7. Beth sydd yn digwydd os bydd eich cais yn llwyddiannus
Os byddwch chi’n llwyddiannus yn derbyn cyllid, byddwch chi’n dod yn Dderbynnydd Grant. Gallwch chi ddod o hyd i wybodaeth am yr hyn sy’n digwydd os bydd eich cais yn llwyddiannus ar ein gwefan yma. Er mwyn eich helpu i ddeall beth i’w ystyried cyn gwneud cais am gyllid, rydym ni wedi rhoi crynodeb byr isod o rai o’r pethau y bydd angen i chi eu gwneud fel rhan o’ch cynlluniau rheoli prosiect. Mae tîm Taith bob amser ar gael i roi cymorth i Dderbynnydd Grant i reoli eu prosiectau Taith o ddydd i ddydd trwy weminarau a chymorth un-i-un.
7.1. Rheoli prosiect
7.1.1 Dewis cyfranogwyr
Mae Derbynwyr Grant yn gyfrifol am ddewis cyfranogwyr ar gyfer symudedd. Rhaid i’r broses ddethol fod yn dryloyw, yn gydlynol, yn deg ac wedi’i dogfennu. Rhaid i gyfranogwyr fodloni’r meini prawf cymhwysedd a nodir yn y Canllaw Llwybr 1 hwn, adran 4.3.
7.1.2 Talu cyfranogwyr
Mae’r Derbynwyr Grantiau’n gyfrifol am dalu grant teithio a chynhaliaeth i’r cyfranogwyr. Gellir talu grantiau’n uniongyrchol i gyfranogwyr neu gellir talu costau llety a theithio ar eu rhan. Rhaid i dderbynwyr grantiau sicrhau bod y cyfranogwyr yn derbyn yr holl swm ariannol sy’n ddyledus iddyn nhw (y gost uned lawn).
7.1.3 Darparwyr Trydydd Parti
Gall sefydliadau sy’n cynllunio, rheoli a chyflawni eu prosiectau eu hunain sicrhau bod y prosiect wedi’i deilwra i anghenion eu dysgwyr ac yn darparu’r cyfleoedd dysgu a’r effaith fwyaf.
Nod Taith yw sicrhau bod cyllid cyhoeddus yn cael effaith uniongyrchol ar gyfranogwyr. Pwrpas y cyllid yw cefnogi gweithgareddau cyfnewid rhyngwladol a dylai fynd yn bennaf tuag at gostau cyfranogwyr. Ni ddylid defnyddio costau a ddyrennir ar gyfer teithio, cynhaliaeth, a chyllid ychwanegol i dalu costau trydydd parti. Mae Cymorth Sefydliadol (OS) wedi’i gynnwys yn y gyllideb i alluogi’r sefydliad sy’n ymgeisio i ddarparu adnoddau ar gyfer rheoli’r prosiect.
Gall derbynwyr grantiau ddefnyddio gwasanaethau darparwyr trydydd parti i gefnogi’r prosiect gyda chynllunio a logisteