Adrodd ar Dderbynyddion Grantiau
Mae Derbynyddion Grantiau yn destun amryw ofynion adrodd. Bydd yr adran hon yn rhoi manylion pob math o adroddiad a allai fod yn ofynnol ei gwblhau. Er mwyn deall pryd y mae angen i chi gyflwyno adroddiad, edrychwch ar eich Atodlen 1- Proses Amserlen Dalu.
Adroddiad y Cyfranogwr
Mae’r adroddiad y cyfranogwr yn casglu data cyfranogwyr ar gyfer eich symudeddau sydd wedi’u cwblhau. Ar ôl cwblhau’ch symudedd, rhaid diweddaru adroddiad y cyfranogwr. Mae’r adroddiad yn cael ei gadw yn eich ffolder adrodd unigol, ynghyd â nodyn canllawiau i’ch helpu chi i gyflwyno’ch adroddiad cyfranogwr. Cofiwch ddarllen drwy’r ddogfen ganllawiau cyn cwblhau’r adroddiad. Rhaid llenwi’r holl feysydd data gofynnol, mae’r ddogfen ganllawiau yn rhestru’r meysydd gorfodol. Lle nad oes angen data ar gyfer cyfranogwr penodol, bydd y gell yn troi’n llwyd fel dangosydd.
Mae adroddiad y cyfranogwr wedi’i ddylunio i adrodd gwybodaeth heb adnabod y cyfranogwr, serch hynny, disgwylir y bydd y Derbynyddion Grantiau yn gallu adnabod cyfranogwyr prosiect ac yn gallu cynnig gwybodaeth bellach pan ofynnir amdani. Er mwyn sicrhau bod Derbynyddion Grantiau yn gallu gwneud hyn, cynghorir bod pob cyfranogwr unigol yn derbyn dynodwr unigryw (cyfeirnod) er mwyn gallu ei ddefnyddio ar gyfer unrhyw ymholiadau. Gellir alinio hyn â system gyfeirio’r Derbynyddion Grantiau eu hunain megis rhif myfyriwr.
Os bydd cyfranogwr yn cymryd rhan mewn mwy nac un symudedd, dylent gael yr un dynodwr cyfranogwr ar gyfer pob symudedd a gofnodir. Bydd hyn yn galluogi i Taith adrodd ar union nifer yr unigolion sy’n cymryd rhan ynghyd â nifer y symudeddau sydd wedi digwydd.
Er enghraifft, os bydd cyfranogwr yn derbyn y cyfeirnod 1234 a’i fod yn mynd ar fwy nac un symudedd, dylid defnyddio’r un cyfeirnod ar gyfer y cyfranogwr.
Ni ddylid cofnodi unrhyw enwau o fewn yr offeryn adrodd.
Adroddiad cyfranogwyr. Ar gyfer unrhyw ymholiadau, cysylltwch â’r tîm at: cefnogaeth@taith.cymru
Proses ar gyfer Costau Gwirioneddol
Uwchlwytho Derbynebau
Mae eich ffolder adrodd yn cynnwys adran Costau Gwirioneddol.
Defnyddiwch yr ardal hon i uwchlwytho derbynebau ar gyfer pob categori cyllideb costau gwirioneddol, gan gynnwys:
• Rheoli Prosiectau
• Lledaenu
Uwchlwythwch bob derbynneb i’r ffolder berthnasol.
Ar gyfer costau staff, uwchlwythwch yr holl ddogfennau ategol, fel taflenni amser, i’r ffolder Costau Staff.
Cwblhau’r Daenlen Costau Gwirioneddol
Ar ôl i dderbynneb gael ei huwchlwytho, cofnodwch hi yn y Daenlen Costau Gwirioneddol.
Mae’r daenlen yn cynnwys tair adran:
1. Derbynebau Sterling
Rhowch y canlynol:
• Enw’r eitem (yn cyfateb i’r dderbynneb a uwchlwythwyd)
• Disgrifiad o’r gost
• Gwerth (yn union fel mae’n ymddangos ar y dderbynneb)
2. Derbynebau sydd ddim yn Sterling
Ar gyfer costau mewn arian cyfred arall, nodwch:
• Enw’r eitem
• Disgrifiad o’r gost
• Gwerth
• Dyddiad y dderbynneb
• Arian cyfred a ddefnyddiwyd
Bydd Taith yn cwblhau’r gyfradd gyfnewid.
3. Dyfarniad Gwreiddiol
Mae’r adran hon wedi’i llenwi ymlaen llaw gan Taith ac mae’n cynnwys yr eitemau a roddwyd yn ystod y cam ymgeisio.
