Bydd Llwybr 1 2025 yn dod yn fuan, cliciwch yma i ddarganfod mwy

Cysylltwch

Llawlyfr Gweithredol Taith Llwybr Taith 2 2023 – Llwybr 2

Mae’r llawlyfr hwn yn ddogfen ganllaw i Dderbynwyr Grant Llwybr Taith 2 2023 A wnewch chi sicrhau eich bod chi’n darllen y ddogfen hon mewn cyfuniad â’ch Llythyr Grant Taith, gan gynnwys yr holl atodlenni sy’n gysylltiedig â’r Canllaw Rhaglenni Llwybr 2 Taith.

Os bydd unrhyw wybodaeth yn y llyfr canllaw hwn yn wahanol o’r llythyr Cytundeb Grant, gan gynnwys yr atodlenni cysylltiedig neu’r Canllaw Rhaglen Llwybr 2, bydd cynnwys y Cytundeb Grant a’i atodlenni’n cymryd blaenoriaeth. Os oes gennych chi ymholiadau neu adborth am gynnwys y llawlyfr hwn, e-bostiwch cefnogaeth@taith.wales

Adran

Teitl

1

Atodlenni Cytundeb Grant a Llofnodi’r Cytundeb 

2

Taliadau Grant

3

Cyfnod y Gweithgaredd

4

Cyllideb y Prosiect a Gweithgareddau Grant 

5

Ceisiadau am Gyllid Ychwanegol

6

Canslo neu darfu ar weithgareddau a gynlluniwyd 

7

Gwneud newidiadau i’ch prosiect

8

Diogelu

9

Adrodd

10

Archwilio a Sicrwydd a Chadw Cofnodion

11

Cyhoeddusrwydd

1. Atodlenni Cytundebau Grant a Llofnodi'r Cytundeb

Mae gan y llythyr Cytundeb Grant sawl atodlen, a restrir isod. Mae’r rhain yn berthnasol i’r holl brosiectau Llwybr 2 (2023) y dyrannwyd cyllid iddynt ym mis Mawrth 2024.

Rhif Atodlen

Teitl

Diben

1

Y Broses Amserlenni Taliadau

Manylion y broses amserlenni taliadau. Mae hyn yn cynnwys esboniad o derminoleg a’r gwahanol benawdau cyllideb pan ddisgwylir gwneud taliadau a dyddiadau adrodd.

2

Gweithgareddau Grant a Phroffil Cyllideb

Yn pennu’r gweithgareddau grant a gymeradwywyd a’r gyllideb a ddyfarnwyd.

3

Rhagolygon Gwariant, Gweithgareddau Cyfnewid a Thargedau

Manylion gan sefydliad ar niferoedd cyfranogwyr rhaglenni cyfnewid tuag allan a derbyn, % y cyfranogwyr o grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli, arwydd o’r gwledydd dan sylw, a darparu manylion am allbynnau prosiect, gweithgareddau a gynllunnir a digwyddiadau dosbarthu.

4

Cais am Arian Ychwanegol

Manylion cyllid ychwanegol sydd ar gael ar gais, gan gynnwys teithio gwyrdd a chymorth cynhwysiant o gyfranogwyr ag anghenion dysgu ychwanegol, anableddau neu sy’n dod o gefndiroedd dan anfantais.

5

Gofynion Adrodd

Manylion am y mathau gwahanol o adroddiadau y dylid eu cyflwyno drwy gydol cylch oes y prosiect.

6

Gwariant Cymwys

Manylion swm y Grant y gellir ei ddefnyddio mewn perthynas â chyflwyno gweithgareddau eich grant, y math o wariant a ganiateir gan Taith yn unol â’ch Cytundeb.

7

Tystysgrif o Wariant

I’w chwblhau gan Derbynwyr Grant sy’n derbyn dyfarniadau Grant sy’n fwy na £50,000 ochr yn ochr â’r adroddiad terfynol i ddarparu sicrwydd annibynnol bod cronfeydd wedi’u defnyddio at ddiben cyflwyno’r gweithgareddau a gyllidir.

8

Y Broses Newid Prosiect

Amlinellu’r rheolau ar gyfer newidiadau i’r prosiect. Mae’n cynnig esboniad o’r categorïau cyllideb wahanol ac yn rhoi manylion y newidiadau y gellir eu gwneud i brosiect heb yr angen am gymeradwyaeth gan Taith.

9

Rheolaeth Ariannol a Datganiad Rheoli

Cadarnhau bod y rheolaeth ariannol briodol a’r rheoliadau rheoli risg a rheoliadau mewnol ar waith i oruchwylio’r gweithgareddau prosiect y cytunwyd arnynt.

10

Manylion Cyswllt

Crynodeb o brif gysylltiadau’r prosiect, er enghraifft y person cyswllt blaenllaw a’r Gynrychiolaeth Gyfreithiol.

11

Diogelu

Manylion cyfrifoldebau’r sefydliadau sy’n derbyn cyllid mewn perthynas â diogelu gan gynnwys amddiffyn plant ac oedolion sy’n agored i niwed ac yswiriant.

12

Eiddo Deallusol

Yn darparu copi o logo Taith y mae’n rhaid i sefydliadau sy’n derbyn cyllid ei ddefnyddio.

13

Canllawiau Brandio

Canllawiau ar sut i ddefnyddio brand Taith.

2. Taliadau Grant

Gwneir yr holl daliadau i sefydliadau mewn punnoedd sterling (GBP) a chânt eu talu i’r manylion cyfrif banc a ddarparwyd eisoes. Bydd angen nodi Taith ar unwaith am unrhyw newidiadau i fanylion banc drwy e-bostio cefnogaeth@taith.cymru a chwblhau Ffurflen Cyflenwr Newydd a’i dychwelyd gyda datganiad banc cyfredol. Bydd angen dilysu’r manylion newydd cyn y caiff unrhyw daliadau dilynol eu gwneud.

Gweler Atodlen 1 – Y Broses Amserlenni Taliadau o’ch Llythyr Cytundeb Grant sy’n rhoi manylion am bryd y disgwylir gwneud taliadau, y gwerth a chanran y taliad Grant. Gall dyddiadau a gwerthoedd talu amrywio gan ddibynnu ar ofynion adrodd a’r gwariant hyd yma ar Wariant Cymwys.

3. Cyfnod y Gweithgaredd

Mae’r holl brosiectau’n dechrau o 1 Mai 2024 ac yn dod i ben ar y dyddiad dod i ben a bennwyd yng nghymal 2.5 y Llythyr Cytundeb Grant. Bydd angen i’r Sefydliad ddychwelyd y Llythyr Cytundeb Grant a’r atodlenni cefnogi a bydd yn rhaid i dîm Taith  ei adolygu cyn y gellir gwneud unrhyw cyn-daliad o grant. Sylwer bod y cytundeb hwn yn rhwymo’n gyfreithiol, a bydd unrhyw wariant a wneir cyn ei lofnodi yn gyfrifoldeb y Derbynnydd Grant. Bydd Derbynwyr Grant dim ond yn derbyn cyllid ar gyfer hyd prosiect a gymeradwywyd. Os bydd gweithgaredd terfynol y prosiect yn dod i ben cyn y dyddiad dod i ben yn eich llythyr Cytundeb Grant, dylech hysbysu Taith o fewn un mis o gwblhau gweithgaredd y prosiect fel y gellir anfon eich adroddiad terfynol atoch. Wrth gymeradwyo’r adroddiad terfynol, bydd Taith yn gallu cau’r prosiect yn gynnar a gall y Derbynwyr Grant dderbyn taliad terfynol neu ad-dalu unrhyw gyllid heb ei dalu, os yn berthnasol. Am ragor o wybodaeth, gweler yr adran ‘Adrodd’.

4. Cyllideb y Prosiect a Gweithgareddau Grant

Mae cyllid y grant wedi’i rannu i nifer y categorïau cost, y mae manylion amdanynt isod. Mae esboniad llawn o’r gyllideb a ddyfernir ar gael yn Atodlen 2Gweithgareddau Grant a Phroffil y Gyllideb eich Llythyr Cytundeb Grant. Sylwer bod yn rhaid gwario’r grant at ddiben cyflwyno’r prosiect yn unig. Cyfanswm uchaf y cyllid y gallai sefydliad fod wedi gwneud cais amdano a chael cymeradwyaeth ar ei gyfer drwy alwad Llwybr 2 2023 oedd £75,000.

