Llawlyfr Gweithredol (Llwybr 1 - 2025)

Mae’r canllaw hwn yn ddogfen ganllaw ar gyfer Derbynwyr Grant mewn perthynas â chyllid Llwybr 1 Taith ar gyfer prosiectau a gymeradwywyd yn rownd 1 (Medi 2024). A wnewch chi sicrhau eich bod chi’n darllen y ddogfen hon ynghyd d â’ch Llythyr Grant Taith, gan gynnwys yr holl atodlenni sy’n gysylltiedig â Chanllawiau Rhaglen Taith 2024.

Os bydd unrhyw wybodaeth yn y llyfr canllaw hwn yn wahanol i’r Llythyr Cytundeb Grant, gan gynnwys yr atodlenni cysylltiedig neu’r Canllaw Rhaglen 2024, bydd cynnwys y Cytundeb Grant a’i atodlenni’n cymryd blaenoriaeth. Os oes gennych chi ymholiadau neu adborth am gynnwys y llawlyfr hwn, e-bostiwch cefnogaeth@taith.cymru

Mae gan y llythyr Cytundeb Grant sawl atodlen, a restrir isod.

Gwneir yr holl daliadau i sefydliadau mewn punnoedd sterling (GBP) a chânt eu talu i’r manylion cyfrif banc a ddarparwyd eisoes. Bydd angen nodi Taith ar unwaith am unrhyw newidiadau i fanylion banc drwy e-bostio cefnogaeth@taith.cymru  a chwblhau Ffurflen Cyflenwr Newydd a’i dychwelyd gyda datganiad banc cyfredol (o fewn y tri mis diwethaf).

Bydd angen dilysu’r manylion newydd cyn y caiff unrhyw daliadau dilynol eu gwneud.

Gweler Atodlen  1– Y Broses Amserlenni Taliadau  o’ch Llythyr Cytundeb Grant sy’n rhoi manylion am bryd y disgwylir gwneud taliadau, y gwerth a chanran y taliad Grant. Gall dyddiadau a gwerthoedd talu amrywio gan ddibynnu ar ofynion adrodd a’r gwariant hyd yma ar Wariant Cymwys.

Cyfnod y gweithgaredd

Prosiectau sy’n dechrau 01 Medi 2024 ac sy’n dod i ben ar y dyddiad dod i ben a bennwyd yng nghymal 2.5 o’r Llythyr Cytundeb Grant.  Bydd angen i’r Sefydliad ddychwelyd y Llythyr Cytundeb Grant a’r atodlenni cefnogi a bydd yn rhaid i dîm Taith  ei adolygu cyn y gellir gwneud unrhyw cyn-daliad o grant. Sylwer bod y cytundeb hwn yn rhwymo’n gyfreithiol, a bydd unrhyw wariant a wneir cyn ei lofnodi yn gyfrifoldeb y sefydliad sy’n derbyn cyllid. Er y gall gwariant ddigwydd hyd at dri mis cyn dyddiad dechrau’r prosiect (bydd y sefydliad sy’n gwneud cais yn derbyn cyfrifoldeb am hynny), rhaid i’r holl weithgareddau sy’n gysylltiedig â’r prosiect ddigwydd o fewn y cyfnod a ddiffinnir yn y Llythyr Cytundeb Grant. Bydd Derbynwyr Grant dim ond yn derbyn cyllid am y hyd gweithgaredd perthnasol yn ystod y amserlen cymwys y prosiect, a bydd yn dal yn rhaid i symudedd barchu’r hyd byrraf a hiraf y rhaglen yn ystod amserlen y  prosiect er mwyn bod yn gymwys am gyllid. Os bydd gweithgaredd terfynol eich prosiect yn dod i ben cyn y dyddiad dod i ben yn eich Llythyr Cytundeb Grant, fe’ch anogir i gyflwyno adroddiad terfynol o fewn mis o’r gweithgaredd rhaglen gyfnewid terfynol hwnnw i ddod â’r prosiect i ben a derbyn taliad terfynol neu ddychwelyd unrhyw gyllid sy’n weddill os yw’n berthnasol. Am ragor o wybodaeth, gweler yr adran ‘Adrodd’.

Canslo cyn gadael

Gweler adran 6.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect

Dychwelyd yn gynnar

Gweler adran 6.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect

Cyfnod byr

Gweler adran 6.0 Gwneud newidiadau i’ch prosiect

Force majeure

Mae Force Majeure yn cyfeirio at achosion lle bydd rhywbeth y tu allan i’ch rheolaeth yn eich atal rhag cynnal gweithgaredd a gynlluniwyd yn eich prosiect. Gellir galw’r cymal hwn i rym pan na fydd modd i chi aildrefnu’r gweithgaredd a gynlluniwyd a byddai colled ariannol i chi o ganlyniad.

Mae angen gwblhau ffurflen gais ar gyfer force majeure ac mae canllawiau ychwanegol ar gael yn  Ardal Derbynwyr Grant ar wefan Taith. Os oes gennych chi ymholiadau, e-bostiwch cefnogaeth@taith.cymru

Gellir dim ond cyflwyno ceisiadau mewn amgylchiadau clir a phenodol y tu hwnt i reolaeth y cyfranogwr, a lle mae effaith wedi bod ar weithgareddau, symudedd neu les y cyfranogwr. Yn gyffredinol, bydd hyn yn cynnwys:

• salwch neu anaf difrifol, lle mae tystysgrif feddygol yn nodi nad oedd modd i’r cyfranogwr fynychu eu gweithgareddau. Mae’n bwysig cael yr yswiriant teithio cywir gan mai bwriad unrhyw gyllid ychwanegol a ddyfernir i’r Derbynnydd Grant yw ychwanegu yswiriant teithio ac nid i’w ddisodli. Os yw’r cyfranogwr yn cael ei ystyried yn ddifreintiedig gellir hawlio cyllid ychwanegol ar gyfer yswiriant teithio.
• profedigaeth sy’n gysylltiedig ag aelodau agos o’r teulu, megis rhieni neu fam-gu neu dad-cu
• terfysg gwleidyddol mawr neu drychineb naturiol yn y wlad dderbyn lle mae angen teithio ar frys ac mae hyn wedi cael effaith ar y rhaglen gyfnewid
• profiad trawmatig a allai gynnwys bod yn rhan o ddamwain difrifol neu fod yn dyst iddo, neu fod yn dyst neu’n ddioddefwr trosedd ddifrifol, ac mae hyn wedi cael effaith ar y cyfranogwr.
• gweithgaredd prosiect yn cael ei oedi neu ei ganslo oherwydd Covid 19
• gweithgareddau prosiect a drefnwyd cyn unrhyw newid sylweddol i fesurau lliniaru Covid-19 cenedlaethol yn y DU neu’n rhywle arall, e.e. cyfnodau cloi, y gellir eu hystyried i fod yn achos o force majeure.

Rydym ni’n disgwyl i chi ddarparu tystiolaeth lawn o’r amgylchiadau a nodwyd uchod. Rhaid cymeradwyo’r holl achosion o force majeure cyn eu cyflwyno adroddiad terfynol y prosiect.

NID yw force majeure yn cynnwys:

• anghydfod rhwng cyfranogwyr a sefydliadau derbyn y byddai’n bosib eu datrys
• dosbarthiadau neu sesiynau astudio sy’n cael eu canslo gan y sefydliad derbyn
• cyfranogwyr sydd am ddychwelyd adref
• amgylchiadau rhagweladwy y gallai naill ai’r cyfranogwr neu’r sefydliad anfon neu dderbyn eu datrys
• anghydfod llafur, streiciau, anawsterau ariannol neu fethiant unrhyw wasanaeth, diffygion cyfarpar neu ddeunyddiau neu oedi wrth eu gwneud yn hygyrch

Sylwer nad yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr a byddwn yn ystyried pob cais fesul achos. Os caiff cais cyfnod byr ei gymeradwyo, addaswch yr adroddiad misol i’r dyddiadau gwirioneddol a dreulir dramor. Mae grant Taith dim ond yn cynnwys y cyfnod gwirioneddol sy’n cael ei dreulio dramor ac mae cyfranogwyr dim ond yn gymwys i dderbyn grantiau sy’n cyfateb i hyd gwirioneddol y symudedd. Rhaid ad-dalu unrhyw gyllid sy’n weddill drwy ofyn am y gwahaniaeth gan y cyfranogwr. Os bydd angen i chi ohirio symudedd cyfranogwr oherwydd force majeure, rhaid caniatáu i’r cyfranogwr barhau â’r gweithgareddau yn dilyn yr oedi, ar yr amod nad yw dyddiad dod i ben y rhaglen yn mynd y tu hwnt i ddyddiad terfynol y prosiect.

Toriad / diwrnodau nad ydynt yn cael eu hariannu

Os bydd  cyfranogwr yn ymgymryd â gweithgaredd nad yw’n gysylltiedig â’i raglen gyfnewid, ni chaiff hyn ei gyllido a chaiff ei ddidynnu o hyd y symudedd. Os bydd cyfranogwr ar symudedd am gyfnod estynedig o amser ac yn dychwelyd adref am y gwyliau, i ymweld â theulu a ffrindiau, mae’r rhain yn ddiwrnodau nad ydynt wedi’u hariannu. Neu, os bydd cyfranogwr yn estyn hyd y symudedd ar gyfer gweithgaredd sydd ddim yn ymwneud â’r rhaglen, byddai’r diwrnodau ychwanegol yn cael eu categoreiddio fel diwrnodau nad ydynt yn cael eu cyllido. Byddai’n rhaid bodloni lleiafswm o amser y symudedd perthnasol wedi tynnu’r diwrnodau heb eu cyllido. Dylai eich adroddiadau ddangos dyddiad dechrau a dod i ben y cyfnod symudedd, gan nodi’n glir nifer y diwrnodau heb eu cyllido.

Dewis cyfranogwyr

Chi, sef y Derbynydd Grant, sy’n gyfrifol am ddewis cyfranogwyr ar gyfer symudedd. Rhaid bod y broses ddethol yn dryloyw, yn drefnus, yn deg ac wedi’i dogfennu. Rhaid i broffil y cyfranogwyr gyd-fynd â’r meini prawf cymhwysedd a amlinellwyd yng Nghanllaw Rhaglen Taith. Ni ddylid codi ffioedd na blaendal i sicrhau lle ar symudedd, boed yn ad-daladwy ai peidio.

Cyfranogwyr sy’n talu

Mae’r dyraniad cyllido ar gyfer pob cyfranogwr, tuag allan a thua i mewn, wedi’i gyfrifo yn eich offeryn cyfrifo grant a gyflwynwyd adeg cyflwyno cais. Sicrhewch fod yr holl gyfranogwyr, tuag allan a thuag i mewn, yn derbyn eu dyraniad cyllido llawn at ddibenion teithio a chynhaliaeth.

Mae cyllid y grant wedi’i rannu i nifer y categorïau cost, y mae manylion amdanynt isod. Mae esboniad llawn o’r gyllideb a ddyfernir ar gael yn Atodlen 2 – Gweithgareddau Grant a Phroffil y Gyllideb eich Llythyr Cytundeb Grant. Sylwer bod yn rhaid gwario’r grant at ddiben cyflwyno eich prosiect yn unig.

Cymorth Sefydliadol

Gallech chi benderfynu sut mae defnyddio’r categori cost Cymorth Sefydliadol (OS), ar yr amod ei fod yn gysylltiedig â’r gweithgareddau y cytunwyd arnynt. Mae’r categori hwn yn gyfraniad at unrhyw gost sy’n cael ei chodi gan y sefydliad(au) mewn perthynas â gweithgareddau i gefnogi dysgwyr a staff ar symudedd corfforol a rhithwir, yn fewnol ac yn allanol. Dan bob prosiect, mae cyfraddau’n dechrau ar £500 y cyfranogwr ar gyfer y 10 cyfranogwr cyntaf ac yn lleihau wrth i nifer y cyfranogwyr gynyddu.  Gweler Adran 6 o’ch Canllaw Rhaglen sy’n benodol i’ch sector am ddadansoddiad llawn o gyfraddau cymorth sefydliadol. Mae cyfrifiad Cymorth Sefydliadol yn seiliedig ar gyfanswm nifer y rhaglenni cyfnewid allanol a mewnol fesul prosiect.

Mae costau cymwys ar gyfer Cymorth Sefydliadol yn cynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, y canlynol:

• Cwrs iaith, i gefnogi dysgu iaith y wlad gynnal
• Digwyddiadau rhwydweithio, cymdeithasol a diwylliannol ar gyfer cyfranogwyr rhaglenni cyfnewid
• Teithiau diwylliannol lleol a drefnir i gyfranogwyr rhaglenni cyfnewid
• Cyfraniad tuag at ffioedd yswiriant fisa
• Digwyddiadau i hyrwyddo cyfranogiad yn Taith
• Deunyddiau hyrwyddo, gan gynnwys y rhai hynny mae cyfranogwyr rhaglenni cyfnewid yn eu cynhyrchu
• Gweithgareddau llysgenhadon Taith
• Costau staff rheoli prosiect Taith
• Cyfraniad i gynnwys cyflenwad staff.e.e. athrawon cyflenwi ((nid yw hyn cynnwys absenoleb hirdymor)
• Costau pasbort neu fisa ychwanegol
• Y defnydd o arbenigwyr
• Costau Archwiliad Allanol ar gyfer cwblhau’r dystysgrif wariant flynyddol

Cynhaliaeth

Mae’r grant hwn (wedi’i gyfrifol fel cyfraniad uned gost) yn seiliedig ar hyd y symudedd corfforol a’r wlad dderbyn. Mae’r cyfraddau wedi’u grwpio i’r tri chategori canlynol: Grŵp 1 (cost byw uwch), Grŵp 2 (cost byw gymedrol) a Grŵp 3 (cost byw is). Caiff y gost uned ei thalu yn ei chyfanrwydd gan Taith i’r Derbynwyr Grant. Rhaid i bob cyfranogwr dderbyn yr hyn mae’n gymwys ar ei gyfer yn ariannol yn llawn, naill ai drwy daliad uniongyrchol gan y Derbynnydd Grant neu daliadau ar eu rhan. Rhaid i bob Derbynnydd Grant wirio eu rheoliadau ariannol eu hunain mewn perthynas â’r angen i gael derbynebau at ddibenion archwilio mewnol.

Teithio

Mae’r cyllid hwn tuag at y gost uniongyrchol o deithio ac mae’n dibynnu ar y pellter rhwng Cymru a’r wlad gyrchfan. Mae hwn yn gyfranogiad cost uned tuag at gost taith ddwy ffordd. Bydd swm grant teithio uwch ar gael i gyfranogwyr sy’n defnyddio opsiynau ‘Teithio Gwyrdd’ sy’n gynaliadwy’n amgylcheddol. Gweler Atodlen 4– Cais am Gyllid Ychwanegol y Llythyr Cytundeb Grant am ragor o wybodaeth am sut i hawlio’r taliad ychwanegol ‘Teithio Gwyrdd’.  Caiff y gost uned ei thalu yn ei chyfanrwydd gan Taith i’r Derbynnydd Grant. Rhaid i bob cyfranogwr dderbyn yr hyn mae’n gymwys ar ei gyfer yn ariannol yn llawn, naill ai drwy daliad uniongyrchol gan y derbynnydd grant neu daliadau ar eu rhan. Rhaid i Derbynnydd Grant wirio eu rheoliadau ariannol eu hunain mewn perthynas â’r angen i gael derbynebau at ddibenion archwilio mewnol.

Bydd yr holl gyfranogwyr yn derbyn grant teithio. Bydd y swm yn dibynnu ar y pellter sy’n cael ei deithio hyd at 12,000km. Gweler Atodlen 6– Gwariant Cymwys o’r Canllaw Rhaglen perthnasol am gyfraddau grant.

Byddai’n rhaid i gyfranogwyr (allanol a mewnol) sy’n derbyn cronfeydd cyllid eraill, sydd wedi eu dyfarnu at yr un diben â chyllid Taith e.e. teithio a chynhaliaeth, ddatgan y cronfeydd hyn i’r Derbynnydd Grant a fyddai wedyn yn ei ddidynnu’n o’r grant.

