel teithio lle defnyddir dull trafnidiaeth isel ei allyriadau yn hytrach na hedfan. Er enghraifft, pan fydd teithio ar feic, trên, coets neu rannu ceir (lleiafswm o dri pherson) ar gyfer y daith yn ei chyfanrwydd. Mae Taith hefyd yn ystyried fferïau fel dull trafnidiaeth uchel ei allyriadau.
Caiff cyfraddau teithio eu cyfrifo’n awtomatig yn seiliedig ar y pellter a deithir fel a amlinellwyd yn Nhabl 1 isod.
Tabl 1
Table 1
Teithio / Teithio Gwyrdd Pellter (Km) | Cyfraddau Teithio Safonol | Cyfraddau Teithio Gwyrdd |
|---|---|---|
10-99km | 20 | Dd/B |
100-499km | 150 | 180 |
500-1999km | 230 | 270 |
2000-2999km | 300 | 350 |
3000-3999km | 450 | 520 |
4000-7999km | 700 | Dd/B |
8000-12000km | 1200 | Dd/B |
12000km + | 1400 | Dd/B |
Costau Eithriadol
Mae costau eithriadol yn cwympo i dri chategori, fel a amlinellir isod.
a) Teithio Eithriadol o Ddrud – i/o ardal anghysbell
Cyfraniad at gost teithio i/o ardal anghysbell (dim ond i’r bobl hynny sy’n gymwys i dderbyn grant teithio). Caiff Teithio Eithriadol o Ddrud ei ddiffinio fel teithio i/o ardal lle nad oes seilwaith trafnidiaeth sefydledig i gyrraedd neu adael cyrchfan. Mae seilwaith trafnidiaeth yn golygu’r holl brif ffyrdd, ffyrdd, llwybrau beicio, palmentydd, meysydd awyr, rheilffyrdd a chyfleusterau docio, yn ogystal â thrafnidiaeth a chyfleusterau cludiant. Mewn perthynas â theithio eithriadol o ddrud o/i ardal anghysbell, gall yr holl gyfranogwyr fod yn gymwys am daliad ychwanegol.
Gall cyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig dderbyn hyd at 100% o’r costau cymwys gwirioneddol. Gall yr holl gyfranogwyr dderbyn hyd at 80% o’r gost wirioneddol (os nad yw’r swm gwreiddiol yn cynnwys o leiaf 70%).
b) Teithio i Ganolfan Drafnidiaeth yn y DU – cyfranogwyr sy’n ddysgwyr yn unig
Cyfraniad at gost teithio i ganolfan drafnidiaeth yn y DU fel rhan o raglen gyfnewid ryngwladol. Mae canolfan drafnidiaeth yn y DU yn cael ei diffinio gan Taith fel man ymadael lle mae’r unigolyn ar raglen gyfnewid yn gadael i’w gyrchfan ryngwladol. Er enghraifft, maes awyr, gorsaf drenau, porthladd neu orsaf fysiau. Mae enghreifftiau o ddulliau teithio cymwys yn cynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, drenau, bysiau a llongau. Yn achos teithiau ar drên, gall cyfranogwyr hawlio am gost wirioneddol y tocyn trên yn ogystal â cherdyn rheilffyrdd, ar yr amod bod cyfanswm y gost y ddau yn is na chost wreiddiol y tocyn trên yn unig. Disgwylir i gyfranogwyr rhwng 16 a 21 oed sy’n teithio ar fws ddefnyddio Fy Ngherdyn Teithio. Y gyfradd am gyfraniad at betrol yw £0.45 y filltir.
Mae’r cyfraddau hyd at £500 fesul grŵp rhaglen gyfnewid, hyd at uchafswm o £1,200 fesul prosiect, yn seiliedig ar gostau gwirioneddol.
c) Costau Eithriadol sy’n Ymwneud â Covid
Gellir hawlio’r costau ychwanegol hyn mewn achosion lle mae statws y wlad gyrchfan yn newid yn ystod rhaglen gyfnewid, gan achosi i’r cyfranogwr fynd i gostau ychwanegol sylweddol oherwydd gofyniad i gwarantîn mewn cyfleuster pwrpasol, cydymffurfio â gofynion profi uwch neu debyg. Dylid cael yswiriant perthnasol, gan gynnwys yswiriant teithio, ar gyfer pob rhaglen gyfnewid, nid bwriad y gost eithriadol hon yw disodli yswiriant Covid.
Cymorth Cynhwysiant
Mae hyn ar gyfer yr holl gyfranogwyr ag anghenion dysgu ychwanegol (ADY), anableddau neu’r rhai hynny o gefndir difreintiedig. Hefyd, gellir darllen gwybodaeth am gyllid ychwanegol yn y Canllaw i’r Rhaglen, ac Atodlen 4 – Cais am Gyllid Ychwanegol ac Atodlen 6 – Gwariant Cymwys.
Gall cyfranogwyr ag Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) a/neu anableddau dderbyn hyd at 100% o’ costau cysylltiedig cymwys. Gellir talu hyn i gyfranogwyr sy’n staff ac sy’n ddysgwyr. Caiff cyllid ei ddal yn ganolog gan Taith ar y cam dyfarnu grant at y diben hwn.
Diffiniad ADY yw: Fel a ddiffiniwyd gan Ddeddf Anghenion Dysgu Ychwanegol a’r Tribiwnlys Addysg (Cymru) 2018 (y Ddeddf ADY), Cod Anghenion Dysgu Ychwanegol Cymru 2021 (y Cod ADY).
Ffiniad anabledd yw: Diffiniad person Anabl yw rhywun â nam corfforol neu feddyliol sydd ag effaith ‘sylweddol’ a ‘thymor hir’ ar eu gallu i gyflawni gweithgareddau beunyddiol (Deddf Cydraddoldeb 2010)’.
Gall cyfranogwyr symudedd allanol o gefndiroedd difreintiedig dderbyn hyd at 100% o’r costau gwirioneddol am gostau sy’n gysylltiedig â theithio ychwanegol cymwys e.e., fisâu, pasbortau, yswiriant teithio, bagiau (lle bo’n ofynnol). Gellir talu hyn i gyfranogwyr sy’n staff ac sy’n ddysgwyr.
Gweler y tabl isod, sy’n amlinellu meini prawf cymhwysedd Cyfranogwyr Dan Anfantais i gyfranogwyr sy’n staff ac yn ddysgwyr sy’n dymuno hawlio cyllid ychwanegol.
Am ragor o wybodaeth am gyllid ychwanegol, e-bostiwch cefnogaeth@taith.wales
Table 1- learner participants
Meini prawf | AU/RE | Ysgolion | AB, VET & AA | Ieuenctid | Tystiolaeth ofynnol |
|---|---|---|---|---|---|
Cyfanswm incwm yr aelwyd dan £25,000 | X | X | X | X | Datganiadau banc dros y tri mis diwethaf sy’n dangos yr holl incwm sy’n cael ei dderbyn gan yr aelwyd; neu o leiaf clipiau cyflog am y tri mis diwethaf; neu’r P60 diweddaraf os oes gan hwnnw ddyddiad yn ystod y tri mis diwethaf. Rhaid bod enw a chyfeiriad y cyfranogwr fod yn weladwy ar y datganiad. Rhaid cynnwys incwm unrhyw bartneriaid yn y ffigur hefyd. Os yw’r cyfranogwr yn byw mewn tŷ a rennir, nid gyda’i deulu, ac mae’n gyfrifol am ei filiau ei hun, dim ond ei incwm ef byddai’n cael ei ystyried. |
Cyfranogwr sy’n derbyn Credyd Cynhwysol neu fudd-daliadau sy’n gysylltiedig ag incwm yn ei enw ei hun | X | X | X | X | Cyfanswm incwm yr aelwyd – cyflogau a/neu fudd-daliadau/pensiynau at ei gilydd – rhaid bod hyn dan £25,000 Credyd Cynhwysol – sgrinluniau o lyfr cyfrifon sy’n rhoi manylion y swm a dalwyd ynghyd ag unrhyw ddidyniadau am y tri mis diwethaf; rhaid bod yr enw a’r cyfeiriad yn weladwy ar y datganiad. Budd-daliadau – datganiadau banc am y tri mis diwethaf sy’n dangos swm y budd-daliadau sy’n cael eu derbyn. |
Gyfranogwr hyd at 25 oed sydd â phrofiad o fod mewn gofal, sy’n derbyn gofal ar hyn o bryd neu sy’n dod o gefndir derbyn gofal. | X | X | X | X | |
Cyfranogwyr â chyfrifoldebau gofalu am blentyn ag anabledd, neu oedolyn nad yw’n gallu ymdopi heb ei gymorth oherwydd salwch, anabledd, problemau iechyd meddwl neu ddibyniaeth. | X | X | X | X | Llythyr sy’n dangos bod y cyfranogwr yn derbyn Lwfans Gofalwr. Llythyr gan weithiwr cymdeithasol, gweithiwr cymorth, gweithiwr iechyd proffesiynol neu sefydliad elusennol sy’n cadarnhau bod y cyfranogwr yn ymgymryd â chyfrifoldebau i aelod agos o deulu. Tystysgrif gan y sefydliad sy’n cyflwyno cais fel a amlinellwyd yn y canllawiau uchod. |
Ceiswyr Lloches neu Ffoaduriaid | X | X | X | X | |
Mae’r cyfranogwr wedi’i ddieithrio o’i rieni | X | Dd/B | Dd/B | Dd/B | √ – Cerdyn Cofrestru Cais neu lythyr gan y Swyddfa Gartref. |
Yn gymwys am Brydau Ysgol Am Ddim | Dd/B | X | Dd/B | X |
At Taith, we understand that gathering certain types of evidence may be difficult, for example from a participant who undertakes unofficial Carer duties, or a participant who is unable to access their parents’ financial information. In circumstances where the necessary evidence cannot be provided or obtained, we would require organisations to follow the below procedure:
- The organisation must provide Taith with details of any internal processes used to identify those participants who would be considered as disadvantaged, in line with the listed criteria; for instance, if there is a Wellbeing Department, Counselling service or a Pastoral Care Team that provides support to those learners who would be considered as disadvantaged, who could confirm that the participant meets one (or more) of the criteria.
- A letter on headed paper should be produced at the point of application, confirming that:
a. The correct internal procedures were followed to determine the participants status as Disadvantaged.
b. The participant is Disadvantaged, in line with the Taith criteria detailed in the table below.
- Where the organisation does not have such facilities as outlined above, a certificate on headed paper should be produced, signed by the organisation’s Taith Project Lead, the participant, and a parent/carer (where applicable).
- The letter or certificate should be retained with the Taith-related project paperwork for the required 12 years, as it may be requested during the auditing process or for other reasons in the future.
By following the above process, organisations will be able to apply for additional funding for those participants most in need, without the need to ask for personal, sensitive, or unobtainable documentation and evidence.
Disadvantaged participants – Staff
For staff participants wishing to claim additional funding due to being disadvantaged, they must meet at least one of the criteria outlined in Table 2, and at least one piece of evidence proving the participant’s status must be provided to and kept by the Grant Recipient Organisation.
Table 2 – staff participants
Criteria | Evidence required |
|---|---|
Household income below 25K | Last three months’ bank statement showing all income being received into the household; or last three months’ wage slips for; or most recent P60 if dated within three months. The name and address of participant must be visible on statement. The income of any partners must also be included in the figure. If the participant lives in a house-share, not with family and are responsible for their own bills, then only their income would be taken into consideration. |
Participant receiving Universal Credit or income-related benefits in their own name | Total household income – wages and/or benefits/pensions combined – must still be less than 25K Universal Credit – screenshots of workbook detailing amount paid and any deductions for the last three months; name and address must be visible on statement. Benefits – last three months’ bank statements showing amount in benefits being received. |
Participants who are care-experienced, currently in care, or from a looked-after background. | This applies to any participant up to the age of 25 who has been or is at any stage of their life, no matter how short. This includes adopted children who were previously looked-after, or those who are care-experienced and access care-related bursaries in other parts of the UK before moving to Wales. Letter from social worker, support worker, personal assistant, local authority, housing association or charity, confirming the participants’ situation – current or past. |
Participants who have caring responsibilities for a disabled child, or an adult who, due to illness, disability, mental health problem or addiction, cannot cope without their support. | A letter showing that the participant is in receipt of Carer’s Allowance. A letter from a social worker, support worker, health professional or charity organisation confirming that the participant undertakes caring responsibilities for an immediate family member. A certificate from the applying organisation as outlined in the guidance above. |
Asylum Seekers or Refugees | Yes – Application Registration Card or letter from the Home Office. |
For further information on additional funding, please contact us at support@taith.wales
6.0. Cancellation or disruption to planned activities
Early returns
Please see section 7.0 Making changes to your project
Short durations
Please see section 7.0 Making changes to your project
Pre-departure cancellation
Please see section 7.0 Making changes to your project
Force majeure relates to cases where something outside of your control prevents you from carrying out planned activity in your project. The clause can be invoked when you are unable to rearrange the planned activity and would incur a financial loss as a result.
Requests can only be submitted in clear and certain circumstances which are beyond your control: Generally, this will include:
- serious illness or injury, where a medical certificate is provided.
- bereavement related to close family members such as parents or grandparents.
- major political upheaval or natural disaster in the host country requiring emergency travel and this has impacted the planned project activity e.g dissemination event, mobility
- a traumatic experience which could include involvement in or witnessing of a serious accident or witnessing or being the victim of a serious crime, and this has impacted on the participant
- project activity being postponed or cancelled due to Covid 19
- project activities arranged before any significant change to UK or other national Covid-19 mitigation, i.e., lockdowns, may be deemed to be a force majeure.
We expect you to provide full evidence for the circumstances mentioned above. All cases of force majeure must be approved prior to submission of the project’s final report
Force majeure does NOT cover:
- disputes between partner organisations that could potentially be resolved
- disputes between participants and receiving organisations that could potentially be resolved
- participants undertaking mobility activities simply wanting to return home
- foreseeable circumstances that could be resolved by either the partner organisations, mobility participants, sending or receiving organisation or other service providers
- labour disputes, strikes, financial difficulties or any default of a service, defect in equipment or materials or delays in making them available
Please note this list is not exhaustive and we will look at each request on a case-by-case basis. For mobility activities, the Taith grant only covers the actual period spent abroad and participants are only entitled to receive grants that correspond with the actual duration of the mobility. Any remaining funds must be refunded by requesting the difference from the participant.
Any change requests due to force majeure should be requested via the Project Change form, which can be found on the Grant Recipient of the Taith website along with supporting guidance. If you have any queries, please contact support@taith.wales. Please also see section 7 – Making changes to your project.
7.0. Gwneud newidiadau i'ch prosiect
Gallwch wneud newidiadau i’ch prosiect drwy gydol ei ddarpariaeth lle maent yn ofynnol. Ni ddylai unrhyw ddiwygiadau prosiect newid y nodau a’r amcanion sylfaenol na’r sail ar gyfer dyfarnu cyllid i’r prosiect yn y Cais am Grant.
Dylid gofyn am newidiadau lle mae angen cymeradwyaeth gan Taith drwy’r ffurflen gais newidiadau i brosiect yn ardal aelodau’r wefan (mae hyn yn cynnwys newidiadau sy’n ofynnol oherwydd achosion Force Majeure). Cwblhewch y ffurflen gais am newidiadau o leiaf 30 niwrnod cyn dechrau’r rhaglen neu’r gweithgaredd prosiect a gynlluniwyd; ar gyfer digwyddiadau anrhagweladwy megis dychwelyd yn gynnar, hyd byr a Force Majeure, gofynnir i chi ein hysbysu ni cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o’r newid.
Newidiadau lle mae angen cymeradwyaeth Taith
Newid cynrychiolydd cyfreithiol neu berson cyswllt
Yn ystod hyd oes y prosiect, gellir newid y cynrychiolydd cyfreithiol neu’r person/pobl gyswllt. I wneud hyn, cwblhewch y ffurflen newid prosiect cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o newid. Er mwyn newid cynrychiolydd cyfreithiol, rhaid i chi hefyd anfon hysbysiad ffurfiol (ar ffurf dogfen PDF) o ffynhonnell awdurdodedig/a ddilyswyd ar bapur swyddogol i gadarnhau bod gan y llofnodwr newydd yr awdurdod i lofnodi dogfennau cyfreithiol ar ran y sefydliad.
Newidiadau consortiwm
Os ydych chi’n dymuno ychwanegu partner newydd i gonsortiwm sydd eisoes yn bodoli neu newid y partner consortiwm a enwyd yn wreiddiol ar eich ffurflen gais, bydd angen i ni gymeradwyo’r newid hwn. Byddwn ni’n asesu goblygiadau’r newid i’r consortiwm, yn gwirio bod yr holl feini prawf cymhwysedd wedi’u bodloni ac nad oes effaith ar gwmpas ac ansawdd cyffredinol y consortiwm cyn cadarnhau ein penderfyniad. Cwblhewch y ffurflen gais i newid prosiect cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o newid.
Hyd y prosiect
Os bydd angen i chi leihau neu estyn hyd gwreiddiol y prosiect, dywedwch wrth Taith o leiaf 60 mlynedd cyn dyddiad dod i ben y prosiect.
Newidiadau i’r Partner Rhyngwladol, y gyrchfan wreiddiol, neu gynnwys cyrchfan arall mewn rhaglen gyfnewid
Os ydych chi’n dymuno gofyn am newid i’r Partner Rhyngwladol gwreiddiol roeddech chi’n cynllunio gweithio gydag ef ar eich prosiect Llwybr 2, cyflwynwch hwn i Taith o leiaf 30 niwrnod cyn i unrhyw weithgaredd cynlluniedig gael ei gynnal. Os bydd newid yn y Partner Rhyngwladol yn arwain at newid i’r gyrchfan wreiddiol a nodwyd ar eich cais a gymeradwywyd, dylech chi gynnwys hwn yn eich cais i wneud newid i’r prosiect. Os nad yw eich Partner Rhyngwladol wedi newid, ond hoffech chi newid y gyrchfan, neu gynnwys cyrchfan arall yn eich rhaglen gyfnewid gynlluniedig, cyflwynwch gais i Taith o leiaf 30 niwrnod cyn cynnal unrhyw weithgaredd a gynlluniwyd.
Rhaid cydymffurfio ag unrhyw gyngor teithio gan llywodraeth y DU. Ni fydd Taith yn cyllido teithio i wledydd/rhanbarthau lle mae’r FCDO yn cynghori yn erbyn teithio tramor. Pan fydd amgylchiadau’n newid mewn gwlad lle mae Derbynwyr Grant yn cynllunio rhaglen gyfnewid, gan arwain at gyngor gan y FCDO yn erbyn teithio rhyngwladol, rhaid i’r Derbynnydd Grant wneud trefniadau amgen, megis aildrefnu’r rhaglen gyfnewid i wlad gyrchfan wahanol. Cyn gwneud unrhyw addasiadau, dylai Derbynwyr Grant gysylltu â Taith i drafod/dod i gytundeb.
Rhaid parhau i fodloni nodau, amcanion ac allbynnau gwreiddiol y prosiect, neu ragori arnynt, gyda’r Partner Rhyngwladol newydd, neu yn y gyrchfan newydd. Os ydych chi’n cynllunio cynnwys ail gyrchfan mewn gweithgaredd rhaglen gyfnewid, rhaid parhau i fodloni hyd sylfaenol y symudedd yn unol â Thabl 1 Isod.
Table 1
Mobility Type/activity | Minimum Duration |
|---|---|
Learner group mobilities | 3 days – 1 month (28 days) |
Staff mobilities | 2 days – 1 month (28 days) |
Early returns
If a participant returns early from a mobility but meets the minimum duration requirement, you should report this change to Taith. Funding can only cover the actual duration of the mobility and any overpayment must be returned, except in the specific circumstances outlined below. Please see the ‘Recoveries’ section for more information.
Short durations
A short duration request is applicable for participants who do not meet the minimum duration required for their stay, due to force majeure. If a short duration request is approved, the Grant Recipient odelete the mobility record and return the grant to the project by requesting the difference from the participant.
Pre-departure cancellation
If a mobility is cancelled before it begins due to force majeure, Taith will cover actual incurred costs up to the originally agreed grant amount, in approved cases. Grant Recipients will firstly need to claim these costs against their insurance policy (see Schedule 8 – Project Change Process of your Grant Agreement letter for details). The individual’s details would then need to be entered into the monthly report, excluding dates, with some brief text in the comments section explaining that this mobility did not take place. Any costs incurred that the insurance premium has not covered will need to be requested as per the additional funding request process.
Change to a project output
The focus of Pathway 2 is the creation of tangible, well-constructed, measurable project outputs, which are of value to other organisations and/or the sector(s) across Wales. Any changes to the original project for which the application is approved must be discussed with Taith prior to any changes taking place
Change to planned dissemination activities
A key aspect of Pathway 2 is the requirement for project outputs to be shared and disseminated. Applying organisations will need to demonstrate clearly how they intend to share the results of their project, and with whom. The dissemination activity must be appropriate and accessible to the sector(s), and relevant for the format and intention of the project output. Any changes to the original project for which the application is approved must be discussed with Taith prior to any changes taking place.
Project and Participant changes and Budget transfers
Any changes or transfers between these categories, which are 20% or more of the original approved budget, must be approved by Taith:
- Staff mobility numbers
- Group learner numbers
- Accompanying person numbers
- Mobility days- provided the minimum duration is met
- Staff costs
- Project activity categories e.g. Project Management & Implementation, Dissemination and Translation
Staff costs cannot exceed 35% of the total budget and no more than 30% to the international partner.
For any changes that require Taith’s approval, please complete the Pathway 2 Change Request form at least thirty (30) calendar days prior to the occurrence of any proposed change, a link to which is on the Grant Recipient Area of the Taith website. Guidance on how to complete the form can also be found here. If you have any questions or would like support with completing the form, please contact support@taith.wales
Please refer to Schedule 8 – Project Change Process of your Grant Agreement letter for further information on budget transfers.
Changes that do not require approval from Taith
These must be updated in the relevant reports as soon as they are known.
Changes up to 20% of the following based on the original approved budget:
- Staff mobility numbers
- Group learner numbers
- Accompanying person numbers
- Mobility days
- Staff costs
- Project activity categories e.g. Project Management & Implementation, Dissemination and Translation
- Underspend on unit costs per participant, per mobility i.e., travel and subsistence cost contribution. For example, if you underspend on either of these two categories you can use it top up the other if required, or other project related activities.
As above, Staff costs cannot exceed 35% of the total . If making a change under the 20% threshold, it must not have an impact on the staff costs or reciprocal costs.
Taith reserves the right to increase or decrease the 20% percentage threshold if there is an operational reason to do so and will communicate any such changes to Grant Recipients promptly.
Examples of project changes
Changes to mobility activities
Example of changes possible without our approval
Scenario: A learner group mobility to France with 20 participants
Change needed: 3 participants drop out, with no replacement found
Outcome: This change is possible without our approval, as the total number of participants for this activity is reduced by less than 20% of the original participant number.
Example of changes needing our approval
Scenario: A project with a partner in China involves a learner group mobility with 5 participants, and a staff mobility with 3 participants.
Change needed: 2 learners are unable to attend the learner group mobility, and the Grant Recipient wishes to replace this participant with an additional staff member joining the staff mobility.
Outcome: This change would need approval, as the total number of participants for each activity is affected by more than 20% of the original participant number.
8.0. Safeguarding
In line with Schedule 11 – Safeguarding of the Grant Agreement letter, all Grant Recipients will have completed a Safeguarding checklist as part of the formal acceptance of the funding. The checklist details the requirements that must be adhered to when directly working with participants who are under the age of 18 and / or at-risk adults, or when delivering work that has an impact on participants who are under the age of 18 and / or at-risk adults.
All Grant Recipients have a responsibility to safeguard the welfare of participants who are under the age of 18 and at-risk adults (as defined under Part 7 of the Social Services and Wellbeing (Wales) Act 2014), in accordance with the relevant legislation and accompanying guidance.
The Wales Safeguarding Procedures can help Grant Recipients to understand and apply the duties set out in this legislation and guidance.
All education settings in Wales have a legal duty to ensure that children have access to a safe learning environment. It is important that education settings are clear about how they continue to meet their statutory duties for safeguarding children and young people when making arrangements for foreign exchange visits, as set out in statutory guidance Keeping Learners Safe.
All Grant Recipients also need to consider the relevant legislation governing safeguarding in the country/territory to which they send any participants, and where appropriate, incorporate this into their processes/ procedures.
It is a requirement for all Grant Recipients and Consortium Participants (if applicable) participating in the Taith programme to have the following in place:
- An up-to-date safeguarding policy and other appropriate policies e.g., child protection policy, complaints policy, whistleblowing policy, anti-harassment and bullying policy, data protection policy
- Safe recruitment procedures
- Up-to-date training records
- A code of conduct for participants
- A code of conduct for staff and volunteers
- A clear mechanism for reporting any safeguarding concerns
- A clear mechanism for carrying out suitable checks on host families and appropriate procedures in place for visits and planning (where applicable)
- A named individual who holds a senior position within the organisation with responsibility for safeguarding
- Appropriate risk assessments and checks, including where appropriate, criminal record and/or DBS checks
- Suitable insurance, such as travel and liability insurance.
- All Grant Recipients and Consortium Participants (if applicable) who will run Grant Activities (including virtual exchanges) involving under 18-year-olds or at-risk adults are required to complete a checklist as part of the Grant Agreement letter. All requirements which form part of the checklist must be complied with before an activity takes place.
Reporting safeguarding incidents
If a safeguarding incident takes place, as per the grant agreement, it is your responsibility to ensure the incident is managed within your Safeguarding policy and procedures and in accordance with any relevant legislation. You are not required to report any incidents to Taith, however in certain circumstances such as where the incident may affect the project delivery or outcomes or where an incident may become public, you may wish to contact Taith and keep us informed.
You can contact us through the support mailbox support@taith.wales or by completing a form below. Alternatively, if you would like to speak to a Safeguarding Officer in confidence you can contact one of the team below:
- Lead Safeguarding Officer, Ellie Bevan, BevanE@taith.wales
- Deputy Safeguarding Officer, Leah Doherty, dohertyl4@taith.wales
- Deputy Safeguarding Officer, Walter Brooks, BrooksW@taith.wales
One of our safeguarding team will be in touch as soon as possible once you have made contact.