Mae gweithgareddau prosiect cymwys fel a ganlyn:

  • Costau staff
  • Rheoli a gweithredu prosiect
  • Costau dosbarthu
  • Costau cyfieithu
  • Symudeddau

Mae hyn yn gyfraniad at y costau staffio sy’n ofynnol i’w gwneud hi’n bosib cynnal y prosiect. Gellir dim ond defnyddio cyllid ar gyfer y categori hwn at ddibenion costau staffio sy’n uniongyrchol gysylltiedig â datblygu, creu a dosbarthu allbwn y prosiect. Bydd cyfranogiad at y gost hon yn uchafswm o 35% o ddyfarniad cyllid y prosiect yn ei gyfanrwydd. Caiff costau staff eu cyfrifo ar gyfradd ddyddiol.

Cyfraniad ar y costau i’w gwneud hi’n bosib cynnal y gweithgaredd. Gallai hyn gynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, logi ystafell gwrdd, lluniaeth, costau hwyluso, cyfieithu ar y pryd i gyfarfodydd, teithio yn y DU a llety etc.

Cyfraniad at gostau rhannu a dosbarthu allbwn y prosiect ar draws y sector(au) yng Nghymru ac yn rhyngwladol. Mae costau cymwys yn cynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, ddigwyddiadau, marchnata, llunio adroddiadau, datblygu adnoddau ar-lein, datblygu llwyfan cyflwyno cais digidol neu ar-lein.

Rhaid bod unrhyw weithgareddau/adnoddau a grëir drwy Lwybr 2 Taith fod am ddim i’r holl gyfranogwyr gan aros felly am gyhyd y cânt eu defnyddio/rhannu. Ni ellir datblygu na defnyddio’r adnoddau hyn at ddibenion masnachol.

Cyfraniad at gostau cyfieithu sy’n gysylltiedig â llunio a dosbarth allbwn y prosiect. Mae costau cymwys yn cynnwys cyfieithu deunyddiau sy’n gysylltiedig ag allbwn y prosiect, cyfieithu ar y pryd i ddigwyddiadau, sesiynau hyfforddi a seminarau etc.

Nid oes terfyn i ganran y cyllid y gellir ei defnyddio at ddibenion rhaglenni cyfnewid, ar yr amod bod y rhain yn hwyluso datblygiad a chwblhad allbwn y prosiect yn glir. Mae staff a dysgwyr yn gymwys am deithio rhyngwladol. Mae enghreifftiau’n cynnwys aelod o staff sy’n teithio i sefydliad partner dramor i ddysgu, datblygu dealltwriaeth, gweithio’n gydweithredol ac yn y blaen.

Mae rhaglenni cyfnewid i ddysgwyr yn bosib lle mae rhesymeg glir dros eu cynnwys mewn datblygiad allbwn prosiect, naill ai fel cyd-grewyr neu i brofi/gwreiddio allbwn y prosiect. Mae rhaglenni cyfnewid dysgwyr cymwys yn cynnwys rhaglenni cyfnewid grŵp yn unig. Nid yw rhaglenni cyfnewid dysgwyr unigol yn gymwys.

Mae gwariant cymwys i gyfranogwyr sy’n cymryd rhan mewn rhaglenni cyfnewid fel a ganlyn:

Staff

  • Grant at ddibenion cynhaliaeth
  • Grant teithio, gan gynnwys ‘taliad ychwanegol gwyrdd’ ar gyfer opsiynau teithio gwyrddach. Bydd costau eithriadol ar gyfer teithio i/oddi ardal anghysbell hefyd yn cael eu hystyried

Mae rhagor o wybodaeth am gyllid ychwanegol ar gyfer costau cynhwysiant a chyfranogwyr dan anfantais ar gael yn adran 5.

Dysgwyr

  • Grant at ddibenion cynhaliaeth
  • Grant teithio, sy’n dibynnu ar bellter, gan gynnwys ‘taliad ychwanegol gwyrdd’ am opsiynau teithio gwyrddach Caiff costau eithriadol teithio o/i ardal anghysbell eu hystyried hefyd

Mae rhagor o wybodaeth am gyllid ychwanegol ar gyfer costau cynhwysiant a chyfranogwyr dan anfantais ar gael yn adran 5.

Cynhaliaeth

Mae’r grant hwn (wedi’i gyfrifol fel cyfraniad uned gost) yn seiliedig ar hyd y rhaglen gyfnewid gorfforol a’r wlad dderbyn. Mae’r cyfraddau wedi’u grwpio i’r tri chategori canlynol: Grŵp 1 (cost byw uwch), Grŵp 2 (cost byw gymedrol) a Grŵp 3 (cost byw is). Caiff y gost uned ei thalu yn ei chyfanrwydd gan Taith i’r Derbynwyr Grant. Rhaid i bob cyfranogwr dderbyn yr hyn mae’n gymwys ar ei gyfer yn ariannol yn llawn, naill ai drwy daliad uniongyrchol gan y Derbynwyr Grant neu daliadau ar eu rhan. Rhaid i bob Derbynnydd Grant wirio eu rheoliadau ariannol eu hunain mewn perthynas â’r angen i gael derbynebau at ddibenion archwilio mewnol.

Teithio

Mae’r cyllid hwn tuag at y gost uniongyrchol o deithio rhyngwladol ac mae’n dibynnu ar y pellter rhwng y sefydliadau anfon a derbyn. Mae hwn yn gyfranogiad cost uned tuag at gost taith ddwy ffordd. Bydd swm grant teithio uwch ar gael i gyfranogwyr sy’n defnyddio opsiynau ‘Teithio Gwyrdd’ sy’n gynaliadwy’n amgylcheddol. Gweler Atodlen 4 y Llythyr Cytundeb Grant am ragor o wybodaeth am sut i hawlio’r taliad ychwanegol ‘Teithio Gwyrdd’.  Caiff y gost uned ei thalu yn ei chyfanrwydd. Rhaid i bob Derbynnydd Grant wirio eu rheoliadau ariannol eu hunain mewn perthynas â’r angen i gael derbynebau at ddibenion archwilio mewnol.

Bydd yr holl gyfranogwyr ar symudeddau yn derbyn grant teithio. Bydd y swm yn dibynnu ar y pellter sy’n cael ei deithio hyd at 12,000km. Gweler Atodlen – Gwariant Cymwys am y Llythyr Cytundeb Grant am bellteroedd a symiau grantiau.

Mae Atodlen 4  y cyfeirio at gyllid ychwanegol sydd ar gael.  Gall cyfranogwyr difreintiedig, ag Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) ac anableddau dderbyn hyd at 100% o’ costau cysylltiedig cymwys.

Detholiad o gyfranogwyr

Chi, fel y Derbynnydd Grant, sy’n gyfrifol am ddewis cyfranogwyr ar gyfer rhaglenni cyfnewid. Rhaid bod y broses ddethol yn dryloyw, yn drefnus, yn deg ac wedi’i dogfennu. Rhaid i broffil y cyfranogwyr gyd-fynd â’r meini prawf cymhwysedd a amlinellwyd yng Nghanllaw Rhaglen Taith. Ni ddylid codi ffioedd na blaendal i sicrhau lle ar raglenni cyfnewid, boed yn ad-daladwy ai peidio.

Talu cyllid i gyfranogwyr

Dylid dim ond gwneud taliadau pan fydd cyfranogwr yn debygol o angen cronfeydd. Dylai sefydliadau sy’n anfon cyfranogwyr gyflwyno cais am eu prosesau talu’n gyson drwy gydol oed y prosiect.

Os bydd gofyn, mae cyllid ar gyfer cyfranogwyr sy’n cael eu derbyn wedi’i gyfrifo’n awtomatig drwy offeryn cyfrifol grant ac wedi’i gynnwys yn y cwm cyffredinol mae’r sefydliad wedi gwneud cais amdano.

5. Ceisiadau am Gyllid Ychwanegol

Gellir cyflwyno cyllid ychwanegol i Taith ar gyfer Teithio Gwyrdd, Costau Ychwanegol a Chymorth Cynhwysiant. Dylid cyflwyno ceisiadau o leiaf 30 niwrnod cyn cynhaliaeth gweithgaredd y prosiect ac maent yn amodol ar gymeradwyaeth Taith. Dylai’r holl geisiadau am gyllid ychwanegol gynnig gwerth am arian a dylid bod yn gysylltiedig â’r cyfranogwr unigol sy’n cyflwyno cais am y cyllid ychwanegol. Er enghraifft:

Mae pedwar cyfranogwr yn cynllunio teithio o Gaerdydd i Faes Awyr Fryste; mae nifer o opsiynau wedi cael eu hystyried, a phenderfynir bod bws cyhoeddus yn cynnig y gwerth gorau am arian. Y cyfanswm a delir gan y sefydliad ar gyfer y pedwar cyfranogwr yw £100, neu £25 y pen; ystyrir bod un o’r cyfranogwyr hyn i fod dan anfantais, felly mae’r sefydliad yn cyflwyno cais i Taith am gyllid ychwanegol i bris tocyn bws y cyfranogwr.

I gyflwyno cais, cwblhewch y ffurflen Cais am Gyllid Ychwanegol Llwybr 2 – mae dolen a chanllawiau cefnogi ar gael yn Ardal Aelodau sydd wedi derbyn cyllid ar wefan Taith. Mae Atodlen 4 – Cais am Gyllid Ychwanegol i’r Llythyr Cytundeb Grant yn cyfeirio at yr holl gyllid ychwanegol sydd ar gael.

Teithio Gwyrdd  

At ddibenion Taith a’r Cytundeb hwn, mae “Teithio Gwyrdd” yn cael ei ddeall fel teithio lle defnyddir dull trafnidiaeth isel ei allyriadau yn hytrach na hedfan. Er enghraifft, pan fydd teithio ar feic, trên, coets neu rannu ceir (lleiafswm o dri pherson) ar gyfer y daith yn ei chyfanrwydd. Mae Taith hefyd yn ystyried fferïau fel dull trafnidiaeth uchel ei allyriadau.

Caiff cyfraddau teithio eu cyfrifo’n awtomatig yn seiliedig ar y pellter a deithir fel a amlinellwyd yn Nhabl 1 isod.

Tabl 1

Teithio / Teithio Gwyrdd Pellter (Km)

Cyfraddau Teithio Safonol 

Cyfraddau Teithio Gwyrdd 

10-99km 

20

Dd/B 

100-499km

150

180

500-1999km

230

270

2000-2999km

300 

350  

3000-3999km 

450

520 

4000-7999km

700  

Dd/B 

8000-12000km  

1200

Dd/B 

12000km +  

1400 

Dd/B 

Costau Eithriadol 

Mae costau eithriadol yn cwympo i dri chategori, fel a amlinellir isod.

a) Teithio Eithriadol o Ddrud – i/o ardal anghysbell

Cyfraniad at gost teithio i/o ardal anghysbell (dim ond i’r bobl hynny sy’n gymwys i dderbyn grant teithio). Caiff Teithio Eithriadol o Ddrud ei ddiffinio fel teithio i/o ardal lle nad oes seilwaith trafnidiaeth sefydledig i gyrraedd neu adael cyrchfan.  Mae seilwaith trafnidiaeth yn golygu’r holl brif ffyrdd, ffyrdd, llwybrau beicio, palmentydd, meysydd awyr, rheilffyrdd a chyfleusterau docio, yn ogystal â thrafnidiaeth a chyfleusterau cludiant. Mewn perthynas â theithio eithriadol o ddrud o/i ardal anghysbell, gall yr holl gyfranogwyr fod yn gymwys am daliad ychwanegol.

Gall cyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig dderbyn hyd at 100% o’r costau cymwys gwirioneddol. Gall yr holl gyfranogwyr dderbyn hyd at 80% o’r gost wirioneddol (os nad yw’r swm gwreiddiol yn cynnwys o leiaf 70%).

b) Teithio i Ganolfan Drafnidiaeth yn y DU – cyfranogwyr sy’n ddysgwyr yn unig

Cyfraniad at gost teithio i ganolfan drafnidiaeth yn y DU fel rhan o raglen gyfnewid ryngwladol. Mae canolfan drafnidiaeth yn y DU yn cael ei diffinio gan Taith fel man ymadael lle mae’r unigolyn ar raglen gyfnewid yn gadael i’w gyrchfan ryngwladol. Er enghraifft, maes awyr, gorsaf drenau, porthladd neu orsaf fysiau. Mae enghreifftiau o ddulliau teithio cymwys yn cynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, drenau, bysiau a llongau. Yn achos teithiau ar drên, gall cyfranogwyr hawlio am gost wirioneddol y tocyn trên yn ogystal â cherdyn rheilffyrdd, ar yr amod bod cyfanswm y gost y ddau yn is na chost wreiddiol y tocyn trên yn unig. Disgwylir i gyfranogwyr rhwng 16 a 21 oed sy’n teithio ar fws ddefnyddio Fy Ngherdyn Teithio. Y gyfradd am gyfraniad at betrol yw £0.45 y filltir.

Mae’r cyfraddau hyd at £500 fesul grŵp rhaglen gyfnewid, hyd at uchafswm o £1,200 fesul prosiect, yn seiliedig ar gostau gwirioneddol.

c) Costau Eithriadol sy’n Ymwneud  â Covid

Gellir hawlio’r costau ychwanegol hyn mewn achosion lle mae statws y wlad gyrchfan yn newid yn ystod rhaglen gyfnewid, gan achosi i’r cyfranogwr fynd i gostau ychwanegol sylweddol oherwydd gofyniad i gwarantîn mewn cyfleuster pwrpasol, cydymffurfio â gofynion profi uwch neu debyg. Dylid cael yswiriant perthnasol, gan gynnwys yswiriant teithio, ar gyfer pob rhaglen gyfnewid, nid bwriad y gost eithriadol hon yw disodli yswiriant Covid.

Cymorth Cynhwysiant

Mae hyn ar gyfer yr holl gyfranogwyr ag anghenion dysgu ychwanegol (ADY), anableddau neu’r rhai hynny o gefndir difreintiedig. Hefyd, gellir darllen gwybodaeth am gyllid ychwanegol yn y Canllaw i’r Rhaglen, ac Atodlen 4 – Cais am Gyllid Ychwanegol ac Atodlen 6 – Gwariant Cymwys.

Gall cyfranogwyr ag Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) a/neu anableddau dderbyn hyd at 100% o’ costau cysylltiedig cymwys. Gellir talu hyn i gyfranogwyr sy’n staff ac sy’n ddysgwyr. Caiff cyllid ei ddal yn ganolog gan Taith ar y cam dyfarnu grant at y diben hwn.

Diffiniad ADY yw: Fel a ddiffiniwyd gan Ddeddf Anghenion Dysgu Ychwanegol a’r Tribiwnlys Addysg (Cymru) 2018 (y Ddeddf ADY), Cod Anghenion Dysgu Ychwanegol Cymru 2021 (y Cod ADY).

Ffiniad anabledd yw: Diffiniad person Anabl yw rhywun â nam corfforol neu feddyliol sydd ag effaith ‘sylweddol’ a ‘thymor hir’ ar eu gallu i gyflawni gweithgareddau beunyddiol (Deddf Cydraddoldeb 2010)’.

Gall cyfranogwyr symudedd allanol o gefndiroedd difreintiedig dderbyn hyd at 100% o’r costau gwirioneddol am gostau sy’n gysylltiedig â theithio ychwanegol cymwys e.e., fisâu, pasbortau, yswiriant teithio, bagiau (lle bo’n ofynnol). Gellir talu hyn i gyfranogwyr sy’n staff ac sy’n ddysgwyr.

Gweler y tabl isod, sy’n amlinellu meini prawf cymhwysedd Cyfranogwyr Dan Anfantais i gyfranogwyr sy’n staff ac yn ddysgwyr sy’n dymuno hawlio cyllid ychwanegol.

