Llawlyfr Gweithredol Taith Llwybr Taith 2 2024

Mae’r canllaw hwn ar gyfer sefydliadau y dyfarnwyd cyllid Taith iddynt o’r galwad am gyllid Llwybr 2 2024. Darllenwch ef ynghyd â’ch llythyr Cytundeb Grant Taith a Chanllawiau Rhaglen Taith 2024. 

Os bydd rhywbeth yn y llawlyfr hwn nad yw’n gwbl cyd-fynd â’ch Cytundeb Grant neu Ganllawiau’r Rhaglen, mae hynny’n iawn, bydd eich Cytundeb Grant (a’i atodlenni) bob amser yn cymryd blaenoriaeth. 

Os oes gennych chi gwestiynau neu os hoffech chi roi adborth, e-bostiwch: cefnogaeth@taith.cymru 

Mae gan y Cytundeb Grant sawl atodlen, sydd wedi’u rhestru isod. 

Mae’r rhain yn berthnasol i holl brosiectau Llwybr 2 y dyfarnwyd cyllid iddynt ym mis Mawrth 2025.  

Bydd Taith yn eich talu mewn punnoedd Prydeinig (GBP) ac yn anfon yr arian i’r cyfrif banc a roddwyd i ni gennych chi.  

I weld pryd bydd y taliadau’n cael eu gwneud, faint, a pha ganran o’ch grant y byddwch yn ei dderbyn, gwiriwch Atodlen 1 – Proses Amserlen Taliadau yn eich llythyr Cytundeb Grant. Sylwer y gall dyddiadau taliadau a’r symiau newid gan ddibynnu ar eich adroddiadau a faint o’r grant rydych wedi’i wario hyd yma.

Os bydd eich manylion banc yn newid, rhaid i chi ddweud wrth Taith yn syth drwy e-bostio cefnogaeth@taith.cymru Bydd angen i chi lenwi Ffurflen Cyflenwr Newydd ac anfon datganiad banc diweddar (o’r 3 mis diwethaf). Bydd Taith yn gwirio’r manylion newydd cyn anfon unrhyw daliadau ychwanegol.

Mae’r holl brosiectau yn dechrau ar 1 Mai 2025 ac yn dod i ben ar y dyddiad dod i ben yn adran 2.5 o’ch llythyr Cytundeb Grant.

Cyn y gellir talu unrhyw arian, rhaid i chi:

• Llofnodi a dychwelyd y llythyr Cytundeb Grant a’r dogfennau cefnogi.
• Aros i dîm Taith eu hadolygu a’u cymeradwyo.

Cofiwch:

• Cytundeb cyfreithiol yw hwn.
• Os ydych chi’n gwario arian cyn llofnodi, eich cyfrifoldeb chi fydd hynny.
• Byddwch chi dim ond yn cael cyllid am y cyfnod prosiect a gymeradwywyd.

Os bydd eich gweithgaredd terfynol yn gorffen cyn y dyddiad dod i ben swyddogol, gallwch gyflwyno eich adroddiad terfynol yn gynnar i gau’r prosiect — gofynnir i chi roi gwybod i ni. Mae hyn yn helpu i gael eich taliad terfynol neu ddychwelyd unrhyw gronfeydd sy’n weddill. Sylwer os bydd eich prosiect yn dod i ben llawer yn gynharach na’r disgwyl ac nid yw’n cyd-fynd â’r amserlen a roddwyd gennych yn wreiddiol, galli hyn achosi oedi gyda’ch taliad terfynol.

Am ragor o fanylion, gwiriwch yr adran ‘Adrodd’.

Trosolwg o gyllid y grant

Mae’r arian grant wedi’i rannu’n gategorïau gwahanol. Gallwch ganfod y dadansoddiad llawn o’r gyllideb yn Atodlen 2 o’ch llythyr Cytundeb Grant. Dim ond ar gyfer cyflawni eich prosiect a gymeradwywyd y gellir defnyddio’r grant hwn.

Uchafswm y grant y gallech chi wneud cais amdano ar gyfer galwad cyllid Llwybr 2 2024 oedd £60,000.

Ar Beth Gallwch Chi Wario’r Grant (Costau Cymwys)

a. Costau staff

Arian i dalu staff sy’n gweithio’n uniongyrchol ar y prosiect h.y. y rhai hynny sy’n rhan o weithgareddau megis cynllunio prosiect, a llunio a rhannu canlyniadau prosiect. Mae costau staff yn seiliedig ar gyfraddau dyddiol. Mae’r cyllid hwn ar gyfer costau staff mewnol yn unig, nid ar gyfer ymgynghorwyr allanol na siaradwyr gwadd.

b. Rheoli Prosiect a Gweithredu

Mae hyn yn cynnwys costau i helpu i gynnal y prosiect, megis:

• Llogi ystafelloedd
• Lluniaeth
• Hwyluswyr
• Cyfieithwyr
• Teithio/milltiroedd yn y DU a llety ar gyfer cyfarfodydd, lle bo angen

c. Lledaenu (rhannu canlyniadau’r prosiect)

Yn talu costau i rannu eich prosiect gydag eraill yng Nghymru ac yn rhyngwladol. Gall hyn gynnwys:

• Digwyddiadau
• Marchnata
• Adroddiadau
• Adnoddau neu lwyfannau ar-lein
• Teithio/milltiroedd yn y DU a llety ar gyfer digwyddiadau a hyfforddiant, lle bo angen

Pwysig: Mae’n rhaid i unrhyw beth sy’n cael ei greu gyda chyllid Taith fod am ddim i’r holl gyfranogwyr a pharhau felly am gyfnod eu defnyddio/rhannu. Ni ellir datblygu na defnyddio’r adnoddau hyn at ddibenion masnachol.

ch. Symudeddau (teithio rhyngwladol)

Gall staff a dysgwyr deithio dramor fel rhan o’r prosiect.