If you have any queries at all, please do contact the team support@taith.wales
9.0. Reporting
All Taith projects include the submission of different types of reports throughout the project lifecycle.
Participant Report
The participant report gathers participant data from your completed mobilities. Upon completion of your mobility the participant report must be updated within 28 calendar days. The report is saved in your individual reporting folder, which includes guidance to assist you in submitting your participant report.
Interim Report
Grant Recipients may be asked to submit an interim report based on project duration and/or project risk rating and must submit their report by the deadline as specified in Schedule 1 – Payment Schedule Process. Payments will be made subject to the Taith Programme Executive approval of satisfactory reporting. Interim reports will need to be completed and submitted electronically. Further guidance on how to complete and submit the interim report will be provided to Grant Recipients closer to the end of the reporting period. The report will be used to assess the extent to which a project is being delivered in line with the original Grant Application. Once a Grant Recipients interim report has been reviewed, the Grant Recipients will receive feedback along with confirmation regarding any further pre-payment. There may also be recommendations or action points for Grant Recipients to address within set timescales.
Final Report
Final reports will need to be completed and submitted electronically. The final report must be submitted within 30 calendar days of the project end date as specified in Schedule 1 – Payment Schedule Process but can submitted as soon as all project activities have been completed. Further guidance on how to complete and submit final reports will be provided to Grant Recipients closer to project end dates. The report will be used to assess the extent to which a project was delivered in line with the original application. Once a Grant Recipients final report has been assessed, the Grant Recipient will receive feedback along with confirmation of the amount of any final payment due to the Grant Recipient or any refund due to Taith.
All pathway projects will be required to submit a digitally signed final report and for projects with a grant award of £50k or over, a certificate of expenditure (please refer to Schedule 7 – Annual Certification of Expenditure and the section below). Further guidance on how to complete and submit the final report and the declaration form will be provided to Grant Recipient closer to the end of the reporting period.
The purpose of the final report is to provide a final complete picture of Grant Activities delivered and expenditure incurred and enable a budget reconciliation. Failure to meet the submission deadline may result in Taith exercising powers to withhold, suspend or require repayment of Grant under the Agreement. The amount of the final payment to be made to the Grant Recipient will be established based on a final report to be submitted by the deadline as specified in Schedule 1 – Payment Schedule Process. In accordance with the Agreement, if a) the Grant Activities are not implemented or are implemented in a different way than planned; or b) the Eligible Expenditure actually incurred by the Grant Recipient is lower than planned at application stage, or c) the quality of the realised activities/outputs is of insufficient quality, the Grant may be reduced proportionally or, where applicable, the Grant Recipient may be required to repay any excess amounts already received.
Certificates of Expenditure
All Grant Recipients who receive Grant awards in excess of £50,000 must complete the certificate statement (Schedule 7 – Certification of Expenditure) and submit within 30 calendar days of the project end date alongside the final report. The Taith Programme Executive approval will trigger the Grant payment process. Assurance for Grants below £50,000 will be via the completion of a declaration which will form part of the Grant Recipients final report.
10.0. Archwilio a Sicrwydd a Chadw Cofnodion
Gellir dewis Derbynwyr Grant ar gyfer archwiliadau sicrhau ansawdd i asesu eu cydymffurfiaeth â rheolau rheoli ariannol a rhaglenni drwy wirio’r cofnodion perthnasol, arferion rheoli ac unrhyw amodau ychwanegol a nodwyd yn y llythyr Cytundeb Grant. Bydd y gwiriadau ansawdd yn archwilio’r meysydd canlynol:
- gweinyddiaeth gyffredinol o’r prosiect Taith
- trefniadau bancio ar gyfer dyfarniadau grant Taith
- tystiolaeth a chofnodion o drafodion
- amseru a gweithdrefnau ar gyfer taliadau
- cymhwysedd cost
- teithio
- tystiolaeth o weithgareddau/cyfarfodydd
- costau cynhwysiant (os yn berthnasol)
- costau eithriadol (os yn berthnasol
Bydd tri math o archwiliadau gwirio sicrwydd:
- Archwiliadau gwirio bwrdd gwaith yr ymgymerir â nhw o bell. Dyma’r lefel isaf o wiriad cydymffurfiaeth.
- Bydd gwiriadau yn y fan a’r lle yn ystod ymweliad â’r safle tra bydd y prosiect yn fyw yn lefel uwch o wirio cydymffurfiaeth. Archwiliad manwl iawn o’r prosiect a’r sefydliad, gan adolygu eu cofnodion gwreiddiol a chyfweld â staff. Gellir hefyd ymgymryd â’r archwiliad hwn fel ymweliad cefnogi i sefydliadau newydd – i fentora eu rheolwyr prosiect a sicrhau bod cydymffurfiaeth â chanllawiau’r rhaglen. Mae hyn yn galluogi sefydliadau i ymgymryd â gweithgaredd cymwys a chynyddu eu gwariant cyllideb gymwys (gan atal adferiadau’n hwyrach).