Gellir cyflwyno cyllid ychwanegol i Taith ar gyfer Teithio Gwyrdd, Costau Ychwanegol a Chymorth Cynhwysiant. Dylid cyflwyno ceisiadau o leiaf 30 niwrnod ar ôl i weithgaredd y prosiect ddigwydd ac maent yn amodol ar gymeradwyaeth Taith. Ni fydd ceisiadau a dderbynnir ar ôl 30 diwrnod yn cael eu hystyried oni bai bod amgylchiadau eithriadol. Dylai’r holl geisiadau am gyllid ychwanegol gynnig gwerth am arian a dylid bod yn gysylltiedig â’r cyfranogwr unigol sy’n cyflwyno cais am y cyllid ychwanegol. Mae esiampl isod:

I gyflwyno cais, cwblhewch y ffurflen Cais am Gyllid Ychwanegol Llwybr 1 – mae dolen a chanllawiau cefnogi ar gael yn Ardal Derbynwyr Grant ar wefan Taith. Mae Atodlen 4– Cais am Gyllid Ychwanegol i’r Llythyr Cytundeb Grant yn cyfeirio at yr holl gyllid ychwanegol sydd ar gael.

Esiampl cais am gyllid ychwanegol

Mae pedwar cyfranogwr yn cynllunio teithio o Gaerdydd i Faes Awyr Bryste; mae nifer o opsiynau wedi cael eu hystyried, a phenderfynir bod bws cyhoeddus yn cynnig y gwerth gorau am arian. Y cyfanswm a delir gan y sefydliad ar gyfer y pedwar cyfranogwr yw £100, neu £25 y pen; ystyrir bod un o’r cyfranogwyr hyn i fod dan anfantais, felly mae’r Derbynnydd Grant yn cyflwyno cais i Taith am gyllid ychwanegol i bris tocyn bws y cyfranogwr (£25).

Teithio Gwyrdd  

At ddibenion Taith a’r Cytundeb hwn, mae “Teithio Gwyrdd” yn cael ei ddeall fel teithio lle defnyddir dull trafnidiaeth isel ei allyriadau yn hytrach na hedfan. Er enghraifft, mae hyn yn digwydd pan fyddwch yn teithio ar feic, trên, coets neu rannu ceir am y rhan fwyaf o’r daith gron. Mae Taith yn ystyried fferïau i fod yn ddull cludiant uchel ei allyriadau.  I gydnabod y costau uwch posibl, gall cyfranogwyr sy’n defnyddio opsiynau teithio gwyrdd ar gyfer y daith gyfan (i’r gyrchfan ac oddi yno) wneud cais am gostau gwirioneddol eu teithio (lle mae’r costau’n uwch na’r gyfradd deithio a neilltuwyd). Bydd angen tystiolaeth o werth gorau am arian fel rhan o’r cais hwn am gyllid ychwanegol.

Costau Eithriadol 

Mae costau eithriadol yn cwympo i dri chategori, fel a amlinellir isod.

1. Teithio i Ganolfan Drafnidiaeth yn y DU – cyfranogwyr sy’n ddysgwyr yn unig

Cyfraniad at gost teithio i ganolfan drafnidiaeth yn y DU fel rhan o raglen gyfnewid ryngwladol. Mae canolfan drafnidiaeth yn y DU yn cael ei diffinio gan Taith fel man ymadael lle mae’r unigolyn ar raglen gyfnewid yn gadael i’w gyrchfan ryngwladol. Er enghraifft, maes awyr, gorsaf drenau, porthladd neu orsaf fysiau. Mae enghreifftiau o ddulliau teithio cymwys yn cynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, drenau, bysiau a llongau. Yn achos teithiau ar drên, gall cyfranogwyr hawlio am gost wirioneddol y tocyn trên yn ogystal â cherdyn rheilffyrdd, ar yr amod bod cyfanswm y gost y ddau yn is na chost wreiddiol y tocyn trên yn unig. Disgwylir i gyfranogwyr rhwng 16 a 21 oed sy’n teithio ar fws ddefnyddio Fy Ngherdyn Teithio. Y gyfradd am gyfraniad at betrol yw £0.45 y filltir.

Mae’r cyfraddau fel a ganlyn:

Symudedd Grŵp: Hyd at £500 fesul grŵp rhaglen gyfnewid, hyd at uchafswm o £1,500 fesul prosiect, yn seiliedig ar gostau gwirioneddol.  Dyma’r gost gymwys ar gyfer Ysgolion, Ieuenctid, Addysg i Oedolion, a’r sectorau Addysg Bellach a Hyfforddiant Addysg Alwedigaethol. Nid yw’r categori hwn ar gael i’r sector Addysg Uwch.

Symudedd Unigol: Mae cyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig yn gymwys i gael hyd at £100 fesul cyfranogwr fesul rhaglen gyfnewid, yn seiliedig ar gostau gwirioneddol sy’n rhoi gwerth am arian. Dyma’r gost gymwys ar gyfer yr holl sectorau.

Cymorth Cynhwysiant 

Mae hyn ar gyfer yr holl gyfranogwyr ag anghenion dysgu ychwanegol (ADY), Anabl neu’r rhai hynny o gefndir difreintiedig. Hefyd, gellir darllen gwybodaeth am gyllid ychwanegol yn y Canllaw Rhaglen, ac Atodlen 4– Cais am Gyllid Ychwanegol ac Atodlen 6– Gwariant Cymwys  eich Llythyr Cytundeb Grant.

Gall cyfranogwyr ag Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) a/neu Anabl dderbyn hyd at 100% o’ costau cysylltiedig cymwys. Gellir talu hyn i gyfranogwyr sy’n staff ac sy’n ddysgwyr. Caiff cyllid ei ddal yn ganolog gan Taith ar y cam dyfarnu grant at y diben hwn.

Diffiniad ADY yw: Fel a ddiffiniwyd gan Ddeddf Anghenion Dysgu Ychwanegol a’r Tribiwnlys Addysg (Cymru) 2018 (y Ddeddf ADY), Cod Anghenion Dysgu Ychwanegol Cymru 2021 (y Cod ADY)

Diffiniad Anabl yw: ‘Diffiniad person Anabl yw rhywun â nam corfforol neu feddyliol sydd ag effaith ‘sylweddol’ a ‘thymor hir’ ar eu gallu i gyflawni gweithgareddau beunyddiol (Deddf Cydraddoldeb 2010)’.

Gall cyfranogwyr sy’n ddysgwyr o gefndiroedd difreintiedig dderbyn hyd at 100% o’r costau gwirioneddol am gostau sy’n gysylltiedig â theithio ychwanegol cymwys e.e., fisâu, pasbortiau, yswiriant teithio, bagiau (lle bo’n ofynnol).

Gall cyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig dderbyn hyd at 50% o grant teithio ychwanegol os ydynt yn teithio i gyrchfannau ymhellach na 4000km i ffwrdd – sylwer bod hyn yn berthnasol yn y sector Addysg Uwch yn unig oherwydd bod cyfraddau sectorau eraill wedi cael eu gosod i lefel er mwyn bod yn gynhwysol.

Gweler y tabl isod, sy’n amlinellu meini prawf cymhwysedd Cyfranogwyr Dan Anfantais i gyfranogwyr sy’n staff ac yn ddysgwyr sy’n dymuno hawlio cyllid ychwanegol.

Am ragor o wybodaeth am gyllid ychwanegol, e-bostiwch ni yn cefnogaeth@taith.cymru

Gallwch wneud newidiadau i’ch prosiect drwy gydol ei ddarpariaeth lle maent yn ofynnol. Ni ddylai unrhyw ddiwygiadau prosiect newid y nodau a’r amcanion sylfaenol na’r sail ar gyfer dyfarnu cyllid i’r prosiect yn y Cais am Grant.

Mae newidiadau wedi’u rhannu’n ddau brif gategori, – Newidiadau i brosiectau a newidiadau Gweithgaredd, a bydd angen cymeradwyaeth Taith ar gyfer rhai ohonynt.

Mae gwybodaeth ar Newidiadau i Brosiectau a Gweithgareddau yn Tabl 1.

Proses

1. Dylid gwneud cais am newidiadau prosiect mae angen eu cymeradwyo gan Taith drwy’r ffurflen gais am newid prosiect ar Adran Derbynwyr Grant y wefan (mae hyn yn cynnwys newidiadau sy’n ofynnol oherwydd achosion o Force Majeure).
2. Dylai newidiadau gweithgaredd mae angen eu cymeradwyo gan Taith fod trwy gwblhau profforma Newid Gweithgaredd sy’n cael ei gadw yn eich ffolder adrodd.

Sylwch fod y broses newid gweithgaredd yn berthnasol i’r sectorau Ysgolion, Ieuenctid, AB / VET ac AE yn unig. Mae proses ar wahân ar gyfer AU, a nodir yn ddiweddarach yn yr adran hon.

Ar gyfer pob newid, dylid gwneud ceisiadau o leiaf 30 diwrnod cyn i’r symudedd ddechrau. Ar gyfer digwyddiadau nas rhagwelwyd megis dychwelyd yn gynnar, cyfnodau byr a Force Majeure Dylid hysbysu Taith am y newid cyn gynted ag y byddwch yn ymwybodol ohono.

Newidiadau Prosiect lle mae angen cymeradwyaeth Taith

Newid cynrychiolydd cyfreithiol, prif swyddog cyllid neu berson cyswllt

Yn ystod hyd oes y prosiect, gellir newid y cynrychiolydd cyfreithiol neu’r person/pobl gyswllt. I wneud hyn, cwblhewch y ffurflen newid prosiect cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o newid. Er mwyn newid cynrychiolydd cyfreithiol neu prif swyddog cyllid, rhaid i chi hefyd anfon hysbysiad ffurfiol (ar ffurf dogfen PDF) o ffynhonnell awdurdodedig/a ddilyswyd ar bapur swyddogol i gadarnhau bod gan y llofnodwr newydd yr awdurdod i lofnodi dogfennau cyfreithiol ar ran y sefydliad.

Newidiadau consortiwm

Os ydych chi am ychwanegu partner newydd i gonsortiwm presennol, bydd angen i ni gymeradwyo’r newid hwn. Byddwn ni’n asesu goblygiadau’r newid i’r consortiwm, yn gwirio bod yr holl feini prawf cymhwysedd wedi’u bodloni ac nad oes effaith ar gwmpas ac ansawdd cyffredinol y consortiwm cyn cadarnhau ein penderfyniad. Cwblhewch y ffurflen gais i newid prosiect cyn gynted ag y byddwch chi’n ymwybodol o newid.

Hyd y prosiect

Pe hoffech chi orffen eich prosiect yn gynharach na’r hyn a nodwyd yn wreiddiol, rhowch wybod i Daith cyn gynted ag y bo modd er mwyn cyhoeddi eich adroddiad terfynol.

Canslo cyn gadael

Os caiff symudedd ei ganslo cyn dechrau oherwydd force majeure, bydd Taith yn talu’r costau gwirioneddol a godwyd hyd at swm y grant y cytunwyd arno’n wreiddiol, mewn achosion a gymeradwywyd. Yn gyntaf, bydd yn rhaid i’r Derbynwyr Grant hawlio’r costau hyn yn erbyn eu polisi yswiriant (gweler Atodlen 8– Y Broses Newid Prosiect  eich Llythyr Cytundeb Grant am fanylion). Bydd yn rhaid cyflwyno cais am unrhyw gostau nad yw premiwm yr yswiriant wedi’u talu yn unol â’r broses cyflwyno cais am gyllid ychwanegol.

Newidiadau Gweithgaredd lle mae angen cymeradwyaeth Taith

Efallai y bydd adegau pan fydd angen i chi wneud newidiadau i weithgaredd eich prosiect. Ar gyfer pob Cais Newid Symudedd Llwybr 1, rhaid cwblhau profforma dri deg (30) diwrnod calendr cyn i unrhyw newid arfaethedig ddigwydd. Unwaith y byddwch wedi cyflwyno’r newid, bydd colofn Q yn llenwi’n awtomatig i “i’w benderfynu”, bydd hwn yn cael ei ddiwygio gan Taith unwaith y bydd y cais wedi’i adolygu. Bydd dolen i’ch ffolder adrodd sy’n cynnwys profforma cais am newid wedi’i e-bostio atoch. Mae canllawiau ar sut i lenwi’r ffurflen hefyd i’w gweld yn y ffolder adrodd. Darllenwch y canllawiau cyn cyflwyno cais. Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu os ydych chi angen cefnogaeth i gwblhau’r ffurflen, cysylltwch cefnogaeth@taith.cymru

Rhaid i Taith gymeradwyo unrhyw gynnydd neu ostyngiad yn niferoedd y categorïau canlynol dros 20% o’r niferoedd cymeradwy gwreiddiol fesul math o weithgaredd, e.e. symudedd dysgwyr unigol. Y categorïau yw: nifer y cyfranogwyr; newidiadau cyrchfan; neu hyd symudedd.

Nifer y Cyfranogwyr

Rhaid i Taith gymeradwyo unrhyw gynnydd neu ostyngiad yn nifer y cyfranogwyr, dros 20% o’r niferoedd cymeradwy gwreiddiol fesul math o weithgaredd, e.e., symudeddau grŵp. Rhoddir profforma cais newid yn eich ffolder adrodd, diweddarwch hwn gyda’r math symudedd, dyddiad y symudedd, cyrchfan, nifer gwreiddiol y cyfranogwyr a nifer newydd y cyfranogwyr. Os yw’n berthnasol, diweddarwch rifau gwreiddiol y personau sydd yn gwmni a’r personau newydd. Sylwch, os bydd nifer y dysgwyr yn gostwng, dylai niferoedd y personau sy’n dod gyda nhw ostwng yn unol â hynny. Rhaid cwblhau rheswm dros y newid a sut mae’r newid yn dal i gwrdd â’ch nodau ac amcanion gwreiddiol cymeradwy.

Newid Cyrchfan

Rhaid gofyn am newid cyrchfan i Taith. Os ydych yn newid cyrchfan symudedd, gweler adran 4.1 yng Nghanllaw Rhaglen 2024 i weld y cyrchfannau wedi’u grwpio i fandiau pellter gwahanol. I wneud cais am newid, cwblhewch y profforma cais am newid sydd yn eich ffolder adrodd. Mae angen cwblhau’r math o symudedd, dyddiad y symudedd, y cyrchfan gwreiddiol, y cyrchfan newydd, y rheswm dros y newid a sut mae’r newid yn cwrdd â’ch nodau ac amcanion gwreiddiol cymeradwy. Sylwch, os byddwch yn newid cyrchfan i wlad gyda chyfradd grant uwch, bydd hyn yn newid eich cyllideb a bydd eich cyfrifydd grant byw yn cael ei diweddaru gan Taith i adlewyrchu’r newid. Sylwch, dim ond hyd at eich dyfarniad grant gwreiddiol y gall Taith ei dalu.

Hyd Symudedd

Rhaid i Taith gymeradwyo unrhyw gynnydd neu ostyngiad yn eich hyd symudedd, dros 20% o’r hyd cymeradwy gwreiddiol fesul math o weithgaredd, e.e., symudeddau grŵp. I wneud cais am newid i hyd eich symudedd, cwblhewch y profforma cais newid. Mae angen cwblhau’r math o symudedd, dyddiad symudedd, cyrchfan, nifer gwreiddiol y dyddiau, nifer newydd o ddyddiau, y rheswm dros y newid a sut mae’n dal i gwrdd â’ch nodau ac amcanion gwreiddiol cymeradwy. Sylwch fod angen bodloni’r cyfnodau lleiaf a mwyaf o hyd.

Enghreifftiau o newid sydd angen cymeradwyaeth gan Taith

Senario: Prosiect sydd â 5 symudiad grŵp gyda chyfanswm o 100 o gyfranogwyr a 50 o gyfranogwyr yn mynd ar symudedd unigol.

Newid sydd ei angen: bydd 23 o gyfranogwyr o’r grwpiau symudol yn cael eu symud i symudedd unigol (math o weithgaredd gwahanol).

Canlyniad: Byddai angen i ni gymeradwyo’r newid hwn, gan fod cyfanswm nifer y cyfranogwyr ar gyfer y ddau fath o weithgaredd yn cael ei effeithio gan fwy nag 20% o’r niferoedd cyfranogwyr gwreiddiol.

Gweler Atodlen 8 – Y Broses Newid Prosiect yn eich Llythyr Cytundeb Grant am ragor o wybodaeth am drosglwyddiadau cyllideb.

Newidiadau nad oes angen cymeradwyaeth Taith arnynt

Ni fydd angen cymeradwyaeth Taith ar gyfer rhai newidiadau o fewn eich prosiect. Serch hynny, gofynnwn i chi roi gwybod am unrhyw newidiadau o’r fath gan ddefnyddio’ch profforma. Bydd hyn yn galluogi Taith i ddiweddaru eich cyfrifydd byw, gan adlewyrchu effaith y newidiadau ar eich cyllideb. Rhaid diweddaru unrhyw newidiadau a wneir, sy’n bodloni’r trothwyon a restrir isod, ar yr offeryn adrodd unwaith y bydd y symudedd wedi’i gwblhau

Rhaid diweddaru unrhyw newidiadau a wneir, sy’n bodloni’r trothwyon a restrir isod, ar yr offeryn adrodd misol unwaith y bydd y symudedd wedi’i gwblhau.

