Llawlyfr Gweithredol Taith

Mae’r canllaw hwn yn ddogfen ganllaw ar gyfer Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid mewn perthynas â chyllid Llwybr 1 Taith ar gyfer prosiectau a gymeradwywyd yn rownd 1 (Gorffennaf 2022) a rownd 2 (Chwefror 2023).

A wnewch chi sicrhau eich bod chi’n darllen y ddogfen hon mewn cyfuniad â’ch Llythyr Grant Taith, gan gynnwys yr holl atodlenni sy’n gysylltiedig â Chanllaw Rhaglenni Taith 2022. 

Os bydd unrhyw wybodaeth yn y llyfr canllaw hwn yn wahanol i’r Llythyr Cytundeb Grant, gan gynnwys yr atodlenni cysylltiedig neu’r Canllaw Rhaglen 2022, bydd cynnwys y Cytundeb Grant a’i atodlenni’n cymryd blaenoriaeth. Os oes gennych chi ymholiadau neu adborth am gynnwys y llawlyfr hwn, e-bostiwch support@taith.wales 

Mae gan y llythyr Cytundeb Grant sawl atodlen, a restrir isod.  

Prosiectau Llwybr 1, Rownd 1 (a gymeradwywyd ym mis Gorffennaf 2022).   

Gwneir yr holl daliadau i sefydliadau mewn punnoedd sterling (GBP) a chânt eu talu i’r manylion cyfrif banc a ddarparwyd eisoes. Bydd angen nodi Taith ar unwaith am unrhyw newidiadau i fanylion banc drwy e-bostio support@taith.wales a chwblhau Ffurflen Cyflenwr Newydd a’i dychwelyd gyda datganiad banc cyfredol. Bydd angen dilysu’r manylion newydd cyn y caiff unrhyw daliadau dilynol eu gwneud.  

Gweler Atodlen – Y Broses Amserlenni Taliadau  o’ch Llythyr Cytundeb Grant sy’n rhoi manylion am bryd y disgwylir gwneud taliadau, y gwerth a chanran y taliad Grant. Gall dyddiadau a gwerthoedd talu amrywio gan ddibynnu ar ofynion adrodd a’r gwariant hyd yma ar Wariant Cymwys.    

Cyfnod y gweithgaredd  

Prosiectau sy’n dechrau 01 Medi 2022 ar gyfer dyfarniadau grant rownd 1 ac o 01 Mai 2023 ar gyfer dyfarniadau grant rownd 2 ac sy’n dod i ben ar y dyddiad dod i ben a bennwyd yng nghymal 2.5 o’r llythyr Cytundeb Grant.  Bydd angen i’r Sefydliad ddychwelyd y Llythyr Cytundeb Grant a’r atodlenni cefnogi a bydd yn rhaid i dîm Taith  ei adolygu cyn y gellir gwneud unrhyw cyn-daliad o grant. Sylwer bod y cytundeb hwn yn rhwymo’n gyfreithiol, a bydd unrhyw wariant a wneir cyn ei lofnodi yn gyfrifoldeb y sefydliad sy’n derbyn cyllid. Bydd Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid dim ond yn derbyn cyllid am y hyd perthnasol yn ystod y ffenestr rhaglen gyfnewid gymwys, a bydd yn dal yn rhaid i raglenni barchu’r hyd byrraf a hiraf y rhaglen yn ystod y ffenestr er mwyn bod yn gymwys am gyllid. Os bydd gweithgaredd terfynol eich prosiect yn dod i ben cyn y dyddiad dod i ben yn eich llythyr Cytundeb Grant, fe’ch anogir i gyflwyno adroddiad terfynol o fewn mis o’r gweithgaredd rhaglen gyfnewid terfynol hwnnw i ddod â’r prosiect i ben a derbyn taliad terfynol neu ddychwelyd unrhyw gyllid sy’n weddill os yw’n berthnasol. Am ragor o wybodaeth, gweler yr adran ‘Adrodd’. 

Canslo cyn gadael 

Gweler adran 6.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect  

Dychwelyd yn gynnar 

Gweler adran 6.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect  

Hyd byr  

Gweler adran 6.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect  

Force majeure  

Mae Force Majeure yn cyfeirio at achosion lle bydd rhywbeth y tu allan i’ch rheolaeth yn eich atal rhag cynnal gweithgaredd a gynlluniwyd yn eich prosiect. Gellir galw’r cymal hwn i rym pan na fydd modd i chi aildrefnu’r gweithgaredd a gynlluniwyd a byddai colled ariannol i chi o ganlyniad. 

Mae’r ffurflen ar gyfer cyllid ychwanegol a chanllawiau ychwanegol ar gael yn ardal Aelodau Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid ar wefan Taith. Os oes gennych chi ymholiadau, e-bostiwch support@taith.wales.  

Gellir dim ond cyflwyno ceisiadau mewn amgylchiadau clir a phenodol y tu hwnt i reolaeth y cyfranogwr, a lle mae effaith wedi bod ar gynnydd astudiaeth/rhaglen gyfnewid neu les y cyfranogwr. Yn gyffredinol, bydd hyn yn cynnwys:   

• salwch neu anaf difrifol, lle mae tystysgrif feddygol yn nodi nad oedd modd i’r cyfranogwr fynychu eu hastudiaethau neu fynd ar eu rhaglen gyfnewid 
• profedigaeth sy’n gysylltiedig ag aelodau agos o’r teulu, megis rhieni neu fam-gu neu dad-cu 
• terfysg gwleidyddol mawr neu drychineb naturiol yn y wlad dderbyn lle mae angen teithio ar frys ac mae hyn wedi cael effaith ar y rhaglen gyfnewid 
• profiad trawmatig a allai gynnwys bod yn rhan o ddamwain difrifol neu fod yn dyst iddo, neu fod yn dyst neu’n ddioddefwr trosedd ddifrifol, ac mae hyn wedi cael effaith ar y cyfranogwr.  
• gweithgaredd prosiect yn cael ei oedi neu ei ganslo oherwydd Covid 19
• gweithgareddau prosiect a drefnwyd cyn unrhyw newid sylweddol i fesurau lliniaru Covid-19 cenedlaethol yn y DU neu’n rhywle arall, e.e. cyfnodau cloi, y gellir eu hystyried i fod yn achos o force majeure. 

Rydym ni’n disgwyl i chi ddarparu tystiolaeth lawn o’r amgylchiadau a nodwyd uchod. Rhaid cymeradwyo’r holl achosion o force majeure cyn eu cyflwyno adroddiad terfynol y prosiect. 

NID yw force majeure yn cynnwys: 

• anghydfod rhwng cyfranogwyr a sefydliadau derbyn y byddai’n bosib eu datrys  
• dosbarthiadau neu sesiynau astudio sy’n cael eu canslo gan y sefydliad derbyn  
• cyfranogwyr sydd am ddychwelyd adref 
• amgylchiadau rhagweladwy y gallai naill ai’r cyfranogwr neu’r sefydliad anfon neu dderbyn eu datrys 
• anghydfod llafur, streiciau, anawsterau ariannol neu fethiant unrhyw wasanaeth, diffygion cyfarpar neu ddeunyddiau neu oedi wrth eu gwneud yn hygyrch 

Sylwer nad yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr a byddwn yn ystyried pob cais fesul achos. Os caiff cais hyd byr ei gymeradwyo, addaswch y cofnod rhaglen gyfnewid i’r dyddiadau gwirioneddol a dreulir dramor. Mae grant Taith dim ond yn cynnwys y cyfnod gwirioneddol sy’n cael ei dreulio dramor ac mae cyfranogwyr dim ond yn gymwys i dderbyn grantiau sy’n cyfateb i hyd gwirioneddol y rhaglen gyfnewid. Rhaid ad-dalu unrhyw gyllid sy’n weddill drwy ofyn am y gwahaniaeth gan y cyfranogwr. Os bydd angen i chi ohirio rhaglen gyfnewid cyfranogwr oherwydd force majeure, rhaid caniatáu i’r cyfranogwr barhau â’r gweithgareddau yn dilyn yr oedi, ar yr amod nad yw dyddiad dod i ben y rhaglen yn mynd y tu hwnt i ddyddiad terfynol y prosiect.  

Diwrnodau aflonyddwch nad ydynt yn cael eu hariannu 

Os bydd  cyfranogwr yn ymgymryd â gweithgaredd nad yw’n gysylltiedig â’i raglen gyfnewid, ni chaiff hyn ei gyllido a chaiff ei ddidynnu o hyd y rhaglen. Os bydd cyfranogwr ar raglen gyfnewid am gyfnod estynedig o amser ac yn dychwelyd adref am y gwyliau, i ymweld â theulu a ffrindiau, mae’r rhain yn ddiwrnodau nad ydynt wedi’u hariannu. Er enghraifft, os bydd cyfranogwr yn estyn hyd y rhaglen gyfnewid ond nid yw’n ymgymryd â’r rhaglen, byddai’r diwrnodau ychwanegol yn cael eu categoreiddio fel diwrnodau nad ydynt yn cael eu cyllido. Byddai’r rhaid bodloni’r hyd sylfaenol am y rhaglen gyfnewid berthnasol wedi tynnu’r diwrnodau heb eu cyllido. Dylai eich adroddiadau ddangos dyddiad dechrau a dod i ben y cyfnod rhaglen gyfnewid, gan nodi’n glir nifer y diwrnodau heb eu cyllido. 

Detholiad o gyfranogwyr 

Chi, sef Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid, sy’n gyfrifol am ddewis cyfranogwyr ar gyfer rhaglenni cyfnewid. Rhaid bod y broses ddethol yn dryloyw, yn drefnus, yn deg ac wedi’i dogfennu. Rhaid i broffil y cyfranogwyr gyd-fynd â’r meini prawf cymhwysedd a amlinellwyd yng Nghanllaw Rhaglen Taith. Ni ddylid codi ffioedd na blaendal i sicrhau lle ar raglenni cyfnewid, boed yn ad-daladwy ai peidio.  

Cyfranogwyr sy’n talu 

Mae’r dyraniad cyllido ar gyfer pob cyfranogwr, tuag allan a thua i mewn, wedi’i gyfrifo yn eich offeryn cyfrifo grant a gyflwynwyd adeg cyflwyno cais. Sicrhewch fod yr holl gyfranogwyr, tuag allan a thuag i mewn, yn derbyn eu dyraniad cyllido llawn at ddibenion teithio a chynhaliaeth. 

Mae cyllid y grant wedi’i rannu i nifer y categorïau cost, y mae manylion amdanynt isod. Mae esboniad llawn o’r gyllideb a ddyfernir ar gael yn Atodlen – Gweithgareddau Grant a Phroffil y Gyllideb eich Llythyr Cytundeb Grant. Sylwer bod yn rhaid gwario’r grant at ddiben cyflwyno’r prosiect yn unig.  

Cymorth Sefydliadol 

Gallech chi benderfynu sut mae defnyddio’r categori cost Cymorth Sefydliadol (OS), ar yr amod ei fod yn gysylltiedig â’r gweithgareddau y cytunwyd arnynt. Mae’r categori hwn yn gyfraniad at unrhyw gost sy’n cael ei chodi gan y sefydliad(au) mewn perthynas â gweithgareddau i gefnogi dysgwyr a staff rhaglenni cyfnewid corfforol a rhithwir, yn fewnol ac yn allanol. Dan bob prosiect, darperir £330 fesul cyfranogwr ar gyfer y 100 cyfranogwr cyntaf. Ar gyfer cyfranogwr rhif 101 ac ymlaen, darperir £195 fesul cyfranogwr. Mae cyfrifiad Cymorth Sefydliadol yn seiliedig ar gyfanswm nifer y rhaglenni cyfnewid allanol a mewnol fesul prosiect.  

Mae costau cymwys ar gyfer Cymorth Sefydliadol yn cynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, y canlynol: 

• Cwrs iaith, i gefnogi dysgu iaith y wlad gynnal 
• Digwyddiadau rhwydweithio, cymdeithasol a diwylliannol ar gyfer cyfranogwyr rhaglenni cyfnewid 
• Teithiau diwylliannol lleol a drefnir i gyfranogwyr rhaglenni cyfnewid 
• Cyfraniad tuag at ffioedd yswiriant fisa 
• Digwyddiadau i hyrwyddo cyfranogiad yn Taith
• Deunyddiau hyrwyddo, gan gynnwys y rhai hynny mae cyfranogwyr rhaglenni cyfnewid yn eu cynhyrchu
• Gweithgareddau llysgenhadon Taith
• Costau staff rheoli prosiect Taith
• Cyfraniad i gynnwys cyflenwad staff.e.e. athrawon cyflenwi
• Costau pasbort neu fisa ychwanegol
• Y defnydd o arbenigwyr 

Cynhaliaeth 

Mae’r grant hwn (wedi’i gyfrifol fel cyfraniad uned gost) yn seiliedig ar hyd y rhaglen gyfnewid gorfforol a’r wlad dderbyn. Mae’r cyfraddau wedi’u grwpio i’r tri chategori canlynol: Grŵp 1 (cost byw uwch), Grŵp 2 (cost byw gymedrol) a Grŵp 3 (cost byw is). At ddibenion rhaglenni cyfnewid cyfunol, caiff grant ei greu’n unig am hyd a chyrchfan yr agwedd gorfforol ar y rhaglen– mae rhagor o wybodaeth ar gael yn y Canllaw Rhaglen perthnasol. Caiff y gost uned ei thalu yn ei chyfanrwydd gan Taith i’r sefydliadau sy’n derbyn cyllid. Rhaid i bob cyfranogwr dderbyn yr hyn mae’n gymwys ar ei gyfer yn ariannol yn llawn, naill ai drwy daliad uniongyrchol gan y sefydliad sy’n derbyn cyllid neu daliadau ar eu rhan. Rhaid i bob sefydliad sy’n derbyn cyllid wirio eu rheoliadau ariannol eu hunain mewn perthynas â’r angen i gael derbynebau at ddibenion archwilio mewnol.   

Teithio  

Mae’r cyllid hwn tuag at y gost uniongyrchol o deithio ac mae’n dibynnu ar y pellter rhwng y sefydliadau anfon a derbyn. Mae hwn yn gyfranogiad cost uned tuag at gost taith ddwy ffordd. Bydd swm grant teithio uwch ar gael i gyfranogwyr sy’n defnyddio opsiynau ‘Teithio Gwyrdd’ sy’n gynaliadwy’n amgylcheddol. Gweler Atodlen – Cais am Gyllid Ychwanegol  y Llythyr Cytundeb Grant am ragor o wybodaeth am sut i hawlio’r taliad ychwanegol ‘Teithio Gwyrdd’.  Caiff y gost uned ei thalu yn ei chyfanrwydd gan Taith i’r sefydliadau sy’n derbyn cyllid. Rhaid i bob cyfranogwr dderbyn yr hyn mae’n gymwys ar ei gyfer yn ariannol yn llawn, naill ai drwy daliad uniongyrchol gan y sefydliad sy’n derbyn cyllid neu daliadau ar eu rhan. Rhaid i bob sefydliad sy’n derbyn cyllid wirio eu rheoliadau ariannol eu hunain mewn perthynas â’r angen i gael derbynebau at ddibenion archwilio mewnol.   

