Ymgeisio am gyllid Taith

Mae’n rhaid i bob sefydliad sy’n gwneud cais fod â’r galluoedd proffesiynol angenrheidiol a’r gallu i neilltuo adnoddau a staff priodol sy’n cyd-fynd â maint eu prosiect Taith.

Rhaid i sefydliadau fod â threfniadau llywodraethu priodol ar gyfer rheoli prosiectau a ariennir â grant a pholisïau a gweithdrefnau priodol yn eu lle i gyflawni’r gweithgaredd arfaethedig gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Diogelu ac Amddiffyn Plant
• Diogelu data
• Cyfrinachedd
• Yswiriant

Rhaid i bob sefydliad sy’n gwneud cais ddangos bod ganddynt ffynhonnell sefydlog a digonol o incwm i gynnal gweithgareddau cymwys drwy gydol y cyfnod pan fydd prosiect Taith yn cael ei gynnal.

Gall Taith gynnal gwiriadau capasiti ariannol, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Adolygiad o gyfrifon diweddaraf Tŷ’r Cwmnïau neu’r Comisiwn Elusennau, lle bo’n berthnasol.
• Adolygiad o gyfrifon rheoli diweddaraf y sefydliad.
• Adolygiad o ddogfennau llywodraethu’r sefydliad i gadarnhau y gall y sefydliad dderbyn y cyllid, paru enwau cyfrifon banc a gwiriadau eraill, lle bo’n berthnasol.
• Gwiriad o gofnodion asiantaethau gwirio credyd lle bo’n briodol.
• Adolygiad o gyfriflenni banc cyfredol y sefydliad yn dangos y balans terfynol.

Mae gan Taith agwedd dim goddefgarwch tuag at dwyll. Rhaid i sefydliadau sy’n gwneud cais fod â gweithdrefnau ariannol priodol yn eu lle sy’n amddiffyn y sefydliad a Taith rhag llwgrwobrwyo, twyll, a gweithredoedd troseddol ariannol eraill.

Mae’n rhaid i’r camau canlynol gael eu cymryd yn rhan o weithdrefnau diogelu sefydliad sy’n gwneud cais:

Cynllunio

• Gwneud asesiadau risg, a lle bo’n briodol, hysbysu’r awdurdod lleol o’r ymweliad.
• Cael trafodaethau gyda’r sefydliadau partner er mwyn deall eu polisïau a’u gweithdrefnau diogelu a chymryd camau i sicrhau diogelwch yr unigolion sy’n rhan o’r gweithgaredd bob amser.
• Os bydd y cyfranogwyr yn aros gyda theuluoedd lletyol – rhannu’r gweithdrefnau diogelu sy’n cefnogi’r broses o nodi ac ymgysylltu â’r teuluoedd hynny yn ysgrifenedig gydag arweinydd diogelu’r sefydliad sy’n gwneud cais a sicrhau ei fod yn fodlon arnynt.
• Rhoi’r holl wybodaeth am y camau diogelu a gaiff eu cymryd cyn y gweithgaredd, gan gynnwys y gweithdrefnau a’r broses i’w dilyn os bydd argyfwng, i oedolion sy’n gwmni.
• Trefnu ymweliad paratoadol, lle bo hynny’n ymarferol ac yn briodol.
• Os bydd y sefydliad sy’n gwneud cais yn cynllunio gweithgareddau lle bydd unigolion dros 18 oed o Gymru’n rhyngweithio ag unigolion dan 18 oed neu oedolion mewn perygl o sefydliadau partner dramor – cytuno ar gamau diogelu priodol ar y cyd â’r sefydliad partner dramor. Rhaid i fanylion y camau hyn gael eu rhannu gyda’r cyfranogwyr i sicrhau dealltwriaeth ohonynt a chydymffurfiaeth, a bod unrhyw ofynion yn cael eu gweithredu.