• Teithio staff: At ddiben dysgu, cydweithio, neu rannu gwybodaeth.
• Teithio dysgwyr: Ar gyfer grwpiau’n unig, a dim ond os byddant yn helpu i greu neu brofi canlyniadau’r prosiect.

Beth sydd wedi’i gynnwys:

• Grant cynhaliaeth (ar gyfer bwyd, llety, ac ati)

• Grant teithio, gyda chymorth ychwanegol ar gael ar gais am ddefnyddio opsiynau teithio sy’n eco-gyfeillgar neu’n ‘wyrdd’ (darparwch ddolen i Adran 5 y llawlyfr).

Sylwer bod mwy o help ar gael ar gais i gyfranogwyr ag Anableddau, anghenion dysgu ychwanegol nei o gefndiroedd difreintiedig (gweler Adran 5).

Cynhaliaeth

Swm gosod o arian yw hwn yn seiliedig ar:

• Hyd y daith
• Y wlad rydych chi’n ymweld â hi

Caiff gwledydd eu grwpio yn ôl costau byw (uchel, canolog, isel). Rhaid i bob cyfranogwr gael eu swm llawn. Gwiriwch reolau eich sefydliad i weld a oes angen derbynebau.

Teithio

Yn talu cost mynd a dychwelyd dramor. Mae’r swm yn dibynnu ar y pellter rhwng y DU a’r gyrchfan. Os byddwch chi’n dewis teithio gwyrdd, bydd Taith yn talu’r gost wirioneddol (cyhyd â’i bod yn werth am arian). Gweler Atodlen 4 o’r llythyr Cytundeb Grant am ragor o fanylion.

Bydd yr holl gyfranogwyr sy’n mynd dramor yn cael grant teithio. Gweler Atodlen 6 am union symiau yn seiliedig ar bellter.

Cymorth ychwanegol

Mae cyllid ychwanegol ar gael i gyfranogwyr ag Anableddau, ADY, neu sydd dan anfantais. Gall hyn dalu hyd at 100% o gostau cymwys (gweler Atodlen 4).

Dewis cyfranogwyr

Chi sy’n gyfrifol am ddewis pwy sy’n mynd ar symudeddau. Rhaid i’r broses fod yn:

• Deg
• Clir
• Wedi’i ddogfennu’n dda

Rhaid i gyfranogwyr fodloni’r meini prawf yng Nghanllaw Rhaglen Taith. Ni allwch godi unrhyw ffi arnynt na chymryd blaendal er mwyn iddynt gymryd rhan.

Talu cyfranogwyr

Cyfrifwyd y swm o gyllid ar gyfer pob cyfranogwr sy’n mynd allan ar raglen gan ddefnyddio’r cyfrifiannell grant a gyflwynwyd gennych gyda’ch cais.

I gyfrifo’r cyllid ar gyfer cyfranogwyr sy’n cael eu derbyn (os oes gennych chi rai), defnyddiwch y cyfrifiannell grant cyfranogwr a dderbynnir yn ffolder eich prosiect.

Mae’n hanfodol bod yr holl gyfranogwyr—allanol a mewnol—yn derbyn y swm llawn maent yn gymwys iddo ar gyfer teithio a chostau byw.

Gallwch chi ofyn Taith am gyllid ychwanegol ar gyfer:

• Teithio Gwyrdd
• Costau Eithriadol
• Cefnogaeth Cynhwysiant

Rhaid anfon ceisiadau cyn gynted â phosib a 30 niwrnod calendr fan hwyraf yn dilyn cynhaliaeth y gweithgaredd.

Ni chaiff ceisiadau hwyr eu derbyn oni bai bod rheswm da iawn.

Rhaid i bob cais:

• Dangos gwerth am arian
• Bod yn gysylltiedig â’r cyfranogwr penodol ag angen am y cyllid ychwanegol

Er mwyn gwneud cais:

• Llenwch y Ffurflen Cais am Gyllid Ychwanegol
• Mae’r ffurflen a chanllawiau ar gael yn adran Derbynyddion Grant gwefan Taith

Am ragor o fanylion, gwiriwch Atodlen 4 – Cais am Gyllid Ychwanegol yn eich llythyr Cytundeb Grant.

Enghraifft o gais 

Mae pedwar dysgwr cyfranogi ar symudedd unigol yn cynllunio teithio o Gaerdydd i Faes Awyr Bryste. Archwiliwyd sawl opsiwn teithio, a’r canlyniad yw bod coets gyhoeddus yn cynnig y gwerth gorau am arian. Cyfanswm yr hyn a dalwyd gan y sefydliad am y pedwar cyfranogwr yw £100, neu £25 y pen; ystyrir bod un o’r cyfranogwyr hyn dan anfantais, felly mae Derbynnydd y Grant yn cyflwyno cais i Taith am gyllid ychwanegol am gost tocyn coets y cyfranogwr (£25). 

Teithio Gwyrdd   

I Taith, ystyr Teithio Gwyrdd yw defnyddio cludiant allyriad isel yn lle hedfan.
Mae enghreifftiau yn cynnwys:

• Beic
• Trên
• Coets
• Bws mini
• Rhannu car

I fodloni’r cymhwysedd ar gyfer Teithio Gwyrdd, rhaid i chi ddefnyddio’r opsiynau hyn ar gyfer y rhan fwyaf o’r daith mynd a dychwelyd (sef i’r gyrchfan ac oddi yno). Ni ystyrir llongau i fod yn deithio gwyrdd oherwydd eu bod yn cynhyrchu allyriadau uchel.

Os yw Teithio Gwyrdd yn costio mwy na’r grant teithio safonol, gallwch wneud cais am gyllid ychwanegol.
Bydd angen i chi ddangos tystiolaeth o’r gwerth gorau am arian—er enghraifft, eich bod chi wedi dewis yr opsiwn rhesymol rhataf.

Costau eithriadol  

• Teithio i Hyb Trafnidiaeth yn y DU – cyfranogwyr sy’n ddysgwyr yn unig 

Mae’r cyllid hwn yn helpu i dalu’r gost o gyrraedd hyb trafnidiaeth yn y DU—y lleoliad lle bydd y daith ryngwladol yn dechrau.
Mae enghreifftiau o hybiau trafnidiaeth yn cynnwys:

• Meysydd awyr
• Gorsafoedd trenau
• Porthladdoedd
• Gorsafoedd bysus

Gallwch ddefnyddio gwahanol fathau o drafnidiaeth, megis:

• Trên
• Bws
• Llong

Ar gyfer teithio ar drên, gall cyfranogwyr hawlio:

• Cost y tocyn trên
• Cerdyn teithio trên, os yw cyfanswm y gost o’r ddau yn llai na’r tocyn ar ei ben ei hun

Dylai cyfranogwyr 16–21 oed sy’n teithio ar fws ddefnyddio FyNgherdynTeithio

Os yn teithio mewn car, y gyfradd ar gyfer petrol yw £0.45 y filltir.

Mae’r cyfraddau fel a ganlyn:

Symudeddau Grŵp: Gallwch hawlio £500 fesul symudedd, hyd at uchafswm o £1,500 y prosiect, yn seiliedig ar gostau gwirioneddol.

Mae’r cyllid hwn ar gael i brosiectau yn y sectorau canlynol:

• Ysgolion
• Ieuenctid
• Addysg Oedolion
• Addysg Bellach a Hyfforddiant Addysg Galwedigaethol (AB/HAG)

Nid yw ar gael ar gyfer prosiectau Addysg Uwch.

Symudeddau Unigol: Gall cyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig gael hyd at £100 fesul symudedd, yn seiliedig ar gostau gwirioneddol sy’n cynnig gwerth da am arian.

Mae’r cyllid hwn ar gael i bob sector.

Cefnogaeth Cynhwysiant  

Mae’r cyllid hwn ar gael i gyfranogwyr lle mae’r canlynol yn berthnasol:

• ag Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY)
• ag Anabledd
• yn dod o gefndiroedd difreintiedig

Mae rhagor o fanylion ar gael yn:

• Canllaw’r Rhaglen
• Atodlen 4 – Cais am Gyllid Ychwanegol
• Atodlen 6 – Gwariant Cymwys yn eich Cytundeb Grant

Cyfranogwyr ag ADY neu Anableddau

• Yn gallu cael hyd at 100% o gostau cynhwysiant cymwys
• Mae hyn yn berthnasol i staff a dysgwyr
• Mae Taith yn cadw’r cyllid hwn yn ganolog ac yn ei ryddhau pan fydd ei angen

Diffiniad ADY: Fel y diffiniwyd gan Ddeddf ADY 2018 a Chod ADY i Gymru 2021
Diffiniad o Anabl: Person â chyflwr corfforol neu feddwl sydd ag effaith ddifrifol a thymor hir ar fywyd bob dydd (Deddf Cydraddoldeb 2010)

Cyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig

• Yn gallu cael hyd at 100% o’r costau gwirioneddol am anghenion teithio ychwanegol megis:
  • Fisâu
  • Pasbortau
  • Yswiriant teithio
  • Bagiau (os bydd angen)
• Ym maes Addysg Uwch yn unig, gall staff / pobl sy’n dod yn gwmni iddynt wneud cais am hyd at 50% o gyllid cynhaliaeth a theithio ychwanegol am deithiau dros 4000 cilomedr. Mae Dysgwyr yn derbyn y codiad hwn yn awtomatig yn yr offeryn cyfrifiannell grant (mae gan sectorau eraill eisoes gyfraddau teithio cynhwysol).

Gweler Tabl 1 am y rhestr lawn o bobl sy’n gymwys fel cyfranogwr dan anfantais (staff a dysgwyr).

Os na allwch chi gael tystiolaeth

Yn Taith, rydym yn deall nad yw hi bob amser yn hawdd dod o hyd i ddogfennau penodol. Er enghraifft:

• Efallai bydd cyfranogwr yn ofalwr nad yw’n cael ei dalu ac efallai na fydd tystiolaeth swyddogol.
• Efallai na fydd cyfranogwr yn gallu cyrchu manylion ariannol ei rieni.

Os na allwch ddod o hyd i’r dystiolaeth arferol, dyma’r hyn dylai ei wneud:

1. Esboniwch eich proses fewnol
   Dywedwch wrth Taith sut mae eich sefydliad yn nodi cyfranogwyr dan anfantais.
   Er enghraifft, os yw eich tîm Lles, Cwnsela neu Ofal Bugeiliol yn cefnogi’r dysgwyr hyn, gallant gadarnhau bod y cyfranogwr yn bodloni’r meini prawf.
2. Ysgrifennwch lythyr ar bapur swyddogol. Dylai’r llythyr gadarnhau:
   1. Y dilynwyd eich proses fewnol
   2. Bod y cyfranogwr yn bodloni meini prawf Taith ar gyfer bod dan anfantais
3. Os nad oes gennych chi dîm cefnogi, ysgrifennwch dystysgrif ar bapur swyddogol. Rhaid iddi gael ei llofnodi gan y bobl ganlynol:
   1. Arweinydd eich Prosiect Taith
   2. Y cyfranogwr
   3. Rhiant neu ofalwr (os oes angen)
4. Cadwch y llythyr neu’r dystysgrif. Cadwch hi gyda’ch dogfennau prosiect Taith am 12 mlynedd. Efallai bydd Taith yn gofyn i’w gweld yn hwyrach.

Mae’r broses hon yn helpu i gefnogi eich cyfranogwyr y mae angen cyllid ychwanegol arnynt, heb ofyn am ddogfennau personol neu anodd dod o hyd iddynt.

Cyfranogwyr staff dan anfantais

Os yw aelod o staff yn dymuno gwneud cais am gyllid ychwanegol oherwydd ei fod dan anfantais:

• Rhaid iddo fodloni un neu fwy o’r meini prawf yn Nhabl 2.
• Rhaid i chi gadw o leiaf un darn o dystiolaeth i brofi hyn.

Dychwelyd yn gynnar 

Gweler adran 6.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect 

Hyd byr  

Gweler adran 6.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect 

Canslo cyn gadael 

Gweler adran 6.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect 

Force majeure 

Ystyr force majeure yw digwyddiad eithafol y tu allan i’ch rheolaeth sy’n eich atal rhag cynnal eich gweithgareddau prosiect a gynlluniwyd. Gallwch ofyn am gymorth force majeure dim ond os na allwch chi aildrefnu’r gweithgaredd a byddech chi’n colli arian o’i herwydd.

Gallwch chi dim ond gofyn am force majeure mewn sefyllfaoedd clir a difrifol sy’n effeithio ar weithgaredd neu les cyfranogwr. Mae’r rhain yn cynnwys:

• Salwch neu anaf difrifol (gyda thystysgrif feddygol). Sicrhewch fod gennych chi’r yswiriant teithio priodol. Mae cyllid ychwanegol yn daliad ychwanegol, nid yn amnewidiad.
• Profedigaeth (marwolaeth aelod agos o’r teulu, megis rhieni neu fam-gu/tad-cu).
• Problemau gwleidyddol mawr neu drychinebau naturiol yn y wlad dderbyn.
• Profiadau trawmatig, megis bod yn rhan o ddamwain neu drosedd ddifrifol neu ei gweld.
• Problemau Covid-19, megis gweithgareddau a ganslwyd neu gyfnodau cloi a oedd yn annisgwyl.

NID yw force majeure yn cynnwys:

• Dadleuon rhwng cyfranogwyr a sefydliadau derbyn y gellir eu datrys.
• Gwersi neu sesiynau a ganslwyd.
• Cyfranogwyr sydd am fynd adref.
• Problemau y gallai’r cyfranogwr neu’r sefydliadau fod wedi’u datrys.
• Streiciau, problemau ariannol, offer diffygiol neu oedi wrth gael deunyddiau.

Nid yw’r rhestr hon yn gyflawn—bydd Taith yn ystyried bob achos yn unigol.

Os caiff hyd byr ei gymeradwyo, diweddarwch adroddiad y cyfranogwr gyda’r dyddiadau gwirioneddol roeddent dramor. Mae’r grant dim ond yn cynnwys yr amser gwirioneddol a dreulir dramor. Rhaid ad-dalu unrhyw arian ychwanegol gan y cyfranogwr.

Os caiff symudedd ei oedi oherwydd force majeure, gall y cyfranogwr barhau’n ddiweddarach, cyhyd â bod y dyddiad dod i ben newydd yn dal i fod o fewn terfyn amser terfynol y prosiect.

I wneud cais force mejeure:

• Anfonwch e-bost atom yn cefnogaeth@taith.cymru
• Gallwch gael help a chanllawiau yn ardal Derbynyddion Grant ar wefan Taith.

Rhaid i chi roi tystiolaeth lawn ar gyfer eich sefyllfa. Rhaid i Taith gymeradwyo eich cais force majeure cyn i chi anfon eich adroddiad terfynol.

Tarfiadau/diwrnodau heb eu cyllido 

Os bydd cyfranogwr yn gwneud rhywbeth nad yw’n gysylltiedig â’u symudedd, ni chaiff ei gyllido. Caiff y diwrnodau hyn eu didynnu o gyfanswm hyd y symudedd.

Er enghraifft:

• Os bydd rhywun yn mynd adref am ymweliad byr yn ystod eu symudedd, ni chaiff y diwrnodau hynny eu cyllido.
• Os bydd rhywun yn estyn eu harhosiad i wneud gweithgareddau nad ydynt yn gysylltiedig, ni chaiff y diwrnodau ychwanegol hynny eu cyllido chwaith.

Hyd yn oed ar ôl tynnu diwrnodau heb eu cyllido, rhaid i’r symudedd fodloni’r isafswm hyd gofynnol.

Rhaid i chi:

• Adrodd am ddyddiadau dechrau a dod i ben y symudedd.
• Dangos yn glir faint o ddyddiau heb eu cyllido a gafwyd.

Gallwch wneud newidiadau i’ch prosiect wrth iddo redeg, os oes angen. Ond ni all y newidiadau effeithio ar y prif amcanion neu’r rheswm y rhoddwyd cyllid i’ch prosiect.

Mae dau fath o newid:

1. Newidiadau prosiect – newidiadau i weinyddiaeth gyffredinol y prosiect. Mae hyn yn cynnwys newidiadau o ganlyniad i Force Majeure a cheisiadau Estyniad i’r Prosiect, y mae’n rhaid eu hanfon drwy e-bost at cefnogaeth@taith.cymru. Rhaid anfon yr holl geisiadau eraill ar ffurf llythyr PDF ar bapur swyddogol eich sefydliad drwy e-bost at cefnogaeth@taith.cymru
2. Newidiadau i weithgaredd – newidiadau i weithgareddau symudedd penodol. I ofyn am newidiadau i weithgaredd yn y sectorau Ysgolion, Ieuenctid, AB/VET, ac Addysg i Oedolion, rhaid i chi lenwi Profforma Cais am Newid (wedi’i gadw yn eich ffolder adrodd) o leiaf 30 niwrnod calendr cyn dechrau’r symudedd. Mae gan Addysg Uwch broses wahanol (sy’n cael ei hesbonio’n ddiweddarach yn y canllaw hwn).  

Fel yr amlinellir isod, bydd angen ar rai newidiadau, ond nid yr holl newidiadau, gymeradwyaeth Taith cyn y gallwch barhau.

Newidiadau i brosiectau  nad oes angen cymeradwyaeth Taith arnynt 

Newid Cynrychiolydd Cyfreithiol, Prif Gynrychiolydd Ariannol, neu Berson Cyswllt

Os bydd rhywun yn y rolau hyn yn newid yn ystod y prosiect, anfonwch lythyr PDF wedi’i lofnodi ar bapur swyddogol eich sefydliad gan rywun awdurdodedig sy’n datgan natur y newid. Ar gyfer newidiadau i gynrychiolydd cyfreithiol neu brif swyddog ariannol, rhaid i’r llythyr hefyd gadarnhau bod gan y person newydd yr awdurdod i lofnodi dogfennau cyfreithiol.

Newidiadau i brosiectau  y mae angen cymeradwyaeth Taith arnynt 

Newidiadau consortiwm

• Os ydych chi am ychwanegu partner newydd i’ch Consortiwm, rhaid i Taith gymeradwyo hyn.
• Byddwn yn gwirio:
  • Effaith y newid
  • Y bodlonir yr holl reolau cymhwysedd
  • Bod ansawdd y consortiwm yn aros yr un peth

• Anfonwch hyn atom mewn e-bost i cefnogaeth@taith.cymru cyn gynted â phosib.

Hyd y prosiect

• Os ydych chi am estyn eich prosiect, anfonwch e-bost atom yn cefnogaeth@taith.cymru o leiaf 60 niwrnod calendr cyn dyddiad dod i ben a gymeradwywyd y prosiect.

• Os bydd eich prosiect yn dod i ben yn gynharach na’r hyn a gynlluniwyd, rhowch wybod i ni fel y gallwn ni anfon atoch dempled adroddiad terfynol i’w gwblhau. Mae hyn yn helpu i gael eich taliad terfynol neu ddychwelyd unrhyw gronfeydd sy’n weddill. Sylwer os bydd eich prosiect yn dod i ben llawer yn gynharach na’r disgwyl ac nid yw’n cyd-fynd â’r amserlen a roddwyd gennych yn wreiddiol, galli hyn achosi oedi gyda’ch taliad terfynol.

Gweler Atodlen 8 – Proses Newid Prosiect yn eich llythyr Cytundeb Grant am ragor o fanylion.

Newidiadau i weithgareddau  y mae angen cymeradwyaeth Taith arnynt.  Os oes angen i chi newid gweithgaredd, rhaid i chi:

• Roi gwybod i ni o leiaf 30 niwrnod calendr cyn y disgwylir i’r newid ddigwydd.

Newid i allbwn prosiect 

Mae Llwybr 2 yn canolbwyntio ar greu allbynnau prosiect defnyddio, clir a mesuradwy sydd o fudd i eraill yng Nghymru. Os ydych chi am wneud newid i gynllun gwreiddiol eich prosiect, rhaid i chi siarad â Taith cyn gwneud unrhyw newidiadau.

Newid gweithgareddau lledaenu a gynlluniwyd 

Mae rhannu canlyniadau prosiect yn rhan allweddol o Lwybr 2. Rhaid i chi ddangos yn glir sut a chyda phwy y byddwch chi’n rhannu eich allbynnau. Rhaid trafod unrhyw newidiadau i’ch cynllun rhannu gwreiddiol â Thaith cyn bara ymlaen.

Nodiadau pwysig

• Os oes gan y gyrchfan newydd gyfradd grant uwch, bydd eich cyllideb yn newid.
• Bydd Taith yn diweddaru eich cyfrifiannell grant byw i adlewyrchu hyn. Fodd bynnag, gall Taith dim ond cyllido hyd at ddyfarniad eich grant gwreiddiol.
• Rhaid i’r hyd newydd barhau i fodloni’r terfynau isaf ac uchaf a bennwyd gan y rhaglen.
• Mae’n dal yn rhaid i chi fodloni’r gofyniad grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol erbyn diwedd y prosiect
• Mae’n dal yn rhaid i chi fodloni (neu ragori ar) nodau gwreiddiol a chanlyniadau eich prosiect, hyd yn oed os ydych chi’n gweithio gyda phartner rhyngwladol newydd neu’n mynd i gyrchfan newydd.

Am ragor o fanylion am newidiadau i gyllidebau, gweler Atodlen 8 – Y Broses Newydd Prosiect yn eich Cytundeb Grant.

Diogelwch teithio

Dilynwch gyngor teithio Y Swyddfa Dramor, y Gymanwlad a Datblygu (FCDO) llywodraeth y DU. Ni fydd Taith yn cyllido teithio i leoedd lle mae’r FCDO yn cynghori yn ei erbyn.

Os bydd y cyngor teithio yn newid, rhaid i chi:

• Wneud cynlluniau newydd (megis dewis cyrchfan wahanol)
• Cysylltu â Taith cyn gwneud unrhyw newidiadau

Yn unol ag Atodlen 11 – Diogelu o’r llythyr Cytundeb Grant, byddwch wedi cwblhau rhestr wirio Diogelu fel rhan o broses ffurfiol derbyn y cyllid. Mae’r rhestr wirio yn nodi’r gofynion mae’n rhaid cydymffurfio â nhw wrth weithio’n uniongyrchol gyda’r cyfranogwyr sydd dan 18 oed a/neu oedolion sy’n agored i niwed, neu wrth ddarparu gwaith sydd ag effaith ar gyfranogwyr sydd dan 18 oed a/neu oedolion sy’n agored i niwed.

Mae gennych chi gyfrifoldeb dros ddiogelu llesiant cyfranogwyr sydd dan 18 oed ac oedolion sy’n agored i niwed (fel y diffiniwyd o dan Ran 7 o Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014), yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol a chanllawiau atodol.

Gall Gweithdrefnau Diogelu Cymru eich helpu i ddeall a chyflawni’r dyletswyddau a amlinellir yn y ddeddfwriaeth hon a’r canllawiau hyn.

Mae gan yr holl leoliadau addysg yng Nghymru ddyletswydd gyfreithiol i sicrhau bod gan blant fynediad at amgylchedd dysgu diogel. Mae’n bwysig bod lleoliadau addysg yn glir am sut maent yn parhau i fodloni eu dyletswyddau statudol ar gyfer diogelu plant a phobl ifanc wrth wneud trefniadau ar gyfer ymweliadau cyfnewid dramor, fel yr amlinellwyd yn y canllawiau statudol Cadw Dysgwyr yn Ddiogel.

Mae’n hefyd rhaid i chi ystyried y ddeddfwriaeth berthnasol sy’n rheoli diogelu yn y wlad/tiriogaeth lle byddwch chi’n anfon unrhyw gyfranogwyr, a lle bo’n briodol, ymgorffori’r rhain yn eu prosesau/gweithdrefnau.

Mae’n ofyniad eich bod chi a’ch sefydliadau Consortiwm (os yn berthnasol) sy’n cymryd rhan yn rhaglen Taith â’r canlynol ar waith:

• Polisi diogelu cyfredol a pholisïau priodol eraill e.e., polisi diogelu plant, polisi cwynion, polisi chwythu’r chwiban, polisi gwrthaflonyddu a bwlio, polisi diogelu data.
• Gweithdrefnau recriwtio diogel.
• Cofnodion hyfforddi cyfredol.
• Cod ymddygiad i gyfranogwyr.
• Cod ymddygiad i staff a gwirfoddolwyr.
• Dull clir ar gyfer adrodd am unrhyw bryderon diogelu.
• Dull clir ar gyfer cynnal gwiriadau addas ar deuluoedd derbyn a gweithdrefnau priodol ar waith ar gyfer ymweliadau a chynllunio (lle b’n briodol).
• Unigolyn sydd wedi’i enwi sy’n dal swydd uwch yn Sefydliad y Derbynnydd Grant gyda chyfrifoldeb dros ddiogelu.
• Asesiadau a gwiriadau risg priodol, gan gynnwys lle bo’n briodol gwiriadau cofnodion troseddol a/neu GDG.
• Yswiriant addas, megis yswiriant teithio ac atebolrwydd.
• Rhaid i’r holl Dderbynyddion Grant a Chyfranogwyr Consortiwm (os yn berthnasol) sy’n cynnal Gweithgareddau Grant (gan gynnwys cyfnewidau rhithiwr) sy’n cynnwys pobl dan 18 oed neu oedolion sy’n agored i niwed gwblhau rhestr wirio fel rhan o’r llythyr Cytundeb Grant. Rhaid casglu ynghyd yr holl ofynion sy’n rhan o’r rhestr wirio cyn y gellir cynnal gweithgaredd.

Mae’n ofynnol i bob prosiect Taith gyflwyno sawl adroddiad yn ystod cylch oes y prosiect. Mae’r rhain yn helpu i fonitro cynnydd, sicrhau atebolrwydd, a phennu taliadau.

a. Adrodd cyfranogwyr

• Diben: Casglu data am gyfranogwyr ar ôl i’r symudeddau gael eu cynnal.
• Terfyn Amser: Rhaid cyflwyno hyn o fewn 28 niwrnod calendr o gynnal symudeddau a chyn cyflwyno eich adroddiad terfynol.
• Lleoliad: Wedi’i gadw yn eich ffolder adrodd unigol, sy’n cynnwys canllawiau.

b. Adroddiad interim

• Gofynnol: Yn seiliedig ar hyd prosiect neu sgôr risg.
• Terfyn amser: Fel y penodwyd yn Atodlen 1 – Proses Amserlen Taliadau.
• Cyflwyniad: Rhaid ei gwblhau a’i gadw yn ffolder eich prosiect.
• Diben: Asesiad o gynnydd y prosiect yn unol â’r cais grant gwreiddiol.
• Canlyniad:

• • Darperir adborth.
  • Gall hyn gynnwys argymhellion neu weithredoedd i’w cwblhau.
  • Mae taliadau pellach yn dibynnu ar gynnydd boddhaol o’ch prosiect a chymeradwyaeth gan Taith.

c. Adroddiad terfynol

• Terfyn amser: O fewn 30 niwrnod calendr o ddyddiad dod i ben y prosiect (neu’n gynharach os bydd yr holl weithgareddau wedi’u cwblhau).
• Cyflwyniad: Rhaid ei gwblhau a’i gyflwyno’n electronig.
• Diben:
  • Darparu trosolwg llawn o weithgareddau a gwariant.
  • Yn ei gwneud hi’n bosib cysoni cyllideb.

• Gofynion:
  • Rhaid cynnwys adroddiad terfynol â llofnod digidol a Datganiad Ardystio (gweler Atodlen 7).
  • Mae templedi ar gael yn yr adran Derbynyddion Grant.
• Canlyniadau Cyflwyno’n Hwyr:
  • Gallai arwain at atal neu oedi taliadau grant neu eu hailhawlio.
• Amodau Taliad Terfynol:
  • Yn seiliedig ar gyflwyniad a gwariant gwirioneddol.
  • Os na chaiff y gweithgareddau grant eu cwblhau fel y cynlluniwyd neu’n costio llai na’r disgwyl gellir lleihau’r grant neu efallai y bydd yn rhaid i chi ad-dalu unrhyw arian ychwanegol a dderbyniwyd.

d. Datganiad Ardystio

• Gofynnol: Rhaid ei gwblhau o fewn 30 niwrnod calendr o ddyddiad dod i ben y prosiect.
• Diben: Yn cadarnhau cwblhad gweithgareddau’r grant ac yn sbarduno’r broses taliad terfynol.
• Cymeradwyaeth: Yn ddibynnol ar adolygiad Taith.