Bydd yr holl gyfranogwyr yn derbyn grant teithio. Bydd y swm yn dibynnu ar y pellter sy’n cael ei deithio hyd at 12,000km. Gweler Atodlen – Gwariant Cymwys ar gyfer pellteroedd a symiau grantiau.  

Byddai’n rhaid i gyfranogwyr (allanol a mewnol) sy’n derbyn cronfeydd cyllid eraill, megis Cyllid Myfyrwyr Cymru, ddatgan y cronfeydd hyn i’r Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid a fyddai wedyn yn ei ddidynnu’n o’r grant teithio. 

Gellir cyflwyno cyllid ychwanegol i Taith ar gyfer Teithio Gwyrdd, Costau Ychwanegol a Chymorth Cynhwysiant. Dylid cyflwyno ceisiadau o leiaf 30 niwrnod cyn cynhaliaeth gweithgaredd y prosiect ac maent yn amodol ar gymeradwyaeth Taith. Dylai’r holl geisiadau am gyllid ychwanegol gynnig gwerth am arian a dylid bod yn gysylltiedig â’r cyfranogwr unigol sy’n cyflwyno cais am y cyllid ychwanegol. Er enghraifft:

Mae pedwar cyfranogwr yn cynllunio teithio o Gaerdydd i Fryste; mae nifer o opsiynau wedi cael eu hystyried, a phenderfynir bod bws cyhoeddus yn cynnig y gwerth gorau am arian. Y cyfanswm a delir gan y sefydliad ar gyfer y pedwar cyfranogwr yw £100, neu £25 y pen; ystyrir bod un o’r cyfranogwyr hyn i fod dan anfantais, felly mae’r sefydliad yn cyflwyno cais i Taith am gyllid ychwanegol i bris tocyn bws y cyfranogwr.

I gyflwyno cais, cwblhewch y ffurflen Cais am Gyllid Ychwanegol Llwybr 1 – mae dolen a chanllawiau cefnogi ar gael yn Ardal Aelodau Sefydliadau sydd wedi Derbyn Cyllid ar wefan Taith. Mae Atodlen – Cais am Gyllid Ychwanegol i’r Llythyr Cytundeb Grant yn cyfeirio at yr holl gyllid ychwanegol sydd ar gael.

Teithio Gwyrdd  

At ddibenion Taith a’r Cytundeb hwn, mae “Teithio Gwyrdd” yn cael ei ddeall fel teithio lle defnyddir dull trafnidiaeth isel ei allyriadau yn hytrach na hedfan. Er enghraifft, mae hyn yn digwydd pan fyddwch yn teithio ar feic, trên, coets neu rannu ceir am y rhan fwyaf o’r daith gron. Mae Taith yn ystyried fferïau i fod yn ddull cludiant uchel ei allyriadau.

Caiff cyfraddau teithio eu cyfrifo’n awtomatig yn seiliedig ar y pellter a deithir fel a amlinellwyd yn Nhabl 1 isod.

Costau Eithriadol 

Mae costau eithriadol yn cwympo i dri chategori, fel a amlinellir isod.

A) Teithio Eithriadol o Ddrud – i ardal anghysbell

Cyfraniad at gost teithio i/o ardal anghysbell (dim ond i’r bobl hynny sy’n gymwys i dderbyn grant teithio). Caiff Teithio Eithriadol o Ddrud ei ddiffinio fel teithio i/o ardal lle nad oes seilwaith trafnidiaeth sefydledig i gyrraedd neu adael cyrchfan.  Mae seilwaith trafnidiaeth yn golygu’r holl brif ffyrdd, ffyrdd, llwybrau beicio, palmentydd, meysydd awyr, rheilffyrdd a chyfleusterau docio, yn ogystal â thrafnidiaeth a chyfleusterau cludiant.

Mewn perthynas â theithio eithriadol o ddrud o/i ardal anghysbell, gall yr holl gyfranogwyr fod yn gymwys am daliad ychwanegol.

Gall cyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig dderbyn hyd at 100% o’r costau cymwys gwirioneddol. Gall yr holl gyfranogwyr dderbyn hyd at 80% o’r gost wirioneddol (os nad yw’r swm gwreiddiol yn cynnwys o leiaf 70%).

B) Teithio i Ganolfan Drafnidiaeth yn y DU – cyfranogwyr sy’n ddysgwyr yn unig

Cyfraniad at gost teithio i ganolfan drafnidiaeth yn y DU fel rhan o raglen gyfnewid ryngwladol. Mae canolfan drafnidiaeth yn y DU yn cael ei diffinio gan Taith fel man ymadael lle mae’r unigolyn ar raglen gyfnewid yn gadael i’w gyrchfan ryngwladol. Er enghraifft, maes awyr, gorsaf drenau, porthladd neu orsaf fysiau. Mae enghreifftiau o ddulliau teithio cymwys yn cynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, drenau, bysiau a llongau. Yn achos teithiau ar drên, gall cyfranogwyr hawlio am gost wirioneddol y tocyn trên yn ogystal â cherdyn rheilffyrdd, ar yr amod bod cyfanswm y gost y ddau yn is na chost wreiddiol y tocyn trên yn unig. Disgwylir i gyfranogwyr rhwng 16 a 21 oed sy’n teithio ar fws ddefnyddio Fy Ngherdyn Teithio. Y gyfradd am gyfraniad at betrol yw £0.45 y filltir.

Mae’r cyfraddau fel a ganlyn:

Rhaglenni Cyfnewid Grŵp: Hyd at £500 fesul grŵp rhaglen gyfnewid, hyd at uchafswm o £1,200 fesul prosiect, yn seiliedig ar gostau gwirioneddol.  Dyma’r gost gymwys ar gyfer Ysgolion, Ieuenctid, Addysg i Oedolion, a’r sectorau Addysg Bellach a Hyfforddiant Addysg Alwedigaethol. Nid oes cost gymwys ar gyfer Addysg Uwch.

Rhaglenni cyfnewid Unigol: Mae cyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig yn gymwys i gael hyd at £100 fesul cyfranogwr fesul rhaglen gyfnewid, yn seiliedig ar gostau gwirioneddol Dyma’r gost gymwys ar gyfer yr holl sectorau.

C) Costau Eithriadol sy’n Ymwneud  â Covid

Gellir hawlio’r costau ychwanegol hyn mewn achosion lle mae statws y wlad gyrchfan yn newid yn ystod rhaglen gyfnewid, gan achosi i’r cyfranogwr fynd i gostau ychwanegol sylweddol oherwydd gofyniad i gwarantîn mewn cyfleuster pwrpasol, cydymffurfio â gofynion profi uwch neu debyg. Dylid cael yswiriant perthnasol, gan gynnwys yswiriant teithio, ar gyfer pob rhaglen gyfnewid, nid bwriad y gost eithriadol hon yw disodli yswiriant covid.

Cymorth Cynhwysiant 

Mae hyn ar gyfer yr holl gyfranogwyr ag anghenion dysgu ychwanegol (ADY), anableddau neu’r rhai hynny o gefndir difreintiedig. Hefyd, gellir darllen gwybodaeth am gyllid ychwanegol yn y Canllaw i’r Rhaglen, ac Atodlen – Cais am Gyllid Ychwanegol ac Atodlen – Gwariant Cymwys  eich Llythyr Cytundeb Grant.

Gall cyfranogwyr ag Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) a/neu anableddau dderbyn hyd at 100% o’ costau cysylltiedig cymwys. Gellir talu hyn i gyfranogwyr sy’n staff ac sy’n ddysgwyr. Caiff cyllid ei ddal yn ganolog gan Taith ar y cam dyfarnu grant at y diben hwn.