Oedolion sy’n gwmni

• Os bydd oedolion sy’n gwmni (staff neu fel arall) yn dod i gysylltiad ag unigolion dan 18 oed ac oedolion mewn perygl yn rhan o unrhyw weithgareddau arfaethedig (gan gynnwys lleoliadau cyfnewid rhithwir) – gofyn i’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) wneud gwiriad manwl.
• Cytuno ar gymhareb unigolyn-oedolyn sy’n gwmni drwy ystyried oedran yr unigolion, anghenion ychwanegol unrhyw rai o’r unigolion a’r cymorth penodol sydd ei angen arnynt, natur y gweithgareddau, profiad yr oedolion sy’n gwmni, hyd y gweithgareddau ac unrhyw arosiadau dros nos.
• Gwneud pob oedolyn sy’n gwmni’n ymwybodol o’i rôl a’i gyfrifoldebau ymlaen llaw.
• Pennu gweithdrefnau recriwtio diogel sy’n sgrinio ymgeiswyr i fod yn oedolyn sy’n gwmni (staff a gwirfoddolwyr) yn ofalus.
• Trefnu bod cymorth priodol ar gael i bob oedolyn sy’n gwmni, gan gynnwys hyfforddiant diogelu ac ymsefydlu gorfodol.
• Gwneud oedolion sy’n gwmni’n ymwybodol o unrhyw broblemau iechyd hysbys sydd gan yr unigolion, gan gynnwys unrhyw feddyginiaethau sy’n cael eu cymryd.
• Sicrhau bod gan bob oedolyn sy’n gwmni fanylion cyswllt argyfwng pob unigolyn dan 18 oed a phob oedolyn mewn perygl.

Cyfranogwyr Anabl a / neu anghenion dysgu ychwanegol

• Sicrhau bod camau diogelu’n rhoi sylw i unrhyw unigolion dan 18 oed ac oedolion mewn perygl sydd ag anableddau neu anghenion dysgu ychwanegol, a lle bo’n berthnasol, cymryd camau ychwanegol i sicrhau eu diogelwch a’u lles.

Gwybodaeth i rieni / gofalwyr / gwarcheidwaid

• Rhannu gwybodaeth am y gweithgaredd symudedd, manylion yr hyn y bydd y dysgwyr yn ei wneud a manylion cyswllt argyfwng gyda rhieni / gofalwyr / gwarcheidwaid cyn dechrau unrhyw weithgareddau.
• Esbonio sut y gellir rhoi gwybod am bryderon ynghylch lles neu achosion o gam-drin, gan gynnwys sut y bydd y rhain yn cael eu trin, i rieni / gofalwyr / gwarcheidwaid cyn dechrau unrhyw weithgareddau.
• Cyfleu disgwyliadau o ran ymddygiad (côd ymddygiad) i rieni / gofalwyr / gwarcheidwaid a’r cyfranogwyr cyn dechrau unrhyw weithgareddau.

Teuluoedd lletyol (lle bo’n berthnasol)

Mae’n rhaid i bob cam rhesymol gael eu cymryd i sicrhau diogelwch a lles yr unigolion pan fyddant yn aros gyda theulu lletyol. Wrth ddewis a rheoli teuluoedd lletyol, mae angen sicrhau y bydd unigolion dan 18 oed ac oedolion mewn perygl yn ddiogel.

Gweithdrefn dewis teuluoedd lletyol:

• Sicrhau bod gan y sefydliad partner dramor weithdrefn i asesu addasrwydd cartrefi a cheisio cadarnhad ysgrifenedig Rhaid i’r arweinydd diogelu o fewn y sefydliad sy’n gwneud cais lofnodi’r weithdrefn hon yn foddhaol.
• Sicrhau bod archwiliadau gan yr heddlu (lle bo’n bosibl), ffurflenni hunan-ddatgan (lle bo’n berthnasol), côd ymddygiad, rheolau tŷ, ymweliadau â’r cartref a gwaith i gadarnhau strwythur y teulu ac addasrwydd trefniadau cysgu’n rhan o weithdrefnau dewis.
• Cyfleu gweithdrefnau dewis i rieni / gofalwyr / gwarcheidwaid a gofyn iddynt gadarnhau’n ysgrifenedig eu bod yn fodlon arnynt.
• Paru teuluoedd ac unigolion yn ofalus drwy roi ystyriaeth i rywedd, deiet, crefydd neu gred ac anghenion ychwanegol.

Llety yn ystod ymweliad:

• Sicrhau bod gan bob cyfranogwr ei wely ei hun mewn ystafell gyda rhywun o’r un rhyw, neu ystafell ar wahân.
• Sicrhau y gall pob cyfranogwr wisgo, golchi a defnyddio’r toiled yn breifat.
• Sicrhau bod cynllun wrth gefn os bydd angen i gyfranogwyr newid llety am ba bynnag reswm.