Nifer y Cyfranogwyr

Nid oes angen i unrhyw gynnydd neu ostyngiad yn nifer y cyfranogwyr, hyd at 20% o’r niferoedd cymeradwy gwreiddiol fesul math o weithgaredd, gael ei gymeradwyo gan Taith.

1. Newid Cyrchfannau

Unrhyw newidiadau cyrchfan nad ydynt yn cynyddu’r band pellter teithio ac sy’n dilyn y canllawiau isod:

1. Nid oes unrhyw effaith ar nodau ac amcanion y prosiect cymeradwy gwreiddiol;
2. Rhoddir gwybod i Bwyllgor Gwaith Rhaglen Taith sut y bydd y costau ychwanegol yn cael eu talu o fewn cyllideb y prosiect os yw’r newid i gyrchfan(nau) yn gost uwch na’r cyrchfan gwreiddiol;

• Mae isafswm hyd y symudedd yn dal i gael ei fodloni;

1. Mae’r trothwy grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol yn dal i fodloni’r gofyniad lleiaf erbyn diwedd y prosiect.

Hyd Symudedd

Nid oes angen i Taith gymeradwyo unrhyw gynnydd neu ostyngiad yn hyd symudedd hyd at 20% o’r hyd symudedd cymeradwy gwreiddiol fesul math o weithgaredd. Mae angen bodloni isafswm hyd y symudedd o hyd.

Mae Taith yn cadw’r hawl i gynyddu neu ostwng y trothwy canrannol o 20% os oes rheswm gweithredol dros wneud hynny a bydd yn cyfathrebu unrhyw newidiadau o’r fath i Dderbynwyr Grant yn brydlon.

Enghreifftiau o newid sydd ddim angen cymeradwyaeth gan Taith

Senario: Prosiect sydd â 5 symudiad grŵp gyda chyfanswm o 100 o gyfranogwyr a 100 o gyfranogwyr yn mynd ar symudedd unigol.

Newid sydd ei angen: Bydd 15 o gyfranogwyr o’r grwpiau symudol yn cael eu symud i symudedd unigol (math o weithgaredd gwahanol)

Canlyniad: Mae’r newid hwn yn bosibl heb ein cymeradwyaeth, gan fod llai nag 20% o’r niferoedd cyfranogwyr gwreiddiol yn effeithio ar gyfanswm nifer y cyfranogwyr o fewn pob math o weithgaredd.

Cyllideb Symudedd Mewnol

Sylwer, gan fod eich cyllideb ar gyfer symudedd mewnol wedi’i chyfrifo fel canran o’ch cyllideb symudedd allanol, a bydd unrhyw leihad i  chyfranogwyr ar gyfer symudedd allanol hefyd yn lleihau swm eich grant symudedd mewnol. Yn ogystal, mae Cymorth Sefydliadol yn seiliedig ar nifer y cyfranogwyr a bydd hefyd yn lleihau os bydd nifer y cyfranogwyr yn lleihau.

Rhaid cydymffurfio ag unrhyw gyngor teithio gan Swyddfa Dramor, y Gymanwlad a Datblygu (FCDO) llywodraeth y DU. Ni fydd Taith yn cyllido teithio i wledydd/rhanbarthau lle mae’r FCDO yn cynghori yn erbyn teithio tramor. Pan fydd amgylchiadau’n newid mewn gwlad lle mae Derbynwyr Grant yn cynllunio rhaglen gyfnewid, gan arwain at gyngor gan y FCDO yn erbyn teithio rhyngwladol, rhaid i’r Derbynnydd Grant wneud trefniadau amgen, megis aildrefnu’r rhaglen gyfnewid i wlad gyrchfan wahanol. Cyn gwneud unrhyw addasiadau, dylai Derbynwyr Grant gysylltu â Taith i drafod/dod i gytundeb. Dydy hwn ddim yn berthnasol i Derbynwyr Grant Addysg Uwch.

Proses ar gyfer Derbynwyr Grant Addysg Uwch

Ni fydd angen i’r sector Addysg Uwch hysbysu Taith am unrhyw newidiadau. Bydd angen cwblhau adroddiad cais am newid ddwywaith y flwyddyn, mae templed o’r adroddiad hwn ar gael yn adran Canllawiau Adrodd yn yr Ardal Derbyn Grant. Yn yr adroddiad hwn bydd angen dangos bod nodau ac amcanion y prosiect yn dal i gael eu cyflawni.

Mae angen i unrhyw newidiadau a wneir fodloni’r trothwy islaw o hyd:

• Nid oes unrhyw effaith ar nodau ac amcanion y prosiect cymeradwy gwreiddiol;
• Mae isafswm hyd y symudedd yn dal i gael ei fodloni;
• Mae’r trothwy o gyfranogwyr heb gynrychiolaeth ddigonol yn dal i fodloni’r gofyniad lleiaf erbyn diwedd y prosiect;
• Ni ellir symud unrhyw symudedd Dysgwr i symudedd staff.

Mae Taith â’r hawl i gynyddu neu ostwng y trothwy canrannol o 20% os oes rheswm gweithredol dros wneud hynny a bydd yn cyfathrebu unrhyw newidiadau o’r fath i Dderbynwyr Grant yn brydlon.

Cyllideb Symudedd Mewnol

Sylwer, gan fod eich cyllideb ar gyfer symudedd mewnol wedi’i chyfrifo fel canran o’ch cyllideb symudedd allanol, a bydd unrhyw leihad i  chyfranogwyr ar gyfer symudedd allanol hefyd yn lleihau swm eich grant symudedd mewnol. Yn ogystal, mae Cymorth Sefydliadol yn seiliedig ar nifer y cyfranogwyr a bydd hefyd yn lleihau os bydd nifer y cyfranogwyr yn lleihau.

Yn unol ag Atodlen 11– Diogelu y Llythyr Cytundeb Grant, bydd yr holl Derbynwyr Grant wedi cwblhau rhestr wirio Diogelu fel rhan o dderbyn y cyllid yn ffurfiol. Mae’r rhestr wirio yn nodi’r gofynion mae’n rhaid cydymffurfio â nhw wrth weithio’n uniongyrchol gyda’r cyfranogwyr sydd dan 18 oed a/neu oedolion hyglwyf/ sy’n agored i niwed, neu wrth ddarparu gwaith sydd ag effaith ar gyfranogwyr sydd dan 18 oed a/neu oedolion sy’n agored i niwed.

Mae gan yr holl Derbynwyr Grant gyfrifoldeb i ddiogelu lles cyfranogwyr dan 18 oed neu sy’n oedolion sy’n agored i niwed (fel y diffiniwyd o dan Ran 7 Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014), yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol a’r canllawiau sy’n dod gyda hi.

Gall Gweithdrefnau Diogelu Cymru helpu’r Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid i ddeall y dyletswyddau a amlinellwyd yn y ddeddfwriaeth hon a’i chanllawiau, a’u rhoi ar waith.

Mae gan yr holl leoliadau addysg yng Nghymru ddyletswydd gyfreithiol i sicrhau bod gan blant fynediad at amgylchedd dysgu diogel. Mae’n bwysig bod lleoliadau addysg yn glir am sut maent yn parhau i fodloni eu dyletswyddau statudol ar gyfer diogelu plant a phobl ifanc wrth wneud trefniadau ar gyfer ymweliadau cyfnewid dramor, fel a amlinellwyd yn y canllawiau statudol Cadw Dysgwyr yn Ddiogel.

Yn ogystal, rhaid i’r holl Derbynwyr Grant ystyried y ddeddfwriaeth berthnasol sy’n ymwneud â diogelu yn y wlad/tiriogaeth y maent yn anfon cyfranogwyr iddynt a, lle bo’n briodol, cynnwys hyn yn eu prosesau/gweithdrefnau.