Diffiniad ADY yw: Fel a ddiffiniwyd gan Ddeddf Anghenion Dysgu Ychwanegol a’r Tribiwnlys Addysg (Cymru) 2018 (y Ddeddf ADY), Cod Anghenion Dysgu Ychwanegol Cymru 2021 (y Cod ADY)

Diffiniad anabledd yw: ‘Diffiniad person anabl yw rhywun â nam corfforol neu feddyliol sydd ag effaith ‘sylweddol’ a ‘thymor hir’ ar eu gallu i gyflawni gweithgareddau beunyddiol (Deddf Cydraddoldeb 2010)’.

Gall cyfranogwyr sy’n ddysgwyr o gefndiroedd difreintiedig dderbyn hyd at 100% o’r costau gwirioneddol am gostau sy’n gysylltiedig â theithio ychwanegol cymwys e.e., fisâu, pasbortiau, yswiriant teithio, bagiau (lle bo’n ofynnol).

Gall cyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig dderbyn hyd at 50% o grant teithio ychwanegol os ydynt yn teithio i gyrchfannau ymhellach na 4000km i ffwrdd – sylwer bod hyn yn berthnasol yn y sector Addysg Uwch yn unig oherwydd bod cyfraddau sectorau eraill wedi cael eu gosod i lefel er mwyn bod yn gynhwysol.

Gweler y tabl isod, sy’n amlinellu meini prawf cymhwysedd Cyfranogwyr Dan Anfantais i gyfranogwyr sy’n staff ac yn ddysgwyr sy’n dymuno hawlio cyllid ychwanegol.

Am ragor o wybodaeth am gyllid ychwanegol, e-bostiwch ni yn support@taith.wales 

Gallwch wneud newidiadau i’ch prosiect drwy gydol ei ddarpariaeth lle maent yn ofynnol. Ni ddylai unrhyw ddiwygiadau prosiect newid y nodau a’r amcanion sylfaenol na’r sail ar gyfer dyfarnu cyllid i’r prosiect yn y Cais am Grant.  

Dylid gofyn am newidiadau lle mae angen cymeradwyaeth gan Taith drwy’r ffurflen gais newidiadau i brosiect yn ardal aelodau’r wefan (mae hyn yn cynnwys newidiadau sy’n ofynnol oherwydd achosion Force Majeure). Cwblhewch y ffurflen gais am newidiadau o leiaf 30 niwrnod cyn dechrau’r rhaglen gyfnewid neu os bydd digwyddiadau anrhagweladwy megis dychwelyd yn gynnar, hyd byr neu Force Majeure cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o’r newid.  

Newidiadau lle mae angen cymeradwyaeth Taith 

Newid cynrychiolydd cyfreithiol neu berson cyswllt 

Yn ystod hyd oes y prosiect, gellir newid y cynrychiolydd cyfreithiol neu’r person/pobl gyswllt. I wneud hyn, cwblhewch y ffurflen newid prosiect cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o newid. Er mwyn newid cynrychiolydd cyfreithiol, rhaid i chi hefyd anfon hysbysiad ffurfiol (ar ffurf dogfen PDF) o ffynhonnell awdurdodedig/a ddilyswyd ar bapur swyddogol i gadarnhau bod gan y llofnodwr newydd yr awdurdod i lofnodi dogfennau cyfreithiol ar ran y sefydliad.  

Newidiadau consortiwm  

Os ydych chi am ychwanegu partner newydd i gonsortiwm presennol, bydd angen i ni gymeradwyo’r newid hwn. Byddwn ni’n asesu goblygiadau’r newid i’r consortiwm, yn gwirio bod yr holl feini prawf cymhwysedd wedi’u bodloni ac nad oes effaith ar gwmpas ac ansawdd cyffredinol y consortiwm cyn cadarnhau ein penderfyniad. Cwblhewch y ffurflen gais i newid prosiect cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o newid. 

Hyd y prosiect 

Os bydd angen lleihad neu estyniad arnoch chi i hyd gwreiddiol y prosiect neu nifer diwrnodau disgwyliedig y rhaglen gyfnewid, hysbyswch Taith o leiaf 60 niwrnod cyn dyddiad dod i ben y prosiect.  

Dychwelyd yn gynnar 

Os bydd cyfranogwr yn dychwelyd yn gynnar o raglen gyfnewid ond yn bodloni’r gofyniad hyd sylfaenol, dylech chi adrodd am y newid hwn wrth Taith. Gall cyllid dim ond cynnwys hyd gwirioneddol y rhaglen gyfnewid a dylid ad-dalu unrhyw ordaliad, ac eithrio dan yr amgylchiadau penodol a amlinellwyd isod. Gweler yr adran ‘Ad-daliadau’ am ragor o wybodaeth. 

Hyd byr  

Mae cais hyd byr yn berthnasol i gyfranogwyr nad ydynt yn bodloni’r hyd sylfaenol sy’n ofynnol ar gyfer eu harhosiad, oherwydd force majeure. Os caiff cais hyd byr ei gymeradwyo, bydd y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid yn derbyn swm y grant ar gyfer hyd gwirioneddol y rhaglen gyfnewid. Os bydd cais hyd byr yn cael ei wrthod, rhaid i chi ddileu cofnod y rhaglen gyfnewid a dychwelyd y grant i’r prosiect drwy gyflwyno cais am y gwahaniaeth gan y cyfranogwr.  

Canslo cyn gadael 

Os caiff rhaglen gyfnewid ei chanslo cyn dechrau oherwydd force majeure, bydd Taith yn talu’r costau gwirioneddol a godwyd hyd at swm y grant y cytunwyd arno’n wreiddiol, mewn achosion a gymeradwywyd. Yn gyntaf, bydd yn rhaid i’r Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid hawlio’r costau hyn yn erbyn eu polisi yswiriant (gweler Atodlen – Y Broses Newid Prosiect  eich Llythyr Cytundeb Grant am fanylion). Byddai’n rhaid i fanylion yr unigolyn gael eu nodi yn yr adroddiad misol, ac eithrio dyddiadau, gyda thestun cryno yn yr adran sylwadau sy’n esbonio na wnaeth y rhaglen gyfnewid gael ei chynnal. Bydd yn rhaid cyflwyno cais am unrhyw gostau nad yw premiwm yr yswiriant wedi’u talu yn unol â’r broses cyflwyno cais am gyllid ychwanegol. 

Newidiadau i brosiectau a chyfranogwyr a throsglwyddo cyllidebau 

Rhaid i Taith gymeradwyo unrhyw newidiadau neu drosglwyddiadau rhwng y categorïau o weithgareddau hyn, sy’n 10% neu’n fwy o’r gyllideb wreiddiol a gymeradwywyd: 

• Nifer y Cyfranogwyr
• Nifer y bobl gysylltiedig
• Nifer y staff
• Dyddiau rhaglen gyfnewid
• Ffioedd cwrs – hyd at uchafswm y lwfans
• Newidiadau i gyrchfannau lle nad yw’r prosiect yn cael ei ariannu gan y llinynnau Llwybr 1, AU (Addysg) neu AU (Ymchwil) 

Ar gyfer unrhyw newidiadau lle mae angen cymeradwyaeth Taith, cwblhewch y Ffurflen Gais am Newid Llwybr 1 o leiaf 30 niwrnod calendr cyn i unrhyw newid ddod i rym, y mae dolen iddi ar ardal Aelodau sy’n Derbyn Cyllid ar wefan Taith. Mae canllawiau ar sut i gwblhau’r ffurflen hefyd ar gael ar y wefan. Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau neu os hoffech chi gymorth wrth gwblhau’r ffurflen, e-bostiwch support@taith.wales 

Gweler Atodlen – Y Broses Newid Prosiect yn eich Llythyr Cytundeb Grant am ragor o wybodaeth am drosglwyddiadau cyllideb.  