Am ragor o wybodaeth am gyllid ychwanegol, e-bostiwch cefnogaeth@taith.wales

6. Canslo neu darfu ar weithgareddau a gynlluniwyd

Dychwelyd yn gynnar

Gweler adran 7.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect

Hyd byr                                                                                               

Gweler adran 7.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect

Canslo cyn gadael

Gweler adran 7.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect

Force Majeure

Mae Force Majeure yn cyfeirio at achosion lle bydd rhywbeth y tu allan i’ch rheolaeth yn eich atal rhag cynnal gweithgaredd a gynlluniwyd yn eich prosiect. Gellir galw’r cymal hwn i rym pan na fydd modd i chi aildrefnu’r gweithgaredd a gynlluniwyd a byddai colled ariannol i chi o ganlyniad.

Gellir dim ond cyflwyno ceisiadau mewn amgylcheddau clir a phendant sydd y tu hwnt i’ch rheolaeth: Yn gyffredinol, gall hyn cynnwys:

  • salwch neu anaf difrifol, lle darperir tystysgrif feddygol.
  • profedigaeth sy’n gysylltiedig ag aelodau agos o’r teulu, megis rhieni neu fam-gu neu dad-cu.
  • terfysg gwleidyddol mawr neu drychineb naturiol yn y wlad dderbyn lle mae angen teithio ar frys ac mae hyn wedi cael effaith ar weithgaredd cynlluniedig y prosiect e.e. digwyddiad rhaeadru, rhaglen gyfnewid
  • profiad trawmatig a allai gynnwys bod yn rhan o ddamwain difrifol neu fod yn dyst iddo, neu fod yn dyst neu’n ddioddefwr trosedd ddifrifol, ac mae hyn wedi cael effaith ar y cyfranogwr.
  • gweithgaredd prosiect yn cael ei oedi neu ei ganslo oherwydd Covid 19
  • gweithgareddau prosiect a drefnwyd cyn unrhyw newid sylweddol i fesurau lliniaru Covid-19 cenedlaethol yn y DU neu’n rhywle arall, e.e. cyfnodau cloi, y gellir eu hystyried i fod yn achos o force majeure.

Rydym ni’n disgwyl i chi ddarparu tystiolaeth lawn o’r amgylchiadau a nodwyd uchod. Rhaid cymeradwyo’r holl achosion o force majeure cyn eu cyflwyno adroddiad terfynol y prosiect.

NID yw force majeure yn cynnwys:

  • anghydfod rhwng sefydliadau partner y byddai’n bosib eu datrys
  • anghydfod rhwng cyfranogwyr a sefydliadau derbyn y byddai’n bosib eu datrys
  • cyfranogwyr sy’n gwneud gweithgareddau rhaglen gyfnewid sydd am ddychwelyd adref
  • amgylchiadau rhagweladwy y gellid eu datrys gan y naill sefydliad partner na’r llall, cyfranogwyr rhaglenni cyfnewid, sefydliadau sy’n anfon neu’n derbyn neu ddarparwyr gwasanaethau eraill
  • anghydfod llafur, streiciau, anawsterau ariannol neu fethiant unrhyw wasanaeth, diffygion cyfarpar neu ddeunyddiau neu oedi wrth eu gwneud yn hygyrch.

Sylwer nad yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr a byddwn yn ystyried pob cais fesul achos.  Ar gyfer gweithgareddau rhaglenni cyfnewid, mae grant Taith dim ond yn cynnwys y cyfnod gwirioneddol sy’n cael ei dreulio dramor ac mae cyfranogwyr dim ond yn gymwys i dderbyn grantiau sy’n cyfateb i hyd gwirioneddol y rhaglen gyfnewid. Rhaid ad-dalu unrhyw gyllid sy’n weddill drwy ofyn am y gwahaniaeth gan y cyfranogwr.

Dylid gofyn am unrhyw newidiadau i geisiadau oherwydd force majeure gan ddefnyddio’r ffurflen Newid Prosiect sydd ar gael yn Ardal Derbynnydd Grant ar wefan Taith ynghyd â chanllaw cefnogi. Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau, e-bostiwch cefnogaeth@taith.wales.  Gweler hefyd adran 7 – Gwneud newidiadau i’ch prosiect.

7. Gwneud newidiadau i'ch prosiect

Gallwch wneud newidiadau i’ch prosiect drwy gydol ei ddarpariaeth lle maent yn ofynnol. Ni ddylai unrhyw ddiwygiadau prosiect newid y nodau a’r amcanion sylfaenol na’r sail ar gyfer dyfarnu cyllid i’r prosiect yn y Cais am Grant.

Dylid gofyn am newidiadau lle mae angen cymeradwyaeth gan Taith drwy’r ffurflen gais newidiadau i brosiect yn ardal aelodau’r wefan (mae hyn yn cynnwys newidiadau sy’n ofynnol oherwydd achosion Force Majeure). Cwblhewch y ffurflen gais am newidiadau o leiaf 30 niwrnod cyn dechrau’r rhaglen neu’r gweithgaredd prosiect a gynlluniwyd; ar gyfer digwyddiadau anrhagweladwy megis dychwelyd yn gynnar, hyd byr a Force Majeure, gofynnir i chi ein hysbysu ni cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o’r newid.

Newidiadau lle mae angen cymeradwyaeth Taith

Newid cynrychiolydd cyfreithiol neu berson cyswllt

Yn ystod hyd oes y prosiect, gellir newid y cynrychiolydd cyfreithiol neu’r person/pobl gyswllt. I wneud hyn, cwblhewch y ffurflen newid prosiect cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o newid. Er mwyn newid cynrychiolydd cyfreithiol, rhaid i chi hefyd anfon hysbysiad ffurfiol (ar ffurf dogfen PDF) o ffynhonnell awdurdodedig/a ddilyswyd ar bapur swyddogol i gadarnhau bod gan y llofnodwr newydd yr awdurdod i lofnodi dogfennau cyfreithiol ar ran y sefydliad.

Newidiadau consortiwm

Os ydych chi’n dymuno ychwanegu partner newydd i gonsortiwm sydd eisoes yn bodoli neu newid y partner consortiwm a enwyd yn wreiddiol ar eich ffurflen gais, bydd angen i ni gymeradwyo’r newid hwn. Byddwn ni’n asesu goblygiadau’r newid i’r consortiwm, yn gwirio bod yr holl feini prawf cymhwysedd wedi’u bodloni ac nad oes effaith ar gwmpas ac ansawdd cyffredinol y consortiwm cyn cadarnhau ein penderfyniad. Cwblhewch y ffurflen gais i newid prosiect cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o newid.

Hyd y prosiect

Os bydd angen i chi leihau neu estyn hyd gwreiddiol y prosiect, dywedwch wrth Taith o leiaf 60 mlynedd cyn dyddiad dod i ben y prosiect.

Newidiadau i’r Partner Rhyngwladol, y gyrchfan wreiddiol, neu gynnwys cyrchfan arall mewn rhaglen gyfnewid

Os ydych chi’n dymuno gofyn am newid i’r Partner Rhyngwladol gwreiddiol roeddech chi’n cynllunio gweithio gydag ef ar eich prosiect Llwybr 2, cyflwynwch hwn i Taith o leiaf 30 niwrnod cyn i unrhyw weithgaredd cynlluniedig gael ei gynnal. Os bydd newid yn y Partner Rhyngwladol yn arwain at newid i’r gyrchfan wreiddiol a nodwyd ar eich cais a gymeradwywyd, dylech chi gynnwys hwn yn eich cais i wneud newid i’r prosiect. Os nad yw eich Partner Rhyngwladol wedi newid, ond hoffech chi newid y gyrchfan, neu gynnwys cyrchfan arall yn eich rhaglen gyfnewid gynlluniedig, cyflwynwch gais i Taith o leiaf 30 niwrnod cyn cynnal unrhyw weithgaredd a gynlluniwyd.