Canllaw i’r cyfranogwyr / teuluoedd lletyol:

• Rhaid rhoi arweiniad penodol i’r holl gyfranogwyr ar sut i adrodd am risgiau neu sefyllfaoedd sy’n gwneud iddynt deimlo’n anghyfforddus, os ydynt poeni am rywbeth sy’n digwydd iddynt wrth aros gyda theulu lletyol, neu os bydd cyfranogwr arall yn codi pryderon gyda nhw. Dylai hyn gynnwys enw a manylion cyswllt yr Arweinydd Diogelu Dynodedig, neu swyddog cyfatebol.
• Rhoi manylion cyswllt mewn argyfwng a gwybodaeth am yr hyn i’w wneud os bydd problemau’n codi i’r cyfranogwyr a’r teuluoedd lletyol Rhoi sylw i unrhyw wybodaeth a roddwyd ar unwaith ac yn unol â gweithdrefnau y cytunwyd arnynt.

Mae mewnfudo a fisâu i ac o Gymru yn ddarostyngedig i’r rheolau a gyhoeddir gan lywodraeth y DU. Cyfrifoldeb y Derbynnydd Grant yw rheoli a gweithredu unrhyw brosesau cymorth sy’n gysylltiedig â fisa/mewnfudo ar gyfer ei gyfranogwyr.

Os ydych yn derbyn cyllid Taith ar hyn o bryd neu wedi ei dderbyn yn flaenorol, byddwn yn ystyried eich perfformiad a rheolaeth grant hyd yma. Bydd hyn yn cynnwys, ymhlith eraill:

• a ydych wedi cyrraedd eich targedau
• os yw eich prosiect wedi tanwario, (heb gyfiawnhad dilys)
• os yw eich prosiect ar y trywydd iawn i gyflawni
• unrhyw bryderon neu ymholiadau heb eu datrys
• unrhyw gyllid i’w ddychwelyd i Taith
• os ydych wedi tynnu’n ôl o brosiect blaenorol o’r blaen
• eich categori risg presennol
• os yw hyd eich prosiect wedi’i ymestyn

Mae’n bwysig bod Taith yn cael sicrwydd bod gennych y capasiti a’r gallu i reoli’r cyllid presennol a ddyfarnwyd i chi yn effeithiol a’r cyllid y gellir ei ddyfarnu i chi yn y dyfodol (mewn rhai achosion efallai y byddwch yn rheoli nifer o brosiectau).

Mewn achosion lle nad yw sefydliad yn rheoli prosiectau presennol yn foddhaol ac mae’n annhebygol o gyrraedd ei dargedau, efallai y bydd Bwrdd ILEP Ltd yn ystyried peidio â dyfarnu yn yr alwad ariannu Llwybr hon a chynghori’r ymgeisydd i gwblhau prosiectau cyfredol yn foddhaol cyn gwneud cais am gyllid pellach.

Unwaith bydd yr alwad am gyllid yn cau, bydd cymhwysedd sefydliadau’n cael ei adolygu. Os ydy’r sefydliadau’n gymwys, bydd y ceisiadau yn symud i’r cam asesu. Caiff pob cais ei asesu gan ddau aseswr a’i drosglwyddo i bwyllgor ar gyfer sicrhau ansawdd ac argymhellion.

Mae cynwysoldeb a hygyrchedd yn ffocws strategol ar gyfer Taith ac, felly, byddwn yn edrych i ariannu ystod mor eang â phosibl o sefydliadau, a chymaint ohonynt â phosibl. Ein nod, lle y bo’n bosibl, fydd ariannu pob sefydliad sy’n pasio’r broses asesu ac yr ystyrir felly ei fod yn gymwys i’w gyllido.

Mae cyllid Taith yn gyfyngedig ac mae’n debygol y ceir galwadau am gyllid lle bydd gwerth ceisiadau llwyddiannus sy’n ‘gymwys i’w cyllido’ yn uwch na’r gyllideb sydd ar gael i’w dyrannu. Lle nad oes digon o gyllideb i ariannu’r holl geisiadau yn llawn, gall Taith fabwysiadu dull gweithredu i leihau’r cyllid ar draws sefydliadau llwyddiannus ar sail deg. Os bydd ceisiadau am gyllid yn sylweddol uwch na’r gyllideb sydd ar gael, gall Taith fabwysiadu model ariannu amgen megis rhestr raddio neu fodel tebyg.

Er bod Taith yn anelu at fod mor hygyrch a chynhwysol â phosibl, bydd gofyniad bob amser i sefydliadau sy’n gwneud cais basio trothwyon ansawdd penodol y Llwybr ac ni fydd pob cais yn llwyddiannus. Mae Taith wedi ymrwymo i ddarparu adborth a chefnogaeth i sefydliadau sy’n aflwyddiannus i’w galluogi a’u hannog i gyflwyno ceisiadau yn y dyfodol.