Mae’n ofynnol i’r holl Dderbynwyr Grant a Chyfranogwyr Consortiwm (os yn berthnasol) sy’n cymryd rhan yn y rhaglen Taith gael y canlynol ar waith:

• Polisi diogelu wedi’i ddiweddaru a pholisïau priodol eraill, e.e. polisi diogelu plant, polisi cwynion, polisi chwythu’r chwiban, polisi gwrth-aflonyddu a bwlio, polisi diogelu data
• Gweithdrefnau recriwtio diogel
• Cofnodion hyfforddi diweddar
• Cod ymddygiad i gyfranogwyr
• Cod ymddygiad i staff a gwirfoddolwyr
• Dull clir ar gyfer adrodd am unrhyw bryderon diogelu
• Dull clir ar gyfer cynnal gwiriadau addas ar deuluoedd sy’n lletya a gweithdrefnau priodol ar waith ar gyfer ymweliadau a chynllunio (lle bo’n berthnasol)
• Unigolyn penodol sydd â swydd uwch yn y sefydliad ac sydd â chyfrifoldeb am ddiogelu
• Asesiadau a gwiriadau risg priodol, gan gynnwys gwiriadau cofnodion troseddol a/neu GDG lle bo hynny’n briodol
• Yswiriant addas, gan gynnwys yswiriant teithio

Mae’n rhaid i’r holl Derbynwyr Grant a Chyfranogwyr Consortiwm (os yn berthnasol) a fydd yn cynnal Gweithgareddau Grant (gan gynnwys rhaglenni cyfnewid rhithwir) sy’n cynnwys plant dan 18 oed a/neu oedolion hyglwyf/ sy’n agored i niwed gwblhau rhestr wirio fel rhan o’r Llythyr Cytundeb Grant.  Rhaid cwblhau’r holl ofynion sy’n rhan o’r rhestr wirio cyn y gall gweithgaredd gael ei gynnal.

Mae angen i gonsortia a arweinir gan drydydd partïon yn y sector Ysgolion, sy’n gyfrifol am ddiogelu lles disgyblion, sicrhau bod ganddynt gymeradwyaeth i gymryd rhan gan yr Awdurdod Lleol cyn cynnal rhaglen gyfnewid. Mae angen cyflwyno’r gymeradwyaeth i Taith cyn y rhaglen gyfnewid.

Adrodd am ddigwyddiadau diogelu

Os bydd digwyddiad diogelu, rhaid i chi hysbysu Taith. Gallwch gysylltu â ni drwy’r blwch post cymorth cefnogaeth@taith.cymru Fel arall, pe hoffech siarad â Swyddog Diogelu yn gyfrinachol gallwch gysylltu ag un o’r tîm isod:

• Swyddog Diogelu Arweiniol, Ellie Bevan, BevanE@taith.wales
• Dirprwy Swyddog Diogelu, Leah Doherty, dohertyl4@taith.wales
• Dirprwy Swyddog Diogelu, Walter Brooks, BrooksW@taith.wales

Bydd un o’n tîm diogelu yn cysylltu â chi cyn gynted â phosibl ar ôl i chi gysylltu.

Bydd Taith yn gofyn i chi lenwi ffurflen adrodd digwyddiad gychwynnol a fydd yn gofyn am y wybodaeth ganlynol:

1. Amlinelliad o’r digwyddiad;
2. Y camau rydych chi wedi cymryd;
3. Os yw’r digwyddiad wedi ei gau neu os yw’n barhau;
4. Unrhyw gamau pellach sydd eu hangen.

Byddwn yn cadw mewn cysylltiad â chi hyd nes y bydd y digwyddiad wedi’i gau, ac ar yr adeg honno byddwn yn gofyn i chi gwblhau adroddiad terfynol.

Cofiwch mai cyfrifoldeb derbynnydd y grant yw sicrhau bod protocol diogelu priodol yn cael ei roi ar waith a bod yr holl ddeddfwriaeth/canllawiau yn cael eu dilyn. Bydd Taith yn ystyried unrhyw gamau y gall fod angen i ni eu cymryd. Gall hyn gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Logio a chau’r digwyddiad;
• Gofyn am ragor o wybodaeth/ sicrhau bod y gweithdrefnau priodol wedi’u dilyn;
• Parhau i fonitro’r digwyddiad nes ei fod wedi cau’n foddhaol;
• Sefydlu grŵp Ymateb i Ddigwyddiad Diogelu Taith;
• Atal y prosiect a thaliadau tra gofynnir am ragor o wybodaeth h.y. cyfarwyddo’r sefydliad i beidio â chyflawni unrhyw weithgaredd/symudedd pellach tra bod y digwyddiad yn cael ei drin;
• Terfynu’r grant a gofyn am unrhyw danwariant/hawlio’r grant cyfan yn ôl;
• Cyfeirio’r mater at yr awdurdodau (heddlu, gwasanaethau cymdeithasol a.y.b.).

Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau o gwbl, cysylltwch â’r tîm cefnogaeth@taith.cymru

Mae holl brosiectau Taith yn cynnwys cyflwyno mathau gwahanol o adroddiadau drwy gydol cylch oes y prosiect.

Adrodd am gyfranogwyr

Bydd angen i Dderbynwyr Grant Cyllid gyflwyno adroddiadau’n cynnwys gwybodaeth am y cyfranogwyr. Edrychwch ar y canllawiau gofynion adrodd yn eich ffolder adrodd am fwy o wybodaeth.

Adroddiadau Chwarterol

Gellir gofyn i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid gyflwyno adroddiad chwarterol sy’n seiliedig ar hyd prosiect a/neu sgôr risg prosiect a rhaid cyflwyno eu hadroddiad erbyn y dyddiad cau fel y nodwyd yn  Atodlen 1– Y Broses Amserlenni Taliadau. Caiff taliadau eu gwneud yn amodol ar gymeradwyaeth Rhaglen Weithredol Taith o adroddiadau boddhaol. Bydd angen cwblhau a chyflwyno adroddiadau chwarterol yn electronig. Mae canllawiau ar sut i gwblhau a chyflwyno’r adroddiad interim ar gael ar ardal y Derbynwyr Grant (hyperlink to be added ‘Canllawiau Adrodd’). Caiff yr adroddiad ei ddefnyddio i asesu i ba raddau mae prosiect yn cael ei gyflwyno’n unol â’r Cais Grant gwreiddiol. Pan fydd adroddiad chwarterol Derbynnydd Grant wedi’i adolygu, bydd y Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid yn derbyn adborth, ynghyd â chadarnhad ynghylch unrhyw cyn-daliad pellach. Efallai bydd hefyd argymhellion neu bwyntiau gweithredu i Dderbynwyr Grant fynd i’r afael â nhw o fewn amserlenni penodol.

Adroddiad Interim 

Gellir gofyn i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid gyflwyno adroddiad interim sy’n seiliedig ar hyd prosiect a/neu sgôr risg prosiect a chyflwyno eu hadroddiad erbyn y dyddiad cau fel y nodwyd yn  Atodlen 1– Y Broses Amserlenni Taliadau. Caiff taliadau eu gwneud yn amodol ar gymeradwyaeth Rhaglen Weithredol Taith o adroddiadau boddhaol. Bydd angen cwblhau a chyflwyno adroddiadau interim yn electronig. Mae canllawiau ar sut i gwblhau a chyflwyno’r adroddiad terfynol ar gael ar ardal y Derbynwyr Grant (hyperlink to be added ‘Canllawiau Adrodd’). Caiff yr adroddiad ei ddefnyddio i asesu i ba raddau mae prosiect yn cael ei gyflwyno’n unol â’r Cais Grant gwreiddiol. Pan fydd adroddiad interim Sefydliad sy’n Derbyn Cyllid wedi’i adolygu, bydd y Derbynnydd Grant yn derbyn adborth, ynghyd â chadarnhad ynghylch unrhyw cyn-daliad pellach. Efallai bydd hefyd argymhellion neu bwyntiau gweithredu i Sefydliadau sy’n Derbyn Cyllid fynd i’r afael â nhw o fewn amserlenni penodol.

Adroddiadau chwe-misol Addysg Uwch

Gofynnir i Dderbynwyr Grant gyflwyno adroddiad chwe-misol a rhaid iddynt gyflwyno eu hadroddiad erbyn y dyddiad cau, a fydd yn cael ei gyfathrebu trwy e-bost. Ni wneir unrhyw daliadau ar ôl cwblhau’r adroddiad hwn. Bydd canllawiau pellach ar sut i gwblhau a chyflwyno’r adroddiad chwe-misol yn cael eu darparu i Dderbynwyr Grant yn nes at ddiwedd y cyfnod adrodd. Defnyddir yr adroddiad i asesu i ba raddau y mae prosiect yn cael ei gyflawni yn unol â’r Cais Grant gwreiddiol. Bydd hyn hefyd yn cynnwys yr angen i’r Derbynnydd Grant gynnwys manylion unrhyw newidiadau i weithgareddau’r prosiect. Ni ddylai unrhyw ddiwygiadau prosiect newid y nodau a’r amcanion sylfaenol na’r sail ar gyfer dyfarnu cyllid i’r prosiect yn y Cais am Grant.