Rhaid cydymffurfio ag unrhyw gyngor teithio gan  llywodraeth y DU. Ni fydd Taith yn cyllido teithio i wledydd/rhanbarthau lle mae’r FCDO yn cynghori yn erbyn teithio tramor. Pan fydd amgylchiadau’n newid mewn gwlad lle mae Derbynwyr Grant yn cynllunio rhaglen gyfnewid, gan arwain at gyngor gan y FCDO yn erbyn teithio rhyngwladol, rhaid i’r Derbynnydd Grant wneud trefniadau amgen, megis aildrefnu’r rhaglen gyfnewid i wlad gyrchfan wahanol. Cyn gwneud unrhyw addasiadau, dylai Derbynwyr Grant gysylltu â Taith i drafod/dod i gytundeb.

Rhaid parhau i fodloni nodau, amcanion ac allbynnau gwreiddiol y prosiect, neu ragori arnynt, gyda’r Partner Rhyngwladol newydd, neu yn y gyrchfan newydd. Os ydych chi’n cynllunio cynnwys ail gyrchfan mewn gweithgaredd rhaglen gyfnewid, rhaid parhau i fodloni hyd sylfaenol y symudedd yn unol â Thabl 1 Isod.

Math o raglen gyfnewid/gweithgaredd 

Ysgolio

Ieuenctid 

Addysg i Oedolion 

AB a VET 

Rhaglenni cyfnewid grŵp o ddysgwyr

3 diwrnod – 1 mis (28 diwrnod) 

3 diwrnod – 1 mis (28 diwrnod) 

3 diwrnod – 1 mis (28 diwrnod) 

3 diwrnod – 1 mis (28 diwrnod) 

Rhaglenni gyfnewid i staff

2 ddiwrnod – 1 mis (28 diwrnod) 

2 ddiwrnod – 1 mis (28 diwrnod) 

2 ddiwrnod – 1 mis (28 diwrnod) 

2 ddiwrnod – 1 mis (28 diwrnod) 

Dychwelyd yn gynnar

Os bydd cyfranogwr yn dychwelyd yn gynnar o raglen gyfnewid ond yn bodloni’r gofyniad hyd sylfaenol, dylech chi adrodd y newid hwn i Taith. Gall cyllid dim ond cynnwys hyd gwirioneddol y rhaglen gyfnewid a dylid ad-dalu unrhyw ordaliad, ac eithrio dan yr amgylchiadau penodol a amlinellwyd isod. Gweler yr adran ‘Ad-daliadau’ am ragor o wybodaeth.

Hyd byr

Mae cais hyd byr yn berthnasol i gyfranogwyr nad ydynt yn bodloni’r hyd sylfaenol sy’n ofynnol ar gyfer eu harhosiad, oherwydd force majeure. Os caiff cais hyd byr ei gymeradwyo,rhaid i’r Derbynnydd Grant ddileu cofnod y rhaglen gyfnewid a dychwelyd y grant i’r prosiect drwy gyflwyno cais am y gwahaniaeth gan y cyfranogwr.

Canslo cyn gadael

Os caiff rhaglen gyfnewid ei chanslo cyn dechrau oherwydd force majeure, bydd Taith yn talu’r costau gwirioneddol a godwyd hyd at swm y grant y cytunwyd arno’n wreiddiol, mewn achosion a gymeradwywyd. Yn gyntaf, bydd yn rhaid i’r Derbynwyr Grant hawlio’r costau hyn yn erbyn eu polisi yswiriant (gweler Atodlen 8 – Y Broses Newid Prosiect  eich Llythyr Cytundeb Grant am fanylion). Byddai’n rhaid i fanylion yr unigolyn gael eu nodi yn yr adroddiad misol, ac eithrio dyddiadau, gyda thestun cryno yn yr adran sylwadau sy’n esbonio na wnaeth y rhaglen gyfnewid gael ei chynnal. Bydd yn rhaid cyflwyno cais am unrhyw gostau nad yw premiwm yr yswiriant wedi’u talu yn unol â’r broses cyflwyno cais am gyllid ychwanegol.

Newid i allbwn prosiect

Ffocws Llwybr 2 yw creu allbynnau prosiect diriaethol, a gynlluniwyd yn dda sy’n fesuradwy, sydd o werth i sefydliadau eraill a/neu’r sector(au) ar draws Cymru. Rhaid trafod unrhyw newidiadau i’r prosiect gwreiddiol y mae’r cais wedi’i gymeradwyo ar eu cyfer â Taith cyn i unrhyw newidiadau ddod i rym.

Newid gweithgareddau lledaenu a gynlluniwyd

Agwedd allweddol ar Lwybr 2 yw’r gofyniad i allbynnau prosiect gael eu rhannu a’u lledaenu. Bydd yn rhaid i sefydliadau sy’n cyflwyno cais ddangos yn glir sut maent yn bwriadu rhannu canlyniadau eu prosiect, ac â phwy. Rhaid i’r gweithgaredd lledaenu fod yn briodol ac yn hygyrch i’r sector(au), ac yn berthnasol i fformat a bwriad allbwn y prosiect. Rhaid trafod unrhyw newidiadau i’r prosiect gwreiddiol y mae’r cais wedi’i gymeradwyo ar eu cyfer â Taith cyn i unrhyw newidiadau ddod i rym.

Newidiadau i brosiectau a chyfranogwyr a throsglwyddo cyllidebau

Rhaid i Taith gymeradwyo unrhyw newidiadau neu drosglwyddiadau rhwng y categorïau o weithgareddau hyn, sy’n 20% neu’n fwy o’r gyllideb wreiddiol a gymeradwywyd:

  • Niferoedd staff ar raglenni cyfnewid
  • Niferoedd grŵp o ddysgwyr
  • Nifer y bobl gysylltiedig
  • Dyddiau symudedd (yn cymryd bod y lleiafswm hyd yn cael ei gyflawni)
  • Costau staff
  • Categorïau gweithgaredd prosiect e.e., Rheoli a Gweithredu Prosiect, Lledaenu a Chyfieithu.

Ni all costau staff fod yn fwy na 35% o gyfanswm y gyllideb a gymeradwywyd a dim mwy na 30% i’r partner rhyngwladol.

Ar gyfer unrhyw newidiadau lle mae angen cymeradwyaeth Taith, cwblhewch y Ffurflen Gais am Newid Llwybr 3 o leiaf 30 niwrnod calendr cyn i unrhyw newid ddod i rym, y mae dolen iddi ar ardal Derbynwyr Grantar wefan Taith. Mae canllawiau ar sut i gwblhau’r ffurflen hefyd ar gael yma. Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau neu os hoffech chi gymorth wrth gwblhau’r ffurflen, e-bostiwch cefnogaeth@taith.cymru

Gweler Atodlen 8 – Y Broses Newid Prosiect eich Llythyr Cytundeb Grant am ragor o wybodaeth am drosglwyddiadau cyllideb.

Newidiadau nad oes angen cymeradwyaeth Taith arnynt

Rhaid diweddaru’r rhain ar yr adroddiadau perthnasol cyn gynted ag y byddant yn hysbys.

Newidiadau hyd at 20% o’r canlynol yn seiliedig ar y gyllideb gymeradwy wreiddiol:

  • Niferoedd staff ar raglenni cyfnewid
  • Niferoedd grŵp o ddysgwyr
  • Nifer y bobl gysylltiedig
  • Dyddiau rhaglen gyfnewid
  • Costau staff
  • Categorïau gweithgaredd prosiect e.e., Rheoli a Gweithredu Prosiect, Lledaenu a Chyfieithu
  • Tanwariant ar gostau uned fesul cyfranogwr, fesul rhaglen gyfnewid h.y. cyfraniad costau teithio a chynhaliaeth. Er enghraifft, os ydych yn tanwario ar y naill neu’r llall o’r ddau gategori hyn gallwch ei ddefnyddio i ychwanegu at y llall os oes angen, neu ar gyfer gwariant arall i ymwneud a’r prosiect.

Fel uchod, ni all costau staff fod yn fwy na 35% o gyfanswm y gyllideb a gymeradwywyd.  Os gwneir newid o dan y trothwy 20%, ni ddylai gael effaith ar gostau staff neu gostau cyfatebol.

Mae Taith yn cadw’r hawl i gynyddu neu leihau’r trothwy can 10% os oes rheswm gweithredol i wneud hynny a bydd yn cyfathrebu unrhyw newidiadau i’r Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid yn brydlon.