Cyfeiriwch at y Canllaw Llwybr perthnasol i gael rhagor o wybodaeth am y cyllid sydd ar gael gan gynnwys uchafswm gwerthoedd ceisiadau.

Bydd yr holl ymgeiswyr yn cael gwybod am ganlyniad eu cais trwy ebost oddi wrth Taith ymhen pedwar mis ar ôl y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau. Bydd yr ymgeiswyr llwyddiannus yn cael rhagor o wybodaeth ac adnoddau yn dilyn yr ebost hwn, gan gynnwys llythyr Cytundeb Grant y prosiect.

Bydd sefydliadau sy’n gwneud cais llwyddiannus yn cael llythyr Cytundeb Grant gan Taith fydd yn rhoi manylion telerau ac amodau’r dyfarniad cyllid. Bydd llythyrau Cytundeb Grant a’r atodiadau cysylltiedig yn cael eu dosbarthu a’u llofnodi gan Gynrychiolydd Cyfreithiol y sefydliad sy’n gwneud cais yn ogystal â’r Prif Swyddog Ariannol (neu swyddog cyfatebol).

Pan fydd y llythyr Cytundeb Grant wedi’i lofnodi gan y ddwy ochr, bydd y sefydliad sy’n gwneud cais yn dod yn ‘Dderbynnydd Grant’. Mae hyn yn golygu y gall gweithgareddau’r prosiect gychwyn a bod modd gwario’r grant a ddyfarnwyd.

Nid yw dyfarnu grant mewn galwad ariannu benodol yn gosod hawl ar gyfer rowndiau’r dyfodol.

Yn dibynnu ar y Llwybr Taith a hyd y prosiect, efallai y bydd gan brosiectau a ddyfernir amserlenni talu gwahanol. Ar wahân i’r taliad rhag-ariannu cychwynnol, bydd taliadau neu adenillion pellach yn cael eu gwneud yn amodol ar gymeradwyaeth Taith i’r adroddiadau interim a’r adroddiadau terfynol y gofynnir amdanynt, fel y nodir yn y Cytundeb Grant.

Bydd taliad rhag-ariannu cychwynnol yn cael ei drosglwyddo i’r Derbynnydd Grant o fewn 30 diwrnod busnes i ddyddiad cydlofnodi’r llythyr cytundeb grant (yn amodol ar wiriadau capasiti ariannol boddhaol). Bwriad y cyllid cychwynnol yw rhoi’r llif arian i’r Derbynnydd Grant ddechrau gweithgareddau.

Ni ellir defnyddio cyllid Taith i greu elw i’r Derbynnydd Grant, ac ni all hynny fod yn un o’i ddibenion, a dim ond ar gyfer y gweithgareddau cymwys sy’n benodol i’r prosiect y dylid ei ddefnyddio, fel y nodwyd yn y llythyr Cytundeb Grant. Felly ni ddylid defnyddio grant gan Taith i ariannu costau rhedeg craidd sefydliad, lle nad yw’r rhain yn uniongyrchol gysylltiedig â chyflwyno cyfnewidfeydd dysgu rhyngwladol.

Y Derbynnydd Grant sy’n gyfrifol am sut mae’r prosiect yn cael ei gyflawni a sut mae’r grant a gafwyd gan Taith yn cael ei ddefnyddio. Dylai Derbynnydd Grant felly sicrhau bod gweithdrefnau rheoli prosiect ar waith sy’n eu galluogi i reoli’r prosiect a’r cyllid yn briodol. I gefnogi Derbynwyr Grant yn hyn o beth, bydd Taith yn darparu adnoddau a chefnogaeth i alluogi buddiolwyr i dracio, rheoli ac adrodd ar eu prosiect a’u cyllid.

• Adroddiadau Derbynwyr Grant

Bydd angen i bob Derbynnydd Grant adrodd ar weithgareddau eu prosiect a’u cyllid. Bydd yn ofynnol i bob prosiect ddiweddaru gwybodaeth am y cyfranogwyr bob mis, er mwyn galluogi Taith i fonitro cynnydd. Bydd yna ofynion ychwanegol ar gyfer adroddiadau interim ac adroddiadau diwedd prosiect. Bydd pob Derbynnydd Grant yn cael manylion llawn am ddisgwyliadau adrodd cyn unrhyw geisiadau adrodd.