Adroddiad Terfynol 

Bydd angen cwblhau a chyflwyno adroddiadau terfynol yn electronig. Rhaid cyflwyno’r adroddiad o fewn 30 niwrnod o ddyddiad dod i ben y prosiect fel y nodwyd yn Atodlen 1 – Y Broses Amserlenni Taliadau ond gellir ei gyflwyno cyn gynted ag y bydd holl weithgareddau’r prosiect wedi’u cwblhau. Mae canllawiau ar sut i gwblhau a chyflwyno’r adroddiad terfynol ar gael ar ardal y Derbynwyr Grant (hyperlink to be added ‘Canllawiau Adrodd’). Caiff yr adroddiad ei ddefnyddio i asesu i ba raddau cafodd y prosiect ei gyflwyno’n unol â’r cais gwreiddiol. Pan fydd adroddiad terfynol Derbynnydd Grant wedi cael ei asesu, bydd y Derbynnydd Grant yn derbyn adborth ynghyd â chadarnhad o swm unrhyw daliad terfynol sy’n ddyledus iddynt  neu unrhyw ad-daliad sy’n ddyledus i Taith.

Bydd yn rhaid i’r holl brosiectau Llwybr gyflwyno adroddiad terfynol datganiad gan y Derbynnydd Grant sy’n cadarnhau y darparwyd y Gweithgareddau Grant yn unol â’r amcanion a nodwyd yn y Cais Grant neu newidiadau a gymeradwywyd yn ystod y prosiect o fewn amserlen fel y cytunwyd arno gan Taith. Caiff canllawiau ychwanegol am sut i gwblhau a chyflwyno’r adroddiad terfynol a’r ffurflen ddatganiad eu darparu i Dderbynwyr Grant yn nes ar ddiwedd y cyfnod adrodd. Bydd yn ofynnol i brosiectau sydd â chyfanswm dyfarniad grant o fwy na £50,000 gyflwyno tystysgrif gwariant yn flynyddol ac ar ôl cwblhau’r prosiect. (Cyfeiriwch at Atodlen 7 – Ardystiad Blynyddol o Wariant a’r adran isod)

Pwrpas yr adroddiad terfynol yw cynnig darlun cyflawn terfynol o’r Gweithgareddau Grant a ddarparwyd a’r gwariant a gafwyd, gan ei gwneud hi’n bosib cysoni’r gyllideb. Gallai methu â bodloni’r dyddiad cau ar gyfer ei gyflwyno arwain at gynnal pwerau Taith i ddal taliad yn ôl, ei ohirio neu ofyn am ad-daliad Grant yn unol â’r Cytundeb. Caiff swm y taliad terfynol i’w wneud i’r Derbynnydd Grant ei gadarnhau’n seiliedig ar adroddiad terfynol i’w gyflwyno erbyn y dyddiad cau fel y nodwyd yn Atodlen 1– y Broses Amserlenni Taliadau. Yn unol â’r Cytundeb, os a) na chafodd Gweithgareddau’r Grant eu cynnal neu os cânt eu cynnal mewn ffordd sy’n wahanol i’r hyn a gynlluniwyd; neu b) mae’r Gwariant Cymwys a godwyd gan y Derbynnydd Grant yn is na’r hyn a gynlluniwyd adeg cyflwyno’r cais, neu c) nid yw ansawdd y gweithgareddau/allbynnau a gadwyd yn ddigonol, gellir gwneud didyniadau cyfatebol i’r Grant neu, lle bo’n berthnasol, efallai y bydd yn rhaid i’r Derbynnydd Grant ad-dalu unrhyw symiau dros ben a dderbyniwyd eisoes.

Ardystiad Gwariant / Datganiad Ardystio

Ar gyfer Derbynnydd Grant sy’n sefydliadau anstatudol ac sydd wedi derbyn £100,000 neu fwy o ran gwerth a gwariant, bydd angen Tystysgrif Gwariant. Ar gyfer pob Derbynnydd Grant arall, bydd angen Datganiad Ardystio

Adborth gan Gyfranogwyr

Bydd gwybodaeth bellach yn dilyn yn hwyrach i Derbynwyr Grant.

Gellir dewis Derbynwyr Grant ar gyfer archwiliadau sicrhau ansawdd i asesu eu cydymffurfiaeth â rheolau rheoli ariannol a rhaglenni drwy wirio’r cofnodion perthnasol, arferion rheoli ac unrhyw amodau ychwanegol a nodwyd yn y llythyr Cytundeb Grant. Bydd y gwiriadau ansawdd yn archwilio’r meysydd canlynol:

• gweinyddiaeth gyffredinol o’r prosiect Taith
• trefniadau bancio ar gyfer dyfarniadau grant Taith
• tystiolaeth a chofnodion o weithrediadau
• amseru a gweithdrefnau ar gyfer taliadau
• cymhwysedd cost
• teithio
• tystiolaeth o weithgareddau/cyfarfodydd

Bydd yr holl Dderbynwyr Grant sydd wedi derbyn cyllid ychwanegol ar gyfer Teithio Gwyrdd, Costau Eithriadol a Chymorth Cynhwysiant yn destun archwiliad bwrdd gwaith. Gallai hyn ddigwydd yn ystod oes y prosiect neu ar ôl i’r prosiect gau.

Bydd pedwar math o archwiliadau gwirio sicrwydd:

1. Archwiliadau gwirio bwrdd gwaith yr ymgymerir â nhw o bell. Dyma’r lefel isaf o wiriad cydymffurfiaeth.
2. Bydd gwiriadau yn y fan a’r lle yn ystod ymweliad â’r safle tra bydd y prosiect yn fyw yn lefel uwch o wirio cydymffurfiaeth. Archwiliad manwl iawn o’r prosiect a’r sefydliad, gan adolygu eu cofnodion gwreiddiol a chyfweld â staff. Gellir hefyd ymgymryd â’r archwiliad hwn fel ymweliad cefnogi i sefydliadau newydd – i fentora eu rheolwyr prosiect a sicrhau bod cydymffurfiaeth â chanllawiau’r rhaglen. Mae hyn yn galluogi sefydliadau i ymgymryd â gweithgaredd cymwys a chynyddu eu gwariant cyllideb gymwys (gan atal adferiadau’n hwyrach).
3. Gwiriadau yn y fan a’r lle yn ystod ymweliad â safle pan fydd prosiect yn dod i ben. Mae’r archwiliad hwn yn adolygiad fforensig manwl o gofnodion a data sefydliad, gan gynnwys cyfweld â staff. Caiff archwiliad ei gynnal pan fydd anghysondebau difrifol – sy’n ganlyniad gwiriad bwrdd gwaith neu wiriad yn y fan a’r lle yn ystod canfyddiadau archwiliad. Caiff y canlyniadau archwiliad eu hadrodd ar unwaith a chymerir camau priodol i liniaru risg.
4. Adroddiadau

• Bydd angen adroddiadau chwarterol ar gyfer prosiectau risg uchel am hyd y prosiect.
• Bydd angen adroddiadau interim ar gyfer yr holl brosiectau.
• Bydd angen adroddiadau terfynol ar gyfer yr holl brosiectau.

Bydd yr holl Dderbynwyr Grant sydd wedi derbyn cyllid ychwanegol ar gyfer Teithio Gwyrdd, Costau Eithriadol a Chymorth Cynhwysiant yn destun archwiliad bwrdd gwaith. Gallai hyn ddigwydd yn ystod oes y prosiect neu ar ôl i’r prosiect gau.

Tystiolaeth

Disgwylir i chi gadw cofnodion prosiect ac ariannol digonol i ddangos bod gweithgareddau yr adroddir amdanynt neu a gynllunnir wedi’u cynnal, neu y cânt eu cynnal, yn unol â’r Llythyr Cytundeb Grant a gymeradwywyd. Gellir gwirio’r rhain fel rhan o unrhyw archwiliadau a wneir.

Ar gyfer yr holl gyllid ychwanegol a gymeradwyir, rhaid i chi gadw’r holl anfonebau, derbynebau, cofnodion cyfrifyddu ac unrhyw ddogfennaeth arall (gan gynnwys gohebiaeth) sy’n ymwneud â chostau gwirioneddol.

