Archwilio a Sicrwydd

Mae gan Taith yr hawl i gynnal ymweliadau archwilio a sicrwydd fel y’u cynhwyswyd yn eich llythyr Cytundeb Grant. Mae hyn er mwyn gwirio bod Telerau ac Amodau eich gwobr Taith wedi’u bodloni ac i roi sicrwydd bod yr arian wedi’i wario yn unol â pholisïau a gweithdrefnau eich sefydliad.

Mae hyn yn ychwanegol at eich gofynion adrodd ar gyfer eich gwobr Taith.

Mae dau fath o wiriad archwilio neu sicrwydd a fydd yn cael eu cynnal gan dîm Grantiau a Chyllid Taith:

Bwrdd gwaith – gall y rhain ddigwydd yn ystod ac ar ôl i brosiect ddod i ben yn dilyn taliad terfynol gwobr Taith. Gwneir y gwiriad hwn o bell, a gofynnir i chi gwblhau rhestr wirio ac anfon gwybodaeth ategol i Taith. Dyma’r lefel isaf o wiriad cydymffurfiaeth.

Ar y safle – gall y rhain ddigwydd yn ystod ac ar ôl i brosiect ddod i ben yn dilyn taliad terfynol gwobr Taith. Cynhelir y gwiriad hwn ar y safle yn lleoliad Derbynnydd y Grant a dyma’r lefel uchaf o wiriad cydymffurfio.

Bydd gwiriadau sicrwydd ac archwilio fel arfer yn gweithio ar sail sampl gan na fydd fel arfer yn ymarferol dilysu’r holl wariant neu weithgaredd o fewn yr amser sydd ar gael i gwblhau’r archwiliad, ac eithrio prosiectau llai. Yn gyffredinol, bydd y sampl a ddewisir yn gyfartal ag o leiaf 10% o werth y prosiect (neu 10% o’r cyllid a gafwyd hyd yma os yw’r prosiect yn dal i fynd rhagddo.)

Bydd pob Derbynnydd Grant sydd wedi bod yn llwyddiannus yn eu cais am arian ychwanegol yn destun gwiriad bwrdd gwaith yn awtomatig.

Bydd rhaglen archwilio a gwiriadau sicrwydd Taith yn dewis Derbynwyr Grant ar gyfer gwiriad bwrdd gwaith neu ymweliad â’r safle yn seiliedig ar feini prawf penodol a fydd yn cynnwys adolygiad o adroddiadau misol, chwarterol, interim a therfynol, lefel risg Derbynwyr Grant a gwerth dyfarniad y grant. Bydd Derbynwyr Grant yn cael eu hysbysu 14 diwrnod gwaith ymlaen llaw os ydynt yn destun gwiriad bwrdd gwaith a 30 diwrnod gwaith ymlaen llaw os ydynt yn destun ymweliad safle.

Ymgyfarwyddwch â’r gofynion cydymffurfio ar gyfer monitro ac archwilio yn gynnar yn eich prosiect Taith sydd wedi’u nodi yn eich llythyr Cytundeb Grant ac Atodlenni.

Dylech adolygu eich prosiect yn rheolaidd i sicrhau ei fod yn cael ei gynnal yn unol â Thelerau ac Amodau Taith ac arferion a gweithdrefnau eich sefydliad.

Bydd tîm Grantiau a Chyllid Taith yn anfon y ddogfennaeth berthnasol atoch yn unol â’r llinellau amser yn y cwestiwn uchod a fydd yn cynnwys pwy o’ch sefydliad ddylai arwain a chefnogi’r broses hon o ochr derbynnydd y grant.

Cyfeiriwch at y Canllaw Rhaglen perthnasol ac adrannau o’r Llawlyfr Gweithredol sydd ar gael trwy’r adran Derbyn Grant ar wefan Taith.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau, anfonwch nhw i cefnogaeth@taith.cymru

Mae 3 sgôr i wiriad sicrwydd / archwilio fel a ganlyn:

Boddhaol: mae tystiolaeth yn dangos cydymffurfiaeth lawn â gofynion y canllaw rhaglen.

Rhannol foddhaol: mae oedi cyn i dderbynnydd y grant ddarparu’r dystiolaeth a/neu mae peth o’r dystiolaeth yn dangos diffyg cydymffurfio â gofynion y canllaw rhaglen, ond mae’r diffyg cydymffurfio yn fach neu gall fod o ganlyniad i gamgymeriad dynol.

Anfoddhaol: nid oes tystiolaeth ar gael gan dderbynnydd y grant, neu mae’r dystiolaeth a ddarparwyd yn dangos diffyg cydymffurfio â gofynion y canllaw rhaglen.

Mae angen camau gweithredu dilynol ar gyfer pob elfen o’r archwiliad lle mae’r canlyniadau naill ai’n anfoddhaol neu’n rhannol foddhaol.

Os oes angen i chi ddarparu tystiolaeth ychwanegol oherwydd diffygion a nodwyd yn y gwiriad, dylech ymateb o fewn 10 diwrnod gwaith.

Ar gyfer ymholiadau neu anghydfodau ynghylch canfyddiadau’r gwiriad, dylid anelu at eu datrys o fewn 14 diwrnod gwaith i gyhoeddi’r adroddiad archwilio. Gall derbynwyr grant sy’n anghytuno â chanlyniadau’r siec ac sy’n methu dod i gytundeb â Taith droi at y polisi apeliadau.

Ar gyfer prosiectau Llwybr 1 y dyfarnwyd £50,000 a neu fwy bydd angen cyflwyno Tystysgrif Gwariant gyda’r adroddiad terfynol. Ar gyfer prosiectau Addysg Uwch, bydd gofyn i Sefydliadau adrodd bob 6 mis (gan ddefnyddio templed tebyg i’r adroddiadau chwarterol / interim) a chyflwyno Tystysgrif Gwariant gyda’r adroddiad terfynol. Sylwer y byddai’n dal yn ofynnol i bob prosiect hefyd gwblhau’r adroddiad misol fel y mae’n ofynnol iddynt ei wneud ar hyn o bryd. 

Ar gyfer prosiectau Llwybr 2 y dyfernir £50,000 neu fwy iddynt, dim ond gyda’r adroddiad terfynol y bydd angen cyflwyno Tystysgrif Gwariant.

Dylech ystyried hyn yn eich rheolaeth prosiect ar y dechrau a sicrhau eu bod yn cael eu hamserlennu mewn digon o amser gyda’ch archwiliwr annibynnol / cyfrifydd.

Sylwch fod hyn ar wahân i ymarfer diwedd blwyddyn blynyddol sefydliad.

Gellir cynnwys y gost hon yn eich costau cymorth sefydliadol.

Ar gyfer Ysgolion – gall llofnodwr priodol awdurdodedig o’r Awdurdod Lleol lofnodi hwn.

Darperir templed ar gyfer hyn yn Atodlenni eich llythyr Cytundeb Grant.