• Adroddiadau ar Gyfranogwyr/Derbynwyr Grant

Efallai y bydd gofyn i gyfranogwyr/Derbynwyr Grant sy’n ymgymryd â gweithgarwch symudedd unigol/grŵp o dan Lwybr 1 gwblhau arolwg cyn gadael a chwblhau a chyflwyno arolwg terfynol ar ddiwedd eu gweithgaredd symudedd.

Mae gan bob Derbynnydd Grant gyfrifoldeb i ddiogelu lles cyfranogwyr sydd o dan 18 oed ac oedolion sy’n wynebu risg, yn unol â Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 (a’r canllawiau diogelu cysylltiedig, Gweithio Gyda’n Gilydd i Ddiogelu Pobl), a Cadw Dysgwyr yn Ddiogel (Canllaw i awdurdodau lleol a chyrff llywodraethu ar drefniadau ar gyfer diogelu plant). Gall Gweithdrefnau Diogelu Cymru helpu sefydliadau i ddeall a chymhwyso’r dyletswyddau a nodir yn y ddeddfwriaeth a’r canllawiau. Mae gan bob lleoliad addysg yng Nghymru ddyletswydd gyfreithiol i sicrhau bod plant yn cael mynediad i amgylchedd dysgu diogel. Mae’n bwysig bod lleoliadau addysg yn glir o ran sut y maent yn parhau i gyflawni eu dyletswyddau statudol ar gyfer diogelu plant a phobl ifanc wrth wneud trefniadau ar gyfer ymweliadau cyfnewid tramor.

Mae angen i sefydliadau hefyd ystyried y ddeddfwriaeth ddiogelu berthnasol yn y wlad / tiriogaeth y byddant yn anfon unrhyw unigolion iddi a sicrhau bod eu prosesau / gweithdrefnau’n rhoi sylw i ddeddfwriaeth o’r fath, lle bo’n briodol.

Mae’n ofynnol i bob sefydliad sy’n cymryd rhan yn y rhaglen Taith gael y canlynol:

• Polisi diogelu cyfredol sy’n dangos ymrwymiad i gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant a bod gan bob oedolyn a phlentyn sy’n agored i niwed/mewn perygl hawl i amddiffyniad cyfartal rhag niwed, wedi’i ysgrifennu neu ei adolygu yn ystod y 12 mis diwethaf, ac wedi’i gytuno a’i gymeradwyo gan yr awdurdod cyfrifol perthnasol.
• Côd ymddygiad
• Proses glir ar gyfer rhoi gwybod am unrhyw bryderon sy’n ymwneud â diogelu
• Uwch arweinydd penodedig ac unigolyn sy’n gyfrifol am ddiogelu

Bydd gofyn i sefydliadau sy’n gwneud cais ac sy’n cynllunio gweithgareddau (gan gynnwys lleoliadau cyfnewid rhithwir) ar gyfer unigolion dan 18 oed neu oedolion mewn perygl gwblhau rhestr wirio diogelwch a chael cynlluniau a gweithdrefnau i sicrhau diogelwch y gweithgareddau hyn. Bydd y rhestr wirio diogelwch yn cael ei darparu fel rhan o’r broses dyfarnu grant.

Pryderon sy’n ymwneud â diogelu

Os bydd digwyddiad diogelu yn digwydd, eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod y digwyddiad yn cael ei reoli o fewn eich polisi a gweithdrefnau Diogelu ac yn unol ag unrhyw ddeddfwriaeth berthnasol, yn unol â’r cytundeb grant. Nid yw’n ofynnol i chi adrodd unrhyw ddigwyddiadau i Taith. Fodd bynnag, mewn rhai amgylchiadau megis lle gallai’r digwyddiad effeithio ar gyflawniad neu ganlyniadau’r prosiect, neu lle gallai digwyddiad ddod yn gyhoeddus, efallai y byddwch eisiau cysylltu â Taith a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i ni.

Mae rhagor o wybodaeth am y broses ddiogelu, gan gynnwys ffurflenni i’w llenwi, ar gael yn yr adran aelodau ar wefan Taith.

Efallai y bydd Derbynwyr Grant Taith yn cael eu dewis ar gyfer archwiliadau gwirio sicrwydd a gynhelir gan Weithrediaeth Rhaglen Taith. Bydd archwiliadau sicrwydd yn amrywio o ran eu cwmpas a’u maint yn ôl y math o sicrwydd sydd ei angen, a byddant yn cael eu cynnal er mwyn sicrhau bod y defnydd o’r grant yn cydymffurfio â thelerau ac amodau’r Cytundeb Grant a rheolau Taith.