Gall Taith gynnal archwiliadau i wirio eich bod wedi cydymffurfio â rheolau ariannol a’r rhaglen. Bydd yr archwiliadau hyn yn ystyried y canlynol:

• Gweinyddiaeth gyffredinol y prosiect
• Trefniadau bancio
• Cofnodion trafodiadau
• Gweithdrefnau talu
• Cymhwysedd costau
• Teithio
• Tystiolaeth o weithgareddau/cyfarfodydd
• Costau cynhwysol ac eithriadol (os yn berthnasol)

Mathau o archwiliadau:

a. Archwiliad bwrdd gwaith

• • Wedi’i wneud o bell
  • Gwiriad cydymffurfiaeth sylfaenol

b. Archwiliad ar y safle (yn ystod prosiect)

• • Adolygiad manwl iawn o gofnodion a chyfweliadau staff
  • Gallai fod yn gefnogol os ydych chi’n Dderbynnydd Grant newydd
  • Yn helpu i sicrhau darpariaeth a gwariant cywir prosiectau

c. Archwiliad ar y safle (ar ôl i’r prosiect ddod i ben)

• • Adolygiad manwl
  • Wedi’i ysgogi gan faterion difrifol a ganfuwyd yn gynharach
  • Gellir cymryd camau yn syth

1. d. Adroddiadau 

• Bydd angen adroddiadau chwarterol ar gyfer prosiectau risg uchel am hyd y prosiect.
• Bydd angen adroddiadau interim ar gyfer yr holl brosiectau.
• Bydd angen adroddiadau terfynol ar gyfer yr holl brosiectau.

Gofynion tystiolaeth gefnogol

Rhaid i chi gadw cofnodion clir i brofi bod y gweithgareddau a’r gwariant yn cyd-fynd â’ch Cytundeb Grant a gymeradwywyd.

Am yr holl Gyllid Ychwanegol:

• Cadwch anfonebau, derbynebau, cofnodion cyfrifyddu, a gohebiaeth berthnasol
• Rhaid cadw’r holl gofnodion am 12 mlynedd o leiaf ar ôl dyddiad cau eich prosiect

Tystiolaeth ar gyfer Costau Uned (e.e., teithio a chynhaliaeth):

• Tystiolaeth neu ddatganiad presenoldeb â llofnod gydag:
  • Enw’r cyfranogwr
  • Diben y gweithgaredd
  • Dyddiadau dechrau a dod i ben wedi’u cadarnhau
• Ar gyfer symudeddau grŵp:
  • Taenlen gyda llofnodion cyfranogwr
  • Ar gyfer pobl ifanc dan 18 oed: wedi’i llofnodi gan oedolyn sy’n dod yn gwmni iddynt
• Yn berthnasol i gyfranogwyr mewnol ac allanol
• Rhaid cynnwys ID cyfranogwr Taith a chyd-fynd â data’r adroddiad
• Rhaid cynnwys manylion llawn a gohebiaeth gyda sefydliadau partner

Tystiolaeth o gostau gwirioneddol:

• Uwchlwythwch dderbynebau i adran “costau gwirioneddol” eich ffolder adrodd cyn gynted ag y gallwch ac erbyn 28 niwrnod calendr fan hwyraf yn dilyn y gost ddiwethaf.
• Cofnodwch bob cost yn y daenlen costau gwirioneddol:
  • Defnyddiwch yr un enw ag sydd ar y dderbynneb
  • Ychwanegwch ddisgrifiad a’r union werth
• Bydd Taith yn adolygu ac yn diweddaru’r statws cymeradwyo yn y daenlen:
  • Os caiff ei wrthod, cewch eich hysbysu gyda rhesymau
  • Os caiff ei gymeradwyo, ni fydd cyfathrebu pellach—gwiriwch y daenlen am y diweddaraf

Costau staff 

• Contract cyflogaeth
• Ffurflen hawliad wedi’i brosesu os yw’r taliad ar gyfer staff oriau achlysurol/amrywiol sy’n cael eu talu’n fisol am yr oriau gwirioneddol a weithiwyd
• Amserlenni lle nad yw staff yn gweithio 100% ar y prosiect
• Rhestrau o drafodion sy’n dangos taliadau i staff wedi’u cyflogi ar y grant

Rheoli Prosiect, Lledaenu a Chyfieithu 

• Contract (os yn berthnasol)
• Archeb brynu a gymeradwywyd
• Derbynneb nwyddau
• Anfoneb
• Mewnbynnu costau ar y system gyllid (tystiolaeth drwy’r rhestr o drafodion)
• Cadarnhad o archeb, yn enwedig pan fydd hyn ar-lein
• Tocynnau trenau, tocynnau awyren a llongau, cadarnhad o westai i ddangos tystiolaeth o’r daith a wnaed

Os bydd angen help arnoch gyda’r broses hon, e-bostiwch cefnogaeth@taith.cymru

Gofynion tystiolaeth

Heb ei dderbyn

• Nid yw datganiadau/derbynebau cardiau credyd yn ddilys oherwydd nid ydynt yn dangos manylion eitemau.

Rhaid i dderbynebau gynnwys:

• Cost yr eitem
• Enw’r cyflenwr
• Y dyddiad prynu
• Y math o arian a ddefnyddiwyd
• Rhif TAW (os yn berthnasol)

Cyllid Ychwanegol a Gymeradwywyd

(Ar gyfer teithio gwyrdd, cymorth cynhwysiant, neu gostau eithriadol)

Rhaid i chi gadw a darparu:

• Anfonebau/derbynebau sy’n dangos:
  • Enw a chyfeiriad cyflenwr
  • Swm ac arian cyfred
  • Dyddiad
  • Ar gyfer teithio: llwybr a dyddiad teithio
• Tystiolaeth i gyfranogwyr gydag ADY, Anabledd neu sydd dan anfantais
  • Defnyddiwch ID y cyfranogwr, nid enwau
• Tystiolaeth o werth am arian:
  • Eitemau dros £300: dyfynbrisiau ysgrifenedig
  • Eitemau dan £300: cymhariaeth o gost
• Gellir gofyn am ddogfennau eraill i gefnogi eich hawliad (e.e., amcangyfrifon neu ddyfynbrisiau)

 Os yw Taith yn gofyn am dystiolaeth:

• Rhaid i chi ei anfon i cefnogaeth@taith.cymru o fewn 5 niwrnod gwaith
• Os na chaiff ei darparu, gall Taith hawlio’r cyllid yn ôl

Cadw cofnodion:

• Cadwch yr holl gofnodion (boed yn electronig neu ar bapur) am 12 mlynedd ar ôl diwedd y prosiect
• Dylid cynnwys cofnodion o isgontractwyr neu aelodau consortiwm
• Rhaid i chi roi mynediad i Taith i holl safleoedd gweithgareddau a gyllidir a chofnodion (yn unol â Chymal 6.4 o’r Cytundeb Grant)

Hawlio arian yn ôl 

Beth yw hawlio arian yn ôl

Mae hawlio arian yn ôl yn golygu y gall Taith ofyn am arian grant heb ei ddefnyddio neu nad oedd hawl iddo gael ei dalu’n ôl. Gall hyn ddigwydd ar unrhyw bryd yn ystod y prosiect os:

• Byddwch chi wedi gwario llai na’r hyn a dalwyd i chi hyd yma.
• Byddwch chi’n gorffen eich prosiect yn gynnar ac yn cyflwyno’r adroddiad terfynol cyn y dyddiad dod i ben disgwyliedig.
• Byddwch chi neu Taith yn dod â’r cytundeb grant i ben.
• Bydd eich sefydliad yn mynd i ddiddymiad.
• Bydd eich adroddiad terfynol yn dangos tanwariant neu faterion sy’n codi yn ystod archwiliadau.

Sut Mae Hawlio Arian yn ôl yn Gweithio

Rydym yn ceisio osgoi hawlio arian yn ôl lle bo’n bosib. Os bydd angen hawlio arian yn ôl:

1. Gwrthbwyso: byddwn yn cyfrifo swm terfynol eich grant ac yn ei dynnu o’ch taliad sy’n ddyledus.
2. Anfoneb: Os ydych chi wedi derbyn taliad sy’n fwy na swm terfynol eich grant, byddwn yn anfon anfoneb atoch yn gofyn i chi ei dalu’n ôl yn syth.
   • Bydd gennych chi 10 niwrnod gwaith i dalu.
   • Os na fyddwch chi’n talu’r anfoneb, byddwn yn anfon llythyr terfynol atoch cyn cymryd camau cyfreithiol.

Os na fyddwch chi’n ad-dalu’r arian sy’n ddyledus i ni, gallai effeithio ar daliadau eich prosiectau Taith eraill neu’n eich atal rhag cael cyllid gennym ni yn y dyfodol.

Eich Cyfrifoldeb

P’un a gymerir yr arian o daliad yn y dyfodol neu caiff ei dalu drwy anfoneb, eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod gennych chi ddigon o gronfeydd i gwblhau’r holl brosiectau Taith a gymeradwywyd.

Rydym yn eich annog i hyrwyddo eich prosiect a gyllidir gan Taith yn rhagweithiol a rhannu eich profiadau gydag eraill. I helpu i sicrhau cysondeb a chynyddu ymwybyddiaeth o raglen Taith, rydym yn gofyn i chi ddilyn y canllawiau allweddol canlynol:

a. Dilyn Canllawiau Brandio Taith

• Dylai’r holl ddeunydd hyrwyddo (digidol ac argraffedig) ddilyn canllawiau brandio swyddogol Taith i gynnal cysondeb ac eglurdeb o ran cynrychiolaeth Taith a’i phrosiectau.
• Sicrhewch y caiff logos Taith a Llywodraeth Cymru eu cynnwys a’u defnyddio’n gywir. Byddwch yn dod o hyd i ganllawiau defnyddio a ffeiliau logos y gellir ei lawrlwytho yn yr adran canllawiau brandio o adran Derbynyddion Grant.
• Os ydych chi’n gweithredu’n ddwyieithog (e.e., yng Nghymru), ystyriwch ddefnyddio’r Gymraeg yn ogystal â’r Saesneg yn eich deunyddiau lle bo’n bosib, yn unol ag arferion cyfathrebu cynhwysol.
• Sicrhewch fod gennych chi’r caniatâd a’r cydsyniad priodol ar gyfer unrhyw luniau sy’n cael eu defnyddio mewn deunyddiau hyrwyddo.

b. Defnyddiwch y Cyfryngau Cymdeithasol i Hyrwyddo eich Gweithgareddau

• Rhannwch ddiweddariadau, lluniau, fideos a darnau myfyrio o’ch prosiect ar sianeli cyfryngau cymdeithasol eich sefydliad.
• Tagiwch Taith yn yr holl bostiadau fel y gallwn ymgysylltu a chwyddleisio eich cynnwys. Mae Taith yn defnyddio:
  • X (Twitter o’r blaen)
  • Instagram
  • Facebook
  • LinkedIn
  • BlueSky
  • Threads
• Lle bo’n briodol, ystyriwch ddefnyddio hashnodau megis #Taith, #TaithCymru neu rai sy’n benodol i’r prosiect i ehangu eich cyrhaeddiad.
• Sicrhewch fod gennych chi’r caniatâd a’r cydsyniad priodol ar gyfer unrhyw luniau sy’n cael eu defnyddio mewn deunyddiau hyrwyddo.

c. Rhannwch eich Stori gyda Taith

• Cyflwynwch eich profiad drwy ein ffurflen ar-lein ‘Rhannwch Eich Stori’. P’un a yw’n blog, yn astudiaeth achos, neu’n ddarn myfyrio gan gyfranogwr, byddem wrth ein boddau yn cael clywed sut mae Taith wedi cael effaith ar eich cyfranogwyr a’r sefydliad chi.
• Mae eich straeon yn helpu i arddangos effaith bywyd go iawn dysgu rhyngwladol ac ysgogi eraill i gymryd rhan, yn enwedig y rhai hynny nad ydynt wedi ystyried y cyfleoedd hyn o’r blaen.

d. Allgymorth gyda’r Cyfryngau

• Os yw eich prosiect yn derbyn sylw yn y wasg genedlaethol neu leol, dywedwch wrth dîm cyfathrebu Taith fel y gall gefnogi neu gydlynu’r negeseuon.
• Os hoffech chi gael help wrth greu Datganiad i’r Wasg i’w anfon i’r wasg, cysylltwch.