Enghreifftiau o newidiadau i brosiectau

Newidiadau i  gweithgaredd symudedd

Enghraifft i newidiadau sy’n bosib heb ein cymeradwyaeth

Enghraifft o newidiadau lle mae angen ein cymeradwyaeth

Senario: Symudedd i Ffrainc gydag 20 o gyfranogwyr.

Newid sydd ei angen: 3 cyfranogwr yn tynnu’n ôl, heb ddod o hyd i unrhyw un arall.

Canlyniad: Mae’r newid hwn yn bosibl heb ein cymeradwyaeth ni, gan fod cyfanswm y cyfranogwyr ar gyfer y gweithgaredd hwn wedi’i leihau gan lai nag 20% o’r nifer gwreiddiol o gyfranogwyr.

Enghraifft o newidiadau lle mae angen ein cymeradwyaeth

Senario: Mae prosiect gyda phartner yn Tsieina yn cynnwys symudedd grŵp dysgwyr gyda 5 cyfranogwr, a symudedd staff gyda 3 chyfranogwr.

Newid sydd ei angen: Nid yw 2 ddysgwr yn gallu mynychu’r grŵp symudedd dysgwyr, ac mae Derbynnydd y Grant yn dymuno cael aelod ychwanegol o staff yn lle’r cyfranogwr hwn i ymuno â symudedd y staff.

Canlyniad: Byddai angen cymeradwyo’r newid hwn, gan fod cyfanswm y cyfranogwyr ar gyfer pob gweithgaredd yn cael ei effeithio gan fwy nag 20% o’r nifer gwreiddiol o gyfranogwyr.

8. Diogelu

Yn unol ag Atodlen 11 – Diogelu y Llythyr Cytundeb Grant, bydd yr holl Derbynwyr Grant wedi cwblhau rhestr wirio Diogelu fel rhan o dderbyn y cyllid yn ffurfiol. Mae’r rhestr wirio yn nodi’r gofynion mae’n rhaid cydymffurfio â nhw wrth weithio’n uniongyrchol gyda’r cyfranogwyr sydd dan 18 oed a/neu oedolion sy’n agored i niwed, neu wrth ddarparu gwaith sydd ag effaith ar gyfranogwyr sydd dan 18 oed a/neu oedolion sy’n agored i niwed.

Mae gan yr holl Derbynwyr Grant gyfrifoldeb i ddiogelu lles cyfranogwyr dan 18 oed neu sy’n oedolion sy’n agored i niwed (fel y diffiniwyd o dan Ran 7 Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014), yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol a’r canllawiau sy’n dod gyda hi.

Gall Gweithdrefnau Diogelu Cymru helpu’r Derbynwyr Grant i ddeall y dyletswyddau a amlinellwyd yn y ddeddfwriaeth hon a’i chanllawiau, a’u rhoi ar waith.

Mae gan yr holl leoliadau addysg yng Nghymru ddyletswydd gyfreithiol i sicrhau bod gan blant fynediad at amgylchedd dysgu diogel. Mae’n bwysig bod lleoliadau addysg yn glir am sut maent yn parhau i fodloni eu dyletswyddau statudol ar gyfer diogelu plant a phobl ifanc wrth wneud trefniadau ar gyfer ymweliadau cyfnewid dramor, fel a amlinellwyd yn y canllawiau statudol Cadw Dysgwyr yn Ddiogel.

Yn ogystal, rhaid i’r holl Derbynwyr Grant ystyried y ddeddfwriaeth berthnasol sy’n ymwneud â diogelu yn y wlad/tiriogaeth y maent yn anfon cyfranogwyr iddynt a, lle bo’n briodol, cynnwys hyn yn eu prosesau/gweithdrefnau.

Mae’n ofynnol i’r holl Derbynwyr Grant a Chyfranogwyr Consortiwm (os yn berthnasol) sy’n cymryd rhan yn y rhaglen Taith gael y canlynol ar waith:

  • Polisi diogelu wedi’i ddiweddaru a pholisïau priodol eraill, e.e. polisi diogelu plant, polisi cwynion, polisi chwythu’r chwiban, gwrth-aflonyddu a pholisi bwlio, polisi diogelu data
  • Gweithdrefnau recriwtio diogel
  • Cofnodion hyfforddi diweddar
  • Cod ymddygiad i gyfranogwyr
  • Cod ymddygiad i staff a gwirfoddolwyr
  • Dull clir ar gyfer adrodd am unrhyw bryderon diogelu
  • Dull clir ar gyfer cynnal gwiriadau addas ar deuluoedd cynnal a gweithdrefnau priodol ar waith ar gyfer ymweliadau a chynllunio (lle bo’n berthnasol)
  • Unigolyn dynodedig sy’n ddeiliad swydd uwch yn y sefydliad ac sydd â chyfrifoldeb am ddiogelu
  • Asesiadau a gwiriadau risg priodol, gan gynnwys gwiriadau cofnodion troseddol a/neu GDG lle bo hynny’n briodol
  • Yswiriant addas, gan gynnwys yswiriant teithio ac atebolrwydd.

Mae’n rhaid i’r holl Derbynwyr Grant a Chyfranogwyr Consortiwm (os yn berthnasol) a fydd yn cynnal Gweithgareddau Grant (gan gynnwys rhaglenni cyfnewid rhithwir) sy’n cynnwys plant dan 18 oed ac oedolion sy’n agored i niwed gwblhau rhestr wirio fel rhan o’r Llythyr Cytundeb Grant.  Rhaid cwblhau’r holl ofynion sy’n rhan o’r rhestr wirio cyn y gall gweithgaredd gael ei gynnal.

9. Adrodd

Mae holl brosiectau Taith yn cynnwys cyflwyno mathau gwahanol o adroddiadau drwy gydol cylch oes y prosiect.

Adroddiad Cyfranogwyr

Mae’r adroddiad cyfranogwr yn casglu data cyfranogwyr o’ch symudiadau gorffenedig. Ar ôl cwblhau eich symudedd, rhaid diweddaru’r adroddiad cyfranogwr o fewn 28 diwrnod calendr. Mae’r adroddiad yn cael ei gadw yn eich ffolder adrodd unigol, sy’n cynnwys arweiniad i’ch cynorthwyo i gyflwyno’ch adroddiad cyfranogwr.

Adroddiad Interim 

Gellir gofyn i Derbynwyr Grant gyflwyno adroddiad interim sy’n seiliedig ar hyd prosiect a/neu sgôr risg prosiect a chyflwyno eu hadroddiad erbyn y dyddiad cau fel y nodwyd yn  Atodlen 1 – Y Broses Amserlenni Taliadau. Caiff taliadau eu gwneud yn amodol ar gymeradwyaeth Rhaglen Weithredol Taith o adroddiadau boddhaol. Bydd angen cwblhau a chyflwyno adroddiadau interim yn electronig. Caiff canllawiau ychwanegol am sut i gwblhau a chyflwyno’r adroddiad interim eu darparu i Derbynwyr Grant yn nes ar ddiwedd y cyfnod adrodd. Caiff yr adroddiad ei ddefnyddio i asesu i ba raddau mae prosiect yn cael ei gyflwyno’n unol â’r Cais Grant gwreiddiol. Pan fydd adroddiad interim Derbynnydd Grant wedi’i adolygu, bydd y Derbynnydd Grant yn derbyn adborth, ynghyd â chadarnhad ynghylch unrhyw cyn-daliad pellach. Efallai bydd hefyd argymhellion neu bwyntiau gweithredu i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid fynd i’r afael â nhw o fewn amserlenni gosod.