Newidiadau nad oes angen cymeradwyaeth Taith arnynt  

Caiff y rhain eu hystyried fesul gweithgaredd a rhaid eu diweddaru yn yr offeryn adrodd misol cyn gynted y byddwch yn ymwybodol ohonynt. 

Newidiadau i brosiectau a chyfranogwyr a throsglwyddo cyllidebau 

Unrhyw newidiadau neu drosglwyddiadau rhwng y categorïau gweithgaredd hyn, sy’n hyd at 10% o’r canlynol yn seiliedig ar y gyllideb wreiddiol a gymeradwywyd: 

• Nifer y cyfranogwyr 
• Nifer y bobl gysylltiedig 
• Nifer y staff 
• Dyddiau rhaglen gyfnewid 
• Ffioedd cwrs – hyd at uchafswm y lwfans
• Tanwariant ar gostau uned fesul cyfranogwr, fesul rhaglen gyfnewid h.y. cyfraniad costau teithio a chynhaliaeth. Er enghraifft, os ydych yn tanwario ar y naill neu’r llall o’r ddau gategori hyn, gallwch ei ddefnyddio i ychwanegu at y llall os oes angen, neu ar gyfer gwariant cysylltiedig arall i alluogi’r rhaglen gyfnewid i ddigwydd.
• Newidiadau i gyrchfannau lle mae’r prosiect yn cael ei ariannu gan y llinynnau Llwybr 1, AU (Addysg) neu AU (Ymchwil) ac yn dilyn y canllawiau isod: 

         a. Nid oes unrhyw effaith ar nodau ac amcanion y prosiect gwreiddiol a                           gymeradwywyd; 

         b. Rhoddir gwybod i Bwyllgor Gwaith Rhaglen Taith sut y bydd y costau                         ychwanegol yn cael eu talu o fewn cyllideb y prosiect os yw’r newid i gostau                   cyrchfan yn uwch na’r cyrchfan gwreiddiol; 

         c. Mae isafswm hyd y rhaglen gyfnewid yn dal i gael ei fodloni; 

        d. Nid effeithir yn andwyol ar niferoedd y cyfranogwyr ar gyfer ehangu                            cyfranogiad. 

Mae Taith yn cadw’r hawl i gynyddu neu leihau’r trothwy can 10% os oes rheswm gweithredol i wneud hynny a bydd yn cyfathrebu unrhyw newidiadau i’r Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid yn brydlon.    

Rhaid cydymffurfio ag unrhyw gyngor teithio gan Swyddfa Dramor, y Gymanwlad a Datblygu (FCDO) llywodraeth y DU. Ni fydd Taith yn cyllido teithio i wledydd/rhanbarthau lle mae’r FCDO yn cynghori yn erbyn teithio tramor. Pan fydd amgylchiadau’n newid mewn gwlad lle mae Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid yn cynllunio rhaglen gyfnewid, gan arwain at gyngor gan y FCDO yn erbyn teithio rhyngwladol, rhaid i’r Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid wneud trefniadau amgen, megis aildrefnu’r rhaglen gyfnewid i wlad gyrchfan wahanol. Cyn gwneud unrhyw addasiadau, dylai Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid gysylltu â Taith i drafod/dod i gytundeb.  

Cyllideb Rhaglen Gyfnewid sy’n Derbyn 

Sylwer, gan fod eich cyllideb ar gyfer rhaglenni cyfnewid derbyn wedi’i chyfrifo fel canran o’ch cyllideb rhaglenni cyfnewid anfon, bydd unrhyw leihad i gyllideb wreiddiol y prosiect a chyfranogwyr ar gyfer rhaglenni cyfnewid anfon hefyd yn lleihau swm eich grant rhaglen gyfnewid dderbyn.   Yn ogystal, mae Cymorth Sefydliadol yn seiliedig ar nifer y cyfranogwyr a bydd hefyd yn lleihau os bydd nifer y cyfranogwyr yn lleihau. 

Enghreifftiau o newidiadau sy’n bosib heb ein cymeradwyaeth 

Senario: Rhaglen gyfnewid grŵp i Ffrainc ag 20 o gyfranogwyr 

Y newid mae ei angen: mae 1 cyfranogwr yn tynnu’n ôl, heb fod rhywun i gymryd ei le yn dod i’r amlwg 

Canlyniad: Mae’r newid hwn yn bosib heb ein cymeradwyaeth, oherwydd bod cyfanswm nifer y cyfranogwyr ar gyfer y gweithgaredd hwn wedi’i leihau gan lai na 10% o nifer wreiddiol y cyfranogwyr. 

Enghraifft o newidiadau lle mae angen ein cymeradwyaeth 

Senario: Rhaglen gyfnewid grŵp i Tsieina â 20 o gyfranogwyr 

Y newid mae ei angen: mae angen adleoli 6 chyfranogwr i wahanol fath o raglen gyfnewid 

Canlyniad: Byddai angen cymeradwyaeth ar gyfer y newid hwn, oherwydd bod cyfanswm nifer y cyfranogwyr ar gyfer y gweithgaredd hwn wedi’i leihau gan fwy na 10% o nifer wreiddiol y cyfranogwyr. 

Yn unol ag Atodlen – Diogelu y Llythyr Cytundeb Grant, bydd yr holl Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid wedi cwblhau rhestr wirio Diogelu fel rhan o dderbyn y cyllid yn ffurfiol. Mae’r rhestr wirio yn nodi’r gofynion mae’n rhaid cydymffurfio â nhw wrth weithio’n uniongyrchol gyda’r cyfranogwyr sydd dan 18 oed a/neu oedolion sy’n agored i niwed, neu wrth ddarparu gwaith sydd ag effaith ar gyfranogwyr sydd dan 18 oed a/neu oedolion sy’n agored i niwed.  

Mae gan yr holl Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid gyfrifoldeb i ddiogelu lles cyfranogwyr dan 18 oed neu sy’n oedolion sy’n agored i niwed (fel y diffiniwyd o dan Ran 7 Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014), yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol a’r canllawiau sy’n dod gyda hi.  

Gall Gweithdrefnau Diogelu Cymru helpu’r Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid i ddeall y dyletswyddau a amlinellwyd yn y ddeddfwriaeth hon a’i chanllawiau, a’u rhoi ar waith.

Mae gan yr holl leoliadau addysg yng Nghymru ddyletswydd gyfreithiol i sicrhau bod gan blant fynediad at amgylchedd dysgu diogel. Mae’n bwysig bod lleoliadau addysg yn glir am sut maent yn parhau i fodloni eu dyletswyddau statudol ar gyfer diogelu plant a phobl ifanc wrth wneud trefniadau ar gyfer ymweliadau cyfnewid dramor, fel a amlinellwyd yn y canllawiau statudol Cadw Dysgwyr yn Ddiogel. 

 Yn ogystal, rhaid i’r holl Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid ystyried y ddeddfwriaeth berthnasol sy’n ymwneud â diogelu yn y wlad/tiriogaeth y maent yn anfon cyfranogwyr iddynt a, lle bo’n briodol, cynnwys hyn yn eu prosesau/gweithdrefnau.  