Rhaid cadw’r holl ddogfennaeth am gyfnod o  ddeuddeg mlynedd o ddyddiad y mae’r cyfnod cyllido’n dod i ben.

Cynlluniwyd yr wybodaeth isod i gynnig arweiniad mewn perthynas â’r gofynion sylfaenol i gefnogi tystiolaeth o wariant ar brosiect:

Categorïau cyllideb wedi’u cymeradwyo fesul uned gost, sydd yn cynnwys teithio, cynhaliaeth a chymorth sefydliadol (mae hyn yn berthnasol i wariant prosiect sy’n seiliedig ar gyfrifydd grant a gymeradwywyd ar gyfer eich prosiectau Llwybr 1 sy’n seiliedig ar gyfraddau grantiau)

• Rhaid llofnodi a dyddio datganiad neu dystysgrif (ni all y dyddiad fod cyn dyddiad olaf y presenoldeb) gan y sefydliad sy’n anfon ac yn derbyn a’r cyfranogwr (neu’n person cyfrifol lle bo hynny’n berthnasol), gan nodi enw’r cyfranogwr, pwrpas y gweithgaredd a’r dyddiad dechrau a dod i ben a gadarnhawyd.
• Ar gyfer rhaglenni cyfnewid grŵp, gallai hyn fod ar ffurf taenlen sy’n nodi’r holl gyfranogwyr, a gofyn i bob cyfranogwr lofnodi’r daenlen. Pan fydd y cyfranogwr dan 18 oed, byddai taenlen presenoldeb awdurdodedig â llofnod y person cyfrifol yn ddigon.
• Rhaid bod tystiolaeth gefnogi ar gyfer cyfranogwyr sy’n cael eu derbyn a’u hanfon a chyfrifoldeb y Derbynnydd Grant fydd sicrhau y cyflwynir y dystiolaeth hon. Rhaid croesgyfeirio’r cyfeirnod cyfranogwr unigryw mewn adroddiadau i Taith ar yr holl dystiolaeth gefnogi a nodwyd uchod.
• Bydd angen darparu manylion llawn yr holl sefydliadau partner gyda’r holl ohebiaeth.
• Rhaid cyfeirio at yr holl ddogfennaeth gan ddefnyddio rhif cyfranogwr unigryw Taith a pharu’r holl ddata yn yr adroddiadau.

Cyllid ychwanegol a gymeradwywyd (mae hyn yn arian ychwanegol y gofynnwyd amdano neu a gymeradwywyd ar gyfer teithio gwyrdd, cymorth cynhwysiant neu gostau eithriadol ac maent yn seiliedig ar gostau wedi’u cymeradwyo)

• Anfonebau a/neu dderbynebau o’r costau cysylltiedig a gafwyd, gan nodi enw a chyfeiriad y corff sy’n cyhoeddi’r anfoneb a/neu dderbynneb, y swm a’r arian cyfredol, y dyddiad, ac mewn perthynas â theithio, y llwybr a ddefnyddiwyd a’r dyddiad teithio.
• Bydd yn rhaid darparu tystiolaeth a’i chadw mewn perthynas ag ADY, Anabl a difreintiedig, gan nodi eu cyfeirnod cyfranogwr unigryw (nid eu henw) ar y dogfennau.
• Ar gyfer unrhyw gostau ychwanegol, bydd angen tystiolaeth o werth am arian. Byddai hyn yn cymryd ffurf dyfynbrisiau ysgrifenedig sy’n fwy na £300 neu gymhariaeth o gost nwyddau neu wasanaethau tebyg os yw’n llai na’r gwerth hwn.
• Gallwn ni hefyd ofyn am unrhyw ddogfen arall rydym ni’n ei hystyried yn berthnasol, a bydd yn rhaid o’r llwybr archwilio, i nodi costau a gweithgareddau. Gallai hyn gynnwys brasamcanion neu ddyfynbrisiau fel tystiolaeth o gyfiawnhad o’r cyllid y gofynnir amdano.
• Pryd bydd gofyn am dystiolaeth o gostau gwirioneddol, rhaid i’r Derbynnydd Grant ddarparu’r wybodaeth hon i Taith o fewn dau (2) ddiwrnod gwaith drwy e-bostio cefnogaeth@taith.cymru Os na ddarperir tystiolaeth, gall Taith hawlio’r cyllid hwnnw yn ôl yn unol ag Atodlen 1 – Y Broses Amserlenni Taliad.
• Dylid cadw cofnodion prosiect ac ariannol, anfonebau a/neu dderbynebau yn eu fformat gwreiddiol, boed yn gopïau electronig neu galed, a chadw’r holl gofnodion am o leiaf ddeuddeng mlynedd yn achos archwiliadau ychwanegol. Bydd hyn yn cynnwys cofnodion sy’n cael eu dal gan is-gontractwyr neu aelodau consortiwm.
• Fe’ch atgoffir eich bod chi’n cytuno i ddarparu mynediad, yn ôl yr angen, i’r holl safleoedd gweithgareddau a gyllidir a chofnodion perthnasol, yn unol â’r Llythyr Cytundeb Grant (Cymal 6.4).

Nid yw datganiad cerdyn credyd yn dystiolaeth dderbyniol oherwydd nad ydynt yn dangos yr hyn mae’r hyn a brynwyd yn berthnasol iddo.

Rhaid i’r holl dderbynebau (gan gynnwys derbynebau electronig) gynnwys cost yr eitem, y cyflenwr, y dyddiad, yr arian cyfredol a’r rhif TAW (lle bo’n berthnasol).

Targedau ar gyfer grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol

Mae’n ofynnol i Dderbynwyr Grant adrodd ar gyflawniad targedau grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol trwy’r offeryn adrodd ar gyfranogwyr. Amlinellir canllawiau llawn ar y dystiolaeth angenrheidiol i’w chasglu ar gyfer cyfranogwyr o grwpiau a dangynrychiolir, at ddibenion archwilio Taith, yn Ardal Derbynwyr Grant.

Hawlio arian yn ôl 

Hawlio arian yn ôl yw Taith yn gofyn am unrhyw gyllid grant nad yw’n cael ei ddefnyddio neu nad yw’n gymwys gan Derbynwyr Grant. Gellir dechrau hawlio arian yn ôl ar unrhyw adeg yn ystod hyd y prosiect dan y senarios canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig iddynt:

• costau cymwys a godir gan y Derbynnydd Grant sy’n is na’r rhai hynny a gynlluniwyd ar adeg cyflwyno’r cais
• cyflwyno’r adroddiad terfynol yn gynnar oherwydd bod y gweithgareddau’n gorffen yn gynharach na’r hyn a ddisgwyliwyd, e.e. cyn y dyddiad dod i ben fel a amlinellwyd yn y Llythyr Cytundeb Grant.
• terfynu’r Cytundeb Grant drwy naill ai’r Derbynnydd Grant neu Raglen Weithredol Taith
• mewn achosion o ddiddymu
• pan fydd adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno gan y Derbynnydd Grant, ar ddyddiad dod i ben y gweithgaredd, pan fydd gwariant wedi’i gysoni neu o ganlyniad gwiriadau archwiliadau pellach

Mae gan y trefniad taliad y nod o leihau’r achosion o  hawlio arian yn ôl. Os bydd angen hawlio arian yn ôl, yn y man cyntaf bydd Taith yn ceisio hawlio’r arian yn ôl drwy gydbwyso (lleihau’r swm i’w ad-dalu) yn erbyn y daliad nesaf neu derfynol. Lle na fydd hyn yn bosib, neu na chynllunnir taliad yn y dyfodol agos, caiff anfoneb hawlio’n ôl ei chreu yn gofyn am daliad ar unwaith. Bydd gennych chi ddeng niwrnod i ad-dalu’r arian yn uniongyrchol a chaiff llythyron atgoffa terfynol eu hanfon. Os na fyddwch chi’n talu’r anfoneb ad-dalu arian, anfonir llythyr arall atoch cyn cymryd camau cyfreithiol. P’un ai bod lleihad yn eich taliad nesaf neu derfynol neu drwy anfoneb ad-dalu, eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod gennych chi’n gronfeydd digonol ar gael i gyflawni eich holl brosiectau Taith a gymeradwywyd.

Dylai Derbynwyr Grant ddilyn y canllawiau yng Nghanllawiau Brandio Taith i Derbynwyr Grantd wrth hyrwyddo’r prosiect, gan nodi’r gofynion ar hyrwyddo dwyieithog.