Adroddiad Terfynol 

Bydd angen cwblhau a chyflwyno adroddiadau terfynol yn electronig. Rhaid cyflwyno’r adroddiad o fewn 30 niwrnod calendar o ddyddiad dod i ben y prosiect fel y nodwyd yn Atodlen 1 – Y Broses Amserlenni Taliadau ond gellir ei gyflwyno cyn gynted ag y bydd holl weithgareddau’r prosiect wedi’u cwblhau. Bydd canllawiau pellach ar sut i gwblhau a chyflwyno adroddiadau terfynol eu darparu i Derbynwyr Grant yn agos at ddyddiadau dod i ben prosiectau. Caiff yr adroddiad ei ddefnyddio i asesu i ba raddau cafodd y prosiect ei gyflwyno’n unol â’r cais gwreiddiol. Pan fydd adroddiad terfynol Derbynnydd Grant wedi cael ei asesu, bydd y Derbynnydd Grant yn derbyn adborth ynghyd â chadarnhad o swm unrhyw daliad terfynol sy’n ddyledus i’r Derbynnydd Grant neu unrhyw ad-daliad sy’n ddyledus i Taith.

Bydd yn rhaid i’r holl brosiectau llwybr gyflwyno adroddiad terfynol, wedi’i llofnodi’n digidol, ac i prosiectau gyda ddyraniad grant o £50k neu mwy, tystysgrif gwariant (gweler Atodlen 7 – Tystysgrif o Wariant a’r adran isod). Caiff canllawiau ychwanegol am sut i gwblhau a chyflwyno’r adroddiad terfynol a’r ffurflen ddatganiad eu darparu i Derbynwyr Grant yn nes ar ddiwedd y cyfnod adrodd.

Pwrpas yr adroddiad terfynol yw cynnig darlun cyflawn terfynol o’r Gweithgareddau Grant a ddarparwyd a’r gwariant a gafwyd, gan ei gwneud hi’n bosib cysoni’r gyllideb. Gallai methu â bodloni’r dyddiad cau ar gyfer ei gyflwyno arwain at gynnal pwerau Taith i ddal taliad yn ôl, ei ohirio neu ad-daliad Grant yn unol â’r Cytundeb. Caiff swm y taliad terfynol i’w wneud i’r Derbynnydd Grant ei gadarnhau’n seiliedig ar adroddiad terfynol i’w gyflwyno erbyn y dyddiad cau fel y nodwyd yn Atodlen 1 – y Broses Amserlenni Taliadau. Yn unol â’r Cytundeb, os a) na chafodd Gweithgareddau’r Grant eu cynnal neu os cânt eu cynnal mewn ffordd sy’n wahanol i’r hyn a gynlluniwyd; neu b) mae’r Gwariant Cymwys a godwyd gan y Derbynnydd Grant yn is na’r hyn a gynlluniwyd adeg cyflwyno’r cais, neu c) nid yw ansawdd y gweithgareddau/allbynnau a gadwyd yn ddigonol, gellir gwneud didyniadau cyfatebol i’r Grant neu, lle bo’n berthnasol, efallai y bydd yn rhaid i’r Derbynnydd Grant ad-dalu unrhyw symiau dros ben a dderbyniwyd eisoes.

Tystysgrifau o Wariant

Rhaid i’r holl Derbynwyr Grant sy’n derbyn dyfarniadau Grant sy’n fwy na £50,000 gwblhau’r datganiad tystysgrif (Atodlen 7 – Tystysgrif  o Wariant) a’i gyflwyno o fewn 30 niwrnod calendr o ddyddiad dod i ben y prosiect ynghyd â’r adroddiad terfynol. Bydd cymeradwyaeth Rhaglen Weithredol Taith yn sbarduno’r broses talu’r Grant.  Bydd Sicrwydd am Grantiau sy’n is na £50,000 drwy gwblhau datganiad fydd yn rhan o adroddiad terfynol y Derbynnydd Grant.

10. Archwilio a Sicrwydd a Chadw Cofnodion

Gellir dewis Derbynwyr Grant ar gyfer archwiliadau sicrhau ansawdd i asesu eu cydymffurfiaeth â rheolau rheoli ariannol a rhaglenni drwy wirio’r cofnodion perthnasol, arferion rheoli ac unrhyw amodau ychwanegol a nodwyd yn y llythyr Cytundeb Grant. Bydd y gwiriadau ansawdd yn archwilio’r meysydd canlynol:

  • gweinyddiaeth gyffredinol o’r prosiect Taith
  • trefniadau bancio ar gyfer dyfarniadau grant Taith
  • tystiolaeth a chofnodion o drafodion
  • amseru a gweithdrefnau ar gyfer taliadau
  • cymhwysedd cost
  • teithio
  • tystiolaeth o weithgareddau/cyfarfodydd
  • costau cynhwysiant (os yn berthnasol)
  • costau eithriadol (os yn berthnasol

Bydd tri math o archwiliadau gwirio sicrwydd:

  1. Archwiliadau gwirio bwrdd gwaith yr ymgymerir â nhw o bell. Dyma’r lefel isaf o wiriad cydymffurfiaeth.
  2. Bydd gwiriadau yn y fan a’r lle yn ystod ymweliad â’r safle tra bydd y prosiect yn fyw yn lefel uwch o wirio cydymffurfiaeth. Archwiliad manwl iawn o’r prosiect a’r sefydliad, gan adolygu eu cofnodion gwreiddiol a chyfweld â staff. Gellir hefyd ymgymryd â’r archwiliad hwn fel ymweliad cefnogi i sefydliadau newydd – i fentora eu rheolwyr prosiect a sicrhau bod cydymffurfiaeth â chanllawiau’r rhaglen. Mae hyn yn galluogi sefydliadau i ymgymryd â gweithgaredd cymwys a chynyddu eu gwariant cyllideb gymwys (gan atal adferiadau’n hwyrach).
  3. Gwiriadau yn y fan a’r lle yn ystod ymweliad â safle pan fydd prosiect yn dod i ben. Mae’r archwiliad hwn yn adolygiad fforensig manwl o gofnodion a data sefydliad, gan gynnwys cyfweld â staff. Caiff archwiliad ei gynnal pan fydd anghysondebau difrifol – sy’n ganlyniad gwiriad bwrdd gwaith neu wiriad yn y fan a’r lle yn ystod canfyddiadau archwiliad. Caiff y canlyniadau archwiliad eu hadrodd ar unwaith a chymerir camau priodol i liniaru risg.

Tystiolaeth gefnogi 

Disgwylir i chi gadw cofnodion prosiect ac ariannol digonol i ddangos bod gweithgareddau yr adroddir amdanynt neu a gynllunnir wedi’u cynnal, neu y cânt eu cynnal, yn unol â’r Llythyr Cytundeb Grant a gymeradwywyd. Gellir gwirio’r rhain fel rhan o unrhyw archwiliadau a wneir.

Ar gyfer yr holl gyllid ychwanegol a gymeradwyir, rhaid i chi gadw’r holl anfonebau, derbynebau, cofnodion cyfrifyddu ac unrhyw ddogfennaeth arall (gan gynnwys gohebiaeth) sy’n ymwneud â chostau gwirioneddol.

Rhaid cadw’r holl ddogfennaeth am gyfnod o ddeuddeg mlynedd o ddyddiad y mae’r cyfnod cyllido’n dod i ben.

Cynlluniwyd yr wybodaeth isod i gynnig arweiniad mewn perthynas â’r gofynion sylfaenol i gefnogi tystiolaeth o wariant ar brosiect:

Costau uned e.e. Teithio a Chynhaliaeth ar gyfer gweithgareddau cyfnewid

  • Rhaid llofnodi a dyddio datganiad neu dystysgrif (ni all y dyddiad fod cyn dyddiad olaf y presenoldeb) gan y sefydliad sy’n anfon ac yn derbyn a’r cyfranogwr, gan nodi enw’r cyfranogwr, pwrpas y gweithgaredd a’r dyddiad dechrau a dod i ben a gadarnhawyd.
  • Ar gyfer rhaglenni cyfnewid grŵp, gallai hyn fod ar ffurf taenlen sy’n nodi’r holl gyfranogwyr, a gofyn i bob cyfranogwr lofnodi’r daenlen. Pan fydd y cyfranogwr dan 18 oed, byddai taenlen presenoldeb awdurdodedig â llofnod y person cyfrifol yn ddigon.
  • Rhaid bod tystiolaeth gefnogi ar gyfer cyfranogwyr sy’n cael eu derbyn a’u hanfon a chyfrifoldeb y Derbynnydd Grant fydd sicrhau y cyflwynir y dystiolaeth hon. Rhaid croesgyfeirio’r cyfeirnod cyfranogwr mewn adroddiadau i Taith ar yr holl dystiolaeth gefnogi a nodwyd uchod.
  • Bydd angen darparu manylion llawn yr holl sefydliadau partner gyda’r holl ohebiaeth.
  • Rhaid cyfeirio at yr holl ddogfennaeth gan ddefnyddio rhif cyfranogwr Taith a pharu’r holl ddata yn yr adroddiadau.