- Gwiriadau yn y fan a’r lle yn ystod ymweliad â safle pan fydd prosiect yn dod i ben. Mae’r archwiliad hwn yn adolygiad fforensig manwl o gofnodion a data sefydliad, gan gynnwys cyfweld â staff. Caiff archwiliad ei gynnal pan fydd anghysondebau difrifol – sy’n ganlyniad gwiriad bwrdd gwaith neu wiriad yn y fan a’r lle yn ystod canfyddiadau archwiliad. Caiff y canlyniadau archwiliad eu hadrodd ar unwaith a chymerir camau priodol i liniaru risg.
Tystiolaeth gefnogi
Disgwylir i chi gadw cofnodion prosiect ac ariannol digonol i ddangos bod gweithgareddau yr adroddir amdanynt neu a gynllunnir wedi’u cynnal, neu y cânt eu cynnal, yn unol â’r Llythyr Cytundeb Grant a gymeradwywyd. Gellir gwirio’r rhain fel rhan o unrhyw archwiliadau a wneir.
Ar gyfer yr holl gyllid ychwanegol a gymeradwyir, rhaid i chi gadw’r holl anfonebau, derbynebau, cofnodion cyfrifyddu ac unrhyw ddogfennaeth arall (gan gynnwys gohebiaeth) sy’n ymwneud â chostau gwirioneddol.
Rhaid cadw’r holl ddogfennaeth am gyfnod o ddeuddeg mlynedd o ddyddiad y mae’r cyfnod cyllido’n dod i ben.
Cynlluniwyd yr wybodaeth isod i gynnig arweiniad mewn perthynas â’r gofynion sylfaenol i gefnogi tystiolaeth o wariant ar brosiect:
Costau uned e.e. Teithio a Chynhaliaeth ar gyfer gweithgareddau cyfnewid
- Rhaid llofnodi a dyddio datganiad neu dystysgrif (ni all y dyddiad fod cyn dyddiad olaf y presenoldeb) gan y sefydliad sy’n anfon ac yn derbyn a’r cyfranogwr, gan nodi enw’r cyfranogwr, pwrpas y gweithgaredd a’r dyddiad dechrau a dod i ben a gadarnhawyd.
- Ar gyfer rhaglenni cyfnewid grŵp, gallai hyn fod ar ffurf taenlen sy’n nodi’r holl gyfranogwyr, a gofyn i bob cyfranogwr lofnodi’r daenlen. Pan fydd y cyfranogwr dan 18 oed, byddai taenlen presenoldeb awdurdodedig â llofnod y person cyfrifol yn ddigon.
- Rhaid bod tystiolaeth gefnogi ar gyfer cyfranogwyr sy’n cael eu derbyn a’u hanfon a chyfrifoldeb y Derbynnydd Grant fydd sicrhau y cyflwynir y dystiolaeth hon. Rhaid croesgyfeirio’r cyfeirnod cyfranogwr mewn adroddiadau i Taith ar yr holl dystiolaeth gefnogi a nodwyd uchod.
- Bydd angen darparu manylion llawn yr holl sefydliadau partner gyda’r holl ohebiaeth.
- Rhaid cyfeirio at yr holl ddogfennaeth gan ddefnyddio rhif cyfranogwr Taith a pharu’r holl ddata yn yr adroddiadau.
Costau gwirioneddol
Ar gyfer yr holl gostau gwirioneddol a nodwyd isod, rhaid i chi gadw’r holl anfonebau, derbynebau, cofnodion cyfrifyddu ac unrhyw ddogfennaeth arall (gan gynnwys gohebiaeth) sy’n ymwneud â chostau gwirioneddol eich prosiect.
Costau staff
- Contract cyflogaeth
- Ffurflen hawliad wedi’i brosesu os yw’r taliad ar gyfer staff oriau achlysurol/amrywiol sy’n cael eu talu’n fisol am yr oriau gwirioneddol a weithiwyd
- Amserlenni lle nad yw staff yn gweithio 100% ar y prosiect
- Rhestrau o drafodion sy’n dangos taliadau i staff wedi’u cyflogi ar y grant.
Rheoli Prosiect, Rhaeadru a Chyfieithu
- Contract (os yn berthnasol)
- Archeb brynu a gymeradwywyd
- Derbynneb nwyddau
- Anfoneb
- Mewnbynnu costau ar y system gyllid (tystiolaeth drwy’r rhestr o drafodion)
- Cadarnhad o archeb, yn enwedig pan fydd hyn ar-lein
- Tocynnau trenau, tocynnau awyren a llongau, cadarnhad o westai i ddangos tystiolaeth o’r daith a wnaed.
Nid yw datganiad/derbynneb cerdyn credyd yn dystiolaeth dderbyniol oherwydd nad ydynt yn dangos yr hyn mae’r hyn a brynwyd yn berthnasol iddo.
Rhaid i’r holl dderbynebau (gan gynnwys derbynebau electronig) gynnwys cost yr eitem, y cyflenwr, y dyddiad, yr arian cyfredol a’r rhif TAW (lle bo’n berthnasol).
Cyllid ychwanegol a gymeradwywyd (mae hyn yn arian ychwanegol y gofynnwyd amdano neu a gymeradwywyd ar gyfer teithio gwyrdd, cymorth cynhwysiant neu gostau eithriadol ac maent yn seiliedig ar gostau gwirioneddol)
- Anfonebau a/neu dderbynebau o’r costau cysylltiedig a gafwyd, gan nodi enw a chyfeiriad y corff sy’n cyhoeddi’r anfoneb a/neu dderbynneb, y swm a’r arian cyfredol, y dyddiad, ac mewn perthynas â theithio, y llwybr a ddefnyddiwyd a’r dyddiad teithio.