Adolygu a Chymeradwyo
Ar ôl i’r dderbynneb gael ei huwchlwytho a’i chofnodi ar y daenlen:
• Bydd Taith yn adolygu’r gost.
• Bydd adran gymeradwyo eich taenlen yn cael ei diweddaru.
• Os oes angen rhagor o wybodaeth, bydd Taith yn cysylltu â chi drwy e-bost.
• Os ydy’r gost yn cael ei gwrthod, byddwn ni’n egluro pam mae’n cael ei hystyried yn anghymwys.
• Ni fydd eitemau a gymeradwywyd yn derbyn cadarnhad e-bost ychwanegol Gwiriwch y daenlen am ddiweddariadau.
Dylech chi uwchlwytho derbynebau o fewn 30 diwrnod i’r gost gael ei hysgwyddo.
Gwyliwch y fideo isod i gael trosolwg o’r broses gost wirioneddol ar gyfer Llwybr 2
Adroddiad Dros Dro
Efallai y bydd angen i rai Derbynyddion Grantiau gyflwyno adroddiad dros dro. Darllenwch Atodlen 1 i weld pa bryd y mae angen cyflwyno’ch adroddiad dros dro. Bydd y tîm Taith yn uwchlwytho’ch adroddiad dros dro i’ch ffolder adrodd ac yn cysylltu â chi trwy e-bost gyda dyddiad cau i gwblhau’ch adroddiad.
Mae’r adroddiad yn cynnwys 5 adran, a’r rhain yw:
Canllawiau– Cofiwch ddarllen drwy’r adran hon cyn cwblhau’ch Adroddiad dros dro
Trosolwg– Mae’r adran hon yn cael ei llenwi’n awtomatig gyda gwybodaeth am eich prosiect.
Adroddiad Cynnydd– Mae’r adran hon yn gofyn cyfres o gwestiynau naratif yn ymwneud â’ch prosiect, atebwch mor fanwl â phosibl
Gwariant yn erbyn Cyllideb– Bydd Taith yn cwblhau’r costau uned ar gyfer y Derbynnydd Grant gan ddefnyddio data o adroddiadau’r cyfranogwyr. Bydd angen i unrhyw gostau gwirioneddol gael eu llenwi gan y Derbynnydd Grant.
Adrodd ar Weithgarwch Grant– Llenwch eich data cyfranogwr yn gywir, dylai hyn gyd-fynd â’r ffigurau ar eich adroddiad cyfranogwr.
Rhagolwg– Rhowch ragolwg o’r prosiect ar gyfer gweddill eich prosiect, mor gywir â phosibl.
Gweler templed y ddogfen yma- Adroddiad Interim Taith
Adroddiad Terfynol
Bydd gofyn i bob prosiect gyflwyno adroddiad terfynol. Nod yr adroddiad terfynol yw rhoi darlun llawn o’ch gweithgareddau grant a dangos yr effaith y mae’r prosiect wedi’i chael ar eich sefydliad a’r gymuned ehangach. Rhaid i’r adroddiad terfynol gael ei gyflwyno o fewn 30 diwrnod yn dilyn dyddiad gorffen eich prosiect, bydd yr adroddiad yn cael ei uwchlwytho i’r ffolder adrodd. Uwchlwythwch dderbynebau/tystiolaeth ategol i’r ffolder ddynodedig a’u cwblhau ar y cyd â’r templed costau gwirioneddol (darperir dolen). Sicrhewch eich bod yn darllen y canllawiau sydd wedi’u cynnwys yn y templed cyn cwblhau.
Mae’r adroddiad terfynol yn cynnwys:
Trosolwg– Mae’r adran hon yn cael ei llenwi’n awtomatig gyda gwybodaeth am eich prosiect.
Adroddiad Cynnydd– Mae’r adran hon yn gofyn cyfres o gwestiynau naratif yn ymwneud â’ch prosiect, atebwch mor fanwl â phosibl.
Gwariant yn erbyn Cyllideb– Bydd Taith yn cwblhau’r costau uned ar gyfer y Derbynnydd Grant gan ddefnyddio data o adroddiadau’r cyfranogwyr. Bydd angen i unrhyw gostau gwirioneddol gael eu llenwi gan y Derbynnydd Grant. Bydd angen uwchlwytho derbynebau wedi’u sganio i’r ffolder adrodd.
Adrodd ar Weithgarwch Grant– Llenwch eich data cyfranogwr yn gywir, dylai hyn gyd-fynd â’r ffigurau ar eich adroddiad cyfranogwr.