Costau gwirioneddol

Ar gyfer yr holl gostau gwirioneddol a nodwyd isod, rhaid i chi gadw’r holl anfonebau, derbynebau, cofnodion cyfrifyddu ac unrhyw ddogfennaeth arall (gan gynnwys gohebiaeth) sy’n ymwneud â chostau gwirioneddol eich prosiect.

Costau staff

  • Contract cyflogaeth
  • Ffurflen hawliad wedi’i brosesu os yw’r taliad ar gyfer staff oriau achlysurol/amrywiol sy’n cael eu talu’n fisol am yr oriau gwirioneddol a weithiwyd
  • Amserlenni lle nad yw staff yn gweithio 100% ar y prosiect
  • Rhestrau o drafodion sy’n dangos taliadau i staff wedi’u cyflogi ar y grant.

 Rheoli Prosiect, Rhaeadru a Chyfieithu

  • Contract (os yn berthnasol)
  • Archeb brynu a gymeradwywyd
  • Derbynneb nwyddau
  • Anfoneb
  • Mewnbynnu costau ar y system gyllid (tystiolaeth drwy’r rhestr o drafodion)
  • Cadarnhad o archeb, yn enwedig pan fydd hyn ar-lein
  • Tocynnau trenau, tocynnau awyren a llongau, cadarnhad o westai i ddangos tystiolaeth o’r daith a wnaed.

Nid yw datganiad/derbynneb cerdyn credyd yn dystiolaeth dderbyniol oherwydd nad ydynt yn dangos yr hyn mae’r hyn a brynwyd yn berthnasol iddo.

Rhaid i’r holl dderbynebau (gan gynnwys derbynebau electronig) gynnwys cost yr eitem, y cyflenwr, y dyddiad, yr arian cyfredol a’r rhif TAW (lle bo’n berthnasol).

Cyllid ychwanegol a gymeradwywyd (mae hyn yn arian ychwanegol y gofynnwyd amdano neu a gymeradwywyd ar gyfer teithio gwyrdd, cymorth cynhwysiant neu gostau eithriadol ac maent yn seiliedig ar gostau gwirioneddol)

  • Anfonebau a/neu dderbynebau o’r costau cysylltiedig a gafwyd, gan nodi enw a chyfeiriad y corff sy’n cyhoeddi’r anfoneb a/neu dderbynneb, y swm a’r arian cyfredol, y dyddiad, ac mewn perthynas â theithio, y llwybr a ddefnyddiwyd a’r dyddiad teithio.
  • Bydd yn rhaid darparu tystiolaeth a’i chadw mewn perthynas ag ADY, anableddau a difreintiedig, gan nodi eu rhif cyfranogwr unigryw (nid eu henw) ar y dogfennau.
  • Ar gyfer unrhyw gostau ychwanegol, bydd angen tystiolaeth o werth am arian. Byddai hyn yn cymryd ffurf dyfynbrisiau ysgrifenedig sy’n fwy na £300 neu gymhariaeth o gost nwyddau neu wasanaethau tebyg os yw’n llai na’r gwerth hwn.
  • Gallwn ni hefyd ofyn am unrhyw ddogfen arall rydym ni’n ei hystyried yn berthnasol, a bydd yn rhaid o’r llwybr archwilio, i nodi costau a gweithgareddau. Gallai hyn gynnwys brasamcanion neu ddyfynbrisiau fel tystiolaeth o gyfiawnhad o’r cyllid y gofynnir amdano.
  • Os bydd gofyn am dystiolaeth o gostau gwirioneddol, rhaid i’r Derbynnydd Grant ddarparu’r wybodaeth hon i Taith o fewn dau (2) ddiwrnod gwaith drwy e-bostio cefnogaeth@taith.cymru. Os na ddarperir tystiolaeth, gall Taith hawlio’n cyllid yn ôl os na ddarperir tystiolaeth yn unol ag Atodlen 1 – Y Broses Amserlenni Taliad.
  • Dylid cadw cofnodion prosiect ac ariannol, anfonebau a/neu dderbynebau yn eu fformat gwreiddiol, boed yn gopïau electronig neu galed, a chadw’r holl gofnodion am o leiaf ddeuddeng mlynedd ar ol dyddiad olaf y prosiect yn achos archwiliadau ychwanegol. Bydd hyn yn cynnwys cofnodion sy’n cael eu dal gan is-gontractwyr neu aelodau consortiwm.
  • Fe’ch atgoffir eich bod chi’n cytuno i ddarparu mynediad, yn ôl yr angen, i’r holl safleoedd gweithgareddau a gyllidir a chofnodion perthnasol, yn unol â’r Llythyr Cytundeb Grant (Cymal 6.4).

Nid yw datganiad/derbynneb cerdyn credyd yn dystiolaeth dderbyniol oherwydd nad ydynt yn dangos yr hyn mae’r hyn a brynwyd yn berthnasol iddo.

Rhaid i’r holl dderbynebau (gan gynnwys derbynebau electronig) gynnwys cost yr eitem, y cyflenwr, y dyddiad, yr arian cyfredol a’r rhif TAW (lle bo’n berthnasol).

Hawlio arian yn ôl 

Hawlio arian yn ôl yw Taith yn gofyn am unrhyw gyllid grant nad yw’n cael ei ddefnyddio neu nad yw’n gymwys gan Derbynwyr Grant. Gellir dechrau hawlio arian yn ôl ar unrhyw adeg yn ystod hyd y prosiect dan, heb fod yn gyfyngedig i, y senarios canlynol:

  • costau cymwys a godir gan y Derbynnydd Grant sy’n is na’r rhai hynny a gynlluniwyd ar adeg cyflwyno’r cais
  • cyflwyno’r adroddiad terfynol yn gynnar oherwydd bod y gweithgareddau’n gorffen yn gynharach na’r hyn a ddisgwyliwyd, e.e. cyn y dyddiad dod i ben fel a amlinellwyd yn y Llythyr Cytundeb Grant.
  • terfynu’r Cytundeb Grant drwy naill ai’r Derbynnydd Grant neu Raglen Weithredol Taith
  • mewn achosion o ddiddymu
  • pan fydd adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno gan y Derbynnydd Grant, ar ddyddiad dod i ben y gweithgaredd, pan fydd gwariant wedi’i gysoni neu o ganlyniad gwiriadau archwiliadau pellach

Mae gan y trefniad taliad y nod o leihau’r achosion o hawlio arian yn ôl. Os bydd angen hawlio arian yn ôl, yn y man cyntaf bydd Taith yn ceisio hawlio’r arian yn ôl drwy gydbwyso (lleihau’r swm i’w ad-dalu) yn erbyn y daliad nesaf neu derfynol. Lle na fydd hyn yn bosib, neu na chynllunnir taliad yn y dyfodol agos, caiff anfoneb hawlio’n ôl ei chreu yn gofyn am daliad ar unwaith. Bydd gennych chi 14 diwrnod calendr i ad-dalu’r arian yn uniongyrchol a chaiff llythyron atgoffa eu hanfon. Os na fyddwch chi’n talu’r anfoneb ad-dalu arian, anfonir nodyn atgoffa, ac yna llythyr terfynol atoch cyn cymryd camau cyfreithiol. P’un ai bod lleihad yn eich taliad nesaf neu derfynol neu drwy anfoneb ad-dalu, eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod gennych chi’n gronfeydd digonol ar gael i gyflawni eich holl brosiectau Taith a gymeradwywyd.

11. Cyhoeddusrwydd

Canllawiau Cyhoeddusrwydd

Dylai Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid ddilyn y canllawiau yng Nghanllaw Brandio Taith i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid wrth hyrwyddo’r prosiect, gan nodi’r gofynion ar hyrwyddo dwyieithog.