 Mae’n ofynnol i’r holl Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid a Chyfranogwyr Consortiwm (os yn berthnasol) sy’n cymryd rhan yn y rhaglen Taith gael y canlynol ar waith: 

• Polisi diogelu wedi’i ddiweddaru a pholisïau priodol eraill, e.e. polisi diogelu plant, polisi cwynion, polisi chwythu’r chwiban, gwrth-aflonyddu a pholisi bwlio, polisi diogelu data
• Gweithdrefnau recriwtio diogel
• Cofnodion hyfforddi diweddar
• Cod ymddygiad i gyfranogwyr
• Cod ymddygiad i staff a gwirfoddolwyr
• Dull clir ar gyfer adrodd am unrhyw bryderon diogelu
• Dull clir ar gyfer cynnal gwiriadau addas ar deuluoedd cynnal a gweithdrefnau priodol ar waith ar gyfer ymweliadau a chynllunio (lle bo’n berthnasol)
• Unigolyn dynodedig sy’n ddeiliad swydd uwch yn y sefydliad ac sydd â chyfrifoldeb am ddiogelu
• Asesiadau a gwiriadau risg priodol, gan gynnwys gwiriadau cofnodion troseddol a/neu GDG lle bo hynny’n briodol
• Yswiriant addas, gan gynnwys yswiriant teithio 

 Mae’n rhaid i’r holl Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid a Chyfranogwyr Consortiwm (os yn berthnasol) a fydd yn cynnal Gweithgareddau Grant (gan gynnwys rhaglenni cyfnewid rhithwir) sy’n cynnwys plant dan 18 oed ac oedolion sy’n agored i niwed gwblhau rhestr wirio fel rhan o’r Llythyr Cytundeb Grant.  Rhaid cwblhau’r holl ofynion sy’n rhan o’r rhestr wirio cyn y gall gweithgaredd gael ei gynnal.   

Mae angen i gonsortia a arweinir gan drydydd partïon yn y sector Ysgolion, sy’n gyfrifol am ddiogelu lles disgyblion, sicrhau bod ganddynt gymeradwyaeth i gymryd rhan gan yr Awdurdod Lleol cyn cynnal rhaglen gyfnewid. Mae angen cyflwyno’r gymeradwyaeth i Taith cyn y rhaglen gyfnewid. 

Adrodd am ddigwyddiadau diogelu

Os bydd digwyddiad diogelu’n codi, rhaid i chi roi gwybod i Taith. Gallwch gysylltu â ni drwy’r blwch post cymorth cefnogaeth@taith.cymru Fel arall, os hoffech siarad yn gyfrinachol â Swyddog Diogelu gallwch gysylltu ag un o’r tîm isod:

• Ellie Bevan, Prif Swyddog Diogelu, BevanE@taith.wales
• Leah Doherty, Dirprwy Swyddog Diogelu, dohertyl4@taith.wales
• Walter Brooks, Dirprwy Swyddog Diogelu, BrooksW@taith.wales

Bydd un o’n tîm diogelu yn cysylltu â chi cyn gynted â phosib ar ôl i chi gysylltu.

Bydd Taith yn gofyn i chi lenwi ffurflen adroddiad digwyddiad cychwynnol a fydd yn gofyn am y wybodaeth ganlynol:

1. Amlinelliad o’r digwyddiad;
2. Y camau rydych chi wedi’u cymryd;
3. Os yw’r digwyddiad wedi cau neu’n parhau;
4. Unrhyw gamau pellach sydd eu hangen.

Byddwn yn cadw mewn cysylltiad â chi hyd nes y bydd y digwyddiad ar gau, a phryd hynny byddwn yn gofyn i chi gwblhau adroddiad terfynol.

Cyfrifoldeb derbynnydd y grant yw sicrhau bod protocol diogelu priodol yn cael ei weithredu a bod yr holl ddeddfwriaeth/canllawiau yn cael eu dilyn. Bydd Taith yn ystyried unrhyw gamau y gallai fod angen i ni eu cymryd. Gall hyn gynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i:

• Logio a chau’r digwyddiad;
• Gofyn am ragor o wybodaeth/ceisio sicrwydd mae’r gweithdrefnau cywir wedi eu dilyn;
• Parhau i fonitro’r digwyddiad hyd nes y bydd ar gau’n foddhaol;
• Sefydlu grŵp Ymateb Digwyddiad Diogelu Taith;
• Atal y prosiect a’r taliadau tra ceisir rhagor o wybodaeth, h.y.. cyfarwyddo’r sefydliad i beidio â chyflawni unrhyw weithgaredd/symudedd pellach tra bo’r digwyddiad yn cael ei drin.
• Terfynu’r grant a gofyn am unrhyw danwario/crafanc yn ôl y grant cyfan
• Cyfeirio’r mater at yr awdurdodau (yr heddlu, gwasanaethau cymdeithasol ac ati).

Cwblhewch ffurflen adroddiad digwyddiad cychwynnol

Cwblhewch ffurflen adroddiad digwyddiad terfynol

Os oes gennych unrhyw ymholiadau, cysylltwch â’r tîm cefnogaeth@taith.cymru

Mae holl brosiectau Taith yn cynnwys cyflwyno mathau gwahanol o adroddiadau drwy gydol cylch oes y prosiect.   

 Adrodd Misol   

Bydd angen i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid gyflwyno adroddiadau misol i Taith am ddata a manylion cyllid ychwanegol cyfranogwyr a gymeradwywyd gan Taith. Dylid cyfeirio at y canllawiau gofynion adrodd.   

 Adroddiadau Chwarterol 

Gellir gofyn i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid gyflwyno adroddiad chwarterol sy’n seiliedig ar hyd prosiect a/neu sgôr risg prosiect a rhaid cyflwyno eu hadroddiad erbyn y dyddiad cau fel y nodwyd yn  Atodlen – Y Broses Amserlenni Taliadau. Caiff taliadau eu gwneud yn amodol ar gymeradwyaeth Rhaglen Weithredol Taith o adroddiadau boddhaol. Bydd angen cwblhau a chyflwyno adroddiadau chwarterol yn electronig. Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid. Caiff yr adroddiad ei ddefnyddio i asesu i ba raddau mae prosiect yn cael ei gyflwyno’n unol â’r Cais Grant gwreiddiol. Pan fydd adroddiad chwarterol Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid wedi’i adolygu, bydd y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid yn derbyn adborth, ynghyd â chadarnhad ynghylch unrhyw cyn-daliad pellach. Efallai bydd hefyd argymhellion neu bwyntiau gweithredu i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid fynd i’r afael â nhw o fewn amserlenni gosod. 

Adroddiad Interim  

Gellir gofyn i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid gyflwyno adroddiad interim sy’n seiliedig ar hyd prosiect a/neu sgôr risg prosiect a chyflwyno eu hadroddiad erbyn y dyddiad cau fel y nodwyd yn  Atodlen – Y Broses Amserlenni Taliadau. Caiff taliadau eu gwneud yn amodol ar gymeradwyaeth Rhaglen Weithredol Taith o adroddiadau boddhaol. Bydd angen cwblhau a chyflwyno adroddiadau interim yn electronig. Caiff canllawiau ychwanegol am sut i gwblhau a chyflwyno’r adroddiad interim eu darparu i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid yn nes ar ddiwedd y cyfnod adrodd. Caiff yr adroddiad ei ddefnyddio i asesu i ba raddau mae prosiect yn cael ei gyflwyno’n unol â’r Cais Grant gwreiddiol. Pan fydd adroddiad interim Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid wedi’i adolygu, bydd y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid yn derbyn adborth, ynghyd â chadarnhad ynghylch unrhyw cyn-daliad pellach. Efallai bydd hefyd argymhellion neu bwyntiau gweithredu i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid fynd i’r afael â nhw o fewn amserlenni gosod.  

Adroddiad Terfynol  

Bydd angen cwblhau a chyflwyno adroddiadau terfynol yn electronig. Rhaid cyflwyno’r adroddiad o fewn 30 niwrnod o ddyddiad dod i ben y prosiect fel y nodwyd yn Atodlen – Y Broses Amserlenni Taliadau ond gellir ei gyflwyno cyn gynted ag y bydd holl weithgareddau’r prosiect wedi’u cwblhau. Bydd canllawiau pellach ar sut i gwblhau a chyflwyno adroddiadau terfynol eu darparu i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid yn agos at ddyddiadau dod i ben prosiectau. Caiff yr adroddiad ei ddefnyddio i asesu i ba raddau cafodd y prosiect ei gyflwyno’n unol â’r cais gwreiddiol. Pan fydd adroddiad terfynol Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid wedi cael ei asesu, bydd y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid yn derbyn adborth ynghyd â chadarnhad o swm unrhyw daliad terfynol sy’n ddyledus i’r Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid neu unrhyw ad-daliad sy’n ddyledus i Taith.  

Bydd yn rhaid i’r holl brosiectau Llwybr gyflwyno adroddiad terfynol, tystysgrif gwariant (gweler Atodlen – Tystysgrif Flynyddol o Wariant a’r adran isod) a datganiad gan y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid sy’n cadarnhau y darparwyd y Gweithgareddau Grant yn unol â’r amcanion a nodwyd yn y Cais Grant neu newidiadau a gymeradwywyd yn ystod y prosiect o fewn amserlen fel y cytunwyd arno gan Taith. Caiff canllawiau ychwanegol am sut i gwblhau a chyflwyno’r adroddiad terfynol a’r ffurflen ddatganiad eu darparu i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid yn nes ar ddiwedd y cyfnod adrodd.  

Pwrpas yr adroddiad terfynol yw cynnig darlun cyflawn terfynol o’r Gweithgareddau Grant a ddarparwyd a’r gwariant a gafwyd, gan ei gwneud hi’n bosib cysoni’r gyllideb. Gallai methu â bodloni’r dyddiad cau ar gyfer ei gyflwyno arwain at gynnal pwerau Taith i ddal taliad yn ôl, ei ohirio neu ad-daliad Grant yn unol â’r Cytundeb. Caiff swm y taliad terfynol i’w wneud i’r Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid ei gadarnhau’n seiliedig ar adroddiad terfynol i’w gyflwyno erbyn y dyddiad cau fel y nodwyd yn Atodlen – y Broses Amserlenni Taliadau. Yn unol â’r Cytundeb, os a) na chafodd Gweithgareddau’r Grant eu cynnal neu os cânt eu cynnal mewn ffordd sy’n wahanol i’r hyn a gynlluniwyd; neu b) mae’r Gwariant Cymwys a godwyd gan y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid yn is na’r hyn a gynlluniwyd adeg cyflwyno’r cais, neu c) nid yw ansawdd y gweithgareddau/allbynnau a gadwyd yn ddigonol, gellir gwneud didyniadau cyfatebol i’r Grant neu, lle bo’n berthnasol, efallai y bydd yn rhaid i’r Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid ad-dalu unrhyw symiau dros ben a dderbyniwyd eisoes.   

Tystysgrifau Blynyddol o Wariant 

Rhaid i’r holl Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid sy’n derbyn dyfarniadau Grant sy’n fwy na £50,000 gwblhau’r datganiad tystysgrif (Atodlen – Tystysgrif Flynyddol o Wariant)  a’i gyflwyno o fewn 30 niwrnod calendr o ddyddiad dod i ben y prosiect ynghyd â’r adroddiad terfynol. Bydd cymeradwyaeth Rhaglen Weithredol Taith yn sbarduno’r broses talu’r Grant. I brosiectau sy’n fwy na blwyddyn o hyd, rhaid i’r holl Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid gwblhau’r datganiad tystysgrif yn flynyddol (wedi dyddiad dechrau’r prosiect) a’i gyflwyno i Taith.  Bydd Sicrwydd am Grantiau sy’n is na £50,000 drwy gwblhau datganiad fydd yn rhan o adroddiad terfynol y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid. 

Adborth gan Gyfranogwyr 

Bydd gwybodaeth bellach yn dilyn yn hwyrach i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid.  

Gellir dewis Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid ar gyfer archwiliadau sicrhau ansawdd i asesu eu cydymffurfiaeth â rheolau rheoli ariannol a rhaglenni drwy wirio’r cofnodion perthnasol, arferion rheoli ac unrhyw amodau ychwanegol a nodwyd yn y llythyr Cytundeb Grant. Bydd y gwiriadau ansawdd yn archwilio’r meysydd canlynol:  

• gweinyddiaeth gyffredinol o’r prosiect Taith 
• trefniadau bancio ar gyfer dyfarniadau grant Taith 
• tystiolaeth a chofnodion o drafodion 
• amseru a gweithdrefnau ar gyfer taliadau
• cymhwysedd cost
• teithio
• tystiolaeth o weithgareddau/cyfarfodydd
• costau cynhwysiant (os yn berthnasol)
• costau eithriadol (os yn berthnasol) 

Bydd pedwar math o archwiliadau gwirio sicrwydd: 

1. Archwiliadau gwirio bwrdd gwaith yr ymgymerir â nhw o bell. Dyma’r lefel isaf o wiriad cydymffurfiaeth.
2. Bydd gwiriadau yn y fan a’r lle yn ystod ymweliad â’r safle tra bydd y prosiect yn fyw yn lefel uwch o wirio cydymffurfiaeth. Archwiliad manwl iawn o’r prosiect a’r sefydliad, gan adolygu eu cofnodion gwreiddiol a chyfweld â staff. Gellir hefyd ymgymryd â’r archwiliad hwn fel ymweliad cefnogi i sefydliadau newydd – i fentora eu rheolwyr prosiect a sicrhau bod cydymffurfiaeth â chanllawiau’r rhaglen. Mae hyn yn galluogi sefydliadau i ymgymryd â gweithgaredd cymwys a chynyddu eu gwariant cyllideb gymwys (gan atal adferiadau’n hwyrach).
3. Gwiriadau yn y fan a’r lle yn ystod ymweliad â safle pan fydd prosiect yn dod i ben. Mae’r archwiliad hwn yn adolygiad fforensig manwl o gofnodion a data sefydliad, gan gynnwys cyfweld â staff. Caiff archwiliad ei gynnal pan fydd anghysondebau difrifol – sy’n ganlyniad gwiriad bwrdd gwaith neu wiriad yn y fan a’r lle yn ystod canfyddiadau archwiliad. Caiff y canlyniadau archwiliad eu hadrodd ar unwaith a chymerir camau priodol i liniaru risg.
4. Adroddiadau 

• Bydd angen adroddiadau chwarterol ar gyfer prosiectau risg uchel am hyd y prosiect. 
• Bydd angen adroddiadau interim ar gyfer yr holl brosiectau.   
• Bydd angen adroddiadau terfynol ar gyfer yr holl brosiectau.  

Tystiolaeth gefnogi   

Disgwylir i chi gadw cofnodion prosiect ac ariannol digonol i ddangos bod gweithgareddau yr adroddir amdanynt neu a gynllunnir wedi’u cynnal, neu y cânt eu cynnal, yn unol â’r Llythyr Cytundeb Grant a gymeradwywyd. Gellir gwirio’r rhain fel rhan o unrhyw archwiliadau a wneir.  

Ar gyfer yr holl gyllid ychwanegol a gymeradwyir, rhaid i chi gadw’r holl anfonebau, derbynebau, cofnodion cyfrifyddu ac unrhyw ddogfennaeth arall (gan gynnwys gohebiaeth) sy’n ymwneud â chostau gwirioneddol.  

Rhaid cadw’r holl ddogfennaeth am gyfnod o  ddeuddeg mlynedd o ddyddiad y mae’r cyfnod cyllido’n dod i ben.  

Cynlluniwyd yr wybodaeth isod i gynnig arweiniad mewn perthynas â’r gofynion sylfaenol i gefnogi tystiolaeth o wariant ar brosiect:   

Categorïau cyllideb wedi’u cymeradwyo fesul uned gost (mae hyn yn berthnasol i wariant prosiect sy’n seiliedig ar gyfrifydd grant a gymeradwywyd ar gyfer eich prosiectau Llwybr 1 sy’n seiliedig ar gyfraddau grantiau) 

• Rhaid llofnodi a dyddio datganiad neu dystysgrif (ni all y dyddiad fod cyn dyddiad olaf y presenoldeb) gan y sefydliad sy’n anfon ac yn derbyn a’r cyfranogwr (neu’n person cyfrifol lle bo hynny’n berthnasol), gan nodi enw’r cyfranogwr, pwrpas y gweithgaredd a’r dyddiad dechrau a dod i ben a gadarnhawyd. 
• Ar gyfer rhaglenni cyfnewid grŵp, gallai hyn fod ar ffurf taenlen sy’n nodi’r holl gyfranogwyr, a gofyn i bob cyfranogwr lofnodi’r daenlen. Pan fydd y cyfranogwr dan 18 oed, byddai taenlen presenoldeb awdurdodedig â llofnod y person cyfrifol yn ddigon.  
• Rhaid bod tystiolaeth gefnogi ar gyfer cyfranogwyr sy’n cael eu derbyn a’u hanfon a chyfrifoldeb y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid fydd sicrhau y cyflwynir y dystiolaeth hon. Rhaid croesgyfeirio’r cyfeirnod cyfranogwr mewn adroddiadau i Taith ar yr holl dystiolaeth gefnogi a nodwyd uchod. 
• Bydd angen darparu manylion llawn yr holl sefydliadau partner gyda’r holl ohebiaeth. 
• Rhaid cyfeirio at yr holl ddogfennaeth gan ddefnyddio rhif cyfranogwr Taith a pharu’r holl ddata yn yr adroddiadau. 

Cyllid ychwanegol a gymeradwywyd (mae hyn yn arian ychwanegol y gofynnwyd amdano neu a gymeradwywyd ar gyfer teithio gwyrdd, cymorth cynhwysiant neu gostau eithriadol ac maent yn seiliedig ar gostau gwirioneddol)  

• Anfonebau a/neu dderbynebau o’r costau cysylltiedig a gafwyd, gan nodi enw a chyfeiriad y corff sy’n cyhoeddi’r anfoneb a/neu dderbynneb, y swm a’r arian cyfredol, y dyddiad, ac mewn perthynas â theithio, y llwybr a ddefnyddiwyd a’r dyddiad teithio.  
• Bydd yn rhaid darparu tystiolaeth a’i chadw mewn perthynas ag ADY, anableddau a difreintiedig, gan nodi eu rhif cyfranogwr unigryw (nid eu henw) ar y dogfennau. 
• Ar gyfer unrhyw gostau ychwanegol, bydd angen tystiolaeth o werth am arian. Byddai hyn yn cymryd ffurf dyfynbrisiau ysgrifenedig sy’n fwy na £300 neu gymhariaeth o gost nwyddau neu wasanaethau tebyg os yw’n llai na’r gwerth hwn.
• Gallwn ni hefyd ofyn am unrhyw ddogfen arall rydym ni’n ei hystyried yn berthnasol, a bydd yn rhaid o’r llwybr archwilio, i nodi costau a gweithgareddau. Gallai hyn gynnwys brasamcanion neu ddyfynbrisiau fel tystiolaeth o gyfiawnhad o’r cyllid y gofynnir amdano.
• Os bydd gofyn am dystiolaeth o gostau gwirioneddol, rhaid i’r Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid ddarparu’r wybodaeth hon i Taith o fewn dau (2) ddiwrnod gwaith drwy e-bostio support@taith.wales  Os na ddarperir tystiolaeth, gall Taith hawlio’n cyllid yn ôl os na ddarperir tystiolaeth yn unol ag Atodlen 1 – Y Broses Amserlenni Taliad.
• Dylid cadw cofnodion prosiect ac ariannol, anfonebau a/neu dderbynebau yn eu fformat gwreiddiol, boed yn gopïau electronig neu galed, a chadw’r holl gofnodion am o leiaf ddeuddeng mlynedd yn achos archwiliadau ychwanegol. Bydd hyn yn cynnwys cofnodion sy’n cael eu dal gan is-gontractwyr neu aelodau consortiwm.
• Fe’ch atgoffir eich bod chi’n cytuno i ddarparu mynediad, yn ôl yr angen, i’r holl safleoedd gweithgareddau a gyllidir a chofnodion perthnasol, yn unol â’r Llythyr Cytundeb Grant (Cymal 6.4). 

Nid yw datganiad/derbynneb cerdyn credyd yn dystiolaeth dderbyniol oherwydd nad ydynt yn dangos yr hyn mae’r hyn a brynwyd yn berthnasol iddo. 

Rhaid i’r holl dderbynebau (gan gynnwys derbynebau electronig) gynnwys cost yr eitem, y cyflenwr, y dyddiad, yr arian cyfredol a’r rhif TAW (lle bo’n berthnasol). 

Hawlio arian yn ôl  

Hawlio arian yn ôl yw Taith yn gofyn am unrhyw gyllid grant nad yw’n cael ei ddefnyddio neu nad yw’n gymwys gan Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid. Gellir dechrau hawlio arian yn ôl ar unrhyw adeg yn ystod hyd y prosiect dan, heb fod yn gyfyngedig i, y senarios canlynol:  

• costau cymwys a godir gan y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid sy’n is na’r rhai hynny a gynlluniwyd ar adeg cyflwyno’r cais  
• cyflwyno’r adroddiad terfynol yn gynnar oherwydd bod y gweithgareddau’n gorffen yn gynharach na’r hyn a ddisgwyliwyd, e.e. cyn y dyddiad dod i ben fel a amlinellwyd yn y Llythyr Cytundeb Grant. 
• terfynu’r Cytundeb Grant drwy naill ai’r Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid neu Raglen Weithredol Taith 
• mewn achosion o ddiddymu
• pan fydd adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno gan y Sefydliad syn Derbyn Cyllid, ar ddyddiad dod i ben y gweithgaredd, pan fydd gwariant wedi’i gysoni neu o ganlyniad gwiriadau archwiliadau pellach  

 Mae gan y trefniad taliad y nod o leihau’r achosion o  hawlio arian yn ôl. Os bydd angen hawlio arian yn ôl, yn y man cyntaf bydd Taith yn ceisio hawlio’r arian yn ôl drwy gydbwyso (lleihau’r swm i’w ad-dalu) yn erbyn y daliad nesaf neu derfynol. Lle na fydd hyn yn bosib, neu na chynllunnir taliad yn y dyfodol agos, caiff anfoneb hawlio’n ôl ei chreu yn gofyn am daliad ar unwaith. Bydd gennych chi ddeng niwrnod i ad-dalu’r arian yn uniongyrchol a chaiff llythyron atgoffa eu hanfon. Os na fyddwch chi’n talu’r anfoneb ad-dalu arian, anfonir llythyr arall atoch cyn cymryd camau cyfreithiol. P’un ai bod lleihad yn eich taliad nesaf neu derfynol neu drwy anfoneb ad-dalu, eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod gennych chi’n gronfeydd digonol ar gael i gyflawni eich holl brosiectau Taith a gymeradwywyd.