- Bydd yn rhaid darparu tystiolaeth a’i chadw mewn perthynas ag ADY, anableddau a difreintiedig, gan nodi eu rhif cyfranogwr unigryw (nid eu henw) ar y dogfennau.
- Ar gyfer unrhyw gostau ychwanegol, bydd angen tystiolaeth o werth am arian. Byddai hyn yn cymryd ffurf dyfynbrisiau ysgrifenedig sy’n fwy na £300 neu gymhariaeth o gost nwyddau neu wasanaethau tebyg os yw’n llai na’r gwerth hwn.
- Gallwn ni hefyd ofyn am unrhyw ddogfen arall rydym ni’n ei hystyried yn berthnasol, a bydd yn rhaid o’r llwybr archwilio, i nodi costau a gweithgareddau. Gallai hyn gynnwys brasamcanion neu ddyfynbrisiau fel tystiolaeth o gyfiawnhad o’r cyllid y gofynnir amdano.
- Os bydd gofyn am dystiolaeth o gostau gwirioneddol, rhaid i’r Derbynnydd Grant ddarparu’r wybodaeth hon i Taith o fewn dau (2) ddiwrnod gwaith drwy e-bostio cefnogaeth@taith.cymru. Os na ddarperir tystiolaeth, gall Taith hawlio’n cyllid yn ôl os na ddarperir tystiolaeth yn unol ag Atodlen 1 – Y Broses Amserlenni Taliad.
- Dylid cadw cofnodion prosiect ac ariannol, anfonebau a/neu dderbynebau yn eu fformat gwreiddiol, boed yn gopïau electronig neu galed, a chadw’r holl gofnodion am o leiaf ddeuddeng mlynedd ar ol dyddiad olaf y prosiect yn achos archwiliadau ychwanegol. Bydd hyn yn cynnwys cofnodion sy’n cael eu dal gan is-gontractwyr neu aelodau consortiwm.
- Fe’ch atgoffir eich bod chi’n cytuno i ddarparu mynediad, yn ôl yr angen, i’r holl safleoedd gweithgareddau a gyllidir a chofnodion perthnasol, yn unol â’r Llythyr Cytundeb Grant (Cymal 6.4).
Nid yw datganiad/derbynneb cerdyn credyd yn dystiolaeth dderbyniol oherwydd nad ydynt yn dangos yr hyn mae’r hyn a brynwyd yn berthnasol iddo.
Rhaid i’r holl dderbynebau (gan gynnwys derbynebau electronig) gynnwys cost yr eitem, y cyflenwr, y dyddiad, yr arian cyfredol a’r rhif TAW (lle bo’n berthnasol).
Hawlio arian yn ôl
Hawlio arian yn ôl yw Taith yn gofyn am unrhyw gyllid grant nad yw’n cael ei ddefnyddio neu nad yw’n gymwys gan Derbynwyr Grant. Gellir dechrau hawlio arian yn ôl ar unrhyw adeg yn ystod hyd y prosiect dan, heb fod yn gyfyngedig i, y senarios canlynol:
- costau cymwys a godir gan y Derbynnydd Grant sy’n is na’r rhai hynny a gynlluniwyd ar adeg cyflwyno’r cais
- cyflwyno’r adroddiad terfynol yn gynnar oherwydd bod y gweithgareddau’n gorffen yn gynharach na’r hyn a ddisgwyliwyd, e.e. cyn y dyddiad dod i ben fel a amlinellwyd yn y Llythyr Cytundeb Grant.
- terfynu’r Cytundeb Grant drwy naill ai’r Derbynnydd Grant neu Raglen Weithredol Taith
- mewn achosion o ddiddymu
- pan fydd adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno gan y Derbynnydd Grant, ar ddyddiad dod i ben y gweithgaredd, pan fydd gwariant wedi’i gysoni neu o ganlyniad gwiriadau archwiliadau pellach
Mae gan y trefniad taliad y nod o leihau’r achosion o hawlio arian yn ôl. Os bydd angen hawlio arian yn ôl, yn y man cyntaf bydd Taith yn ceisio hawlio’r arian yn ôl drwy gydbwyso (lleihau’r swm i’w ad-dalu) yn erbyn y daliad nesaf neu derfynol. Lle na fydd hyn yn bosib, neu na chynllunnir taliad yn y dyfodol agos, caiff anfoneb hawlio’n ôl ei chreu yn gofyn am daliad ar unwaith. Bydd gennych chi 14 diwrnod calendr i ad-dalu’r arian yn uniongyrchol a chaiff llythyron atgoffa eu hanfon. Os na fyddwch chi’n talu’r anfoneb ad-dalu arian, anfonir nodyn atgoffa, ac yna llythyr terfynol atoch cyn cymryd camau cyfreithiol. P’un ai bod lleihad yn eich taliad nesaf neu derfynol neu drwy anfoneb ad-dalu, eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod gennych chi’n gronfeydd digonol ar gael i gyflawni eich holl brosiectau Taith a gymeradwywyd.
11.0. Cyhoeddusrwydd
Canllawiau Cyhoeddusrwydd
Dylai Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid ddilyn y canllawiau yng Nghanllaw Brandio Taith i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid wrth hyrwyddo’r prosiect, gan nodi’r gofynion ar hyrwyddo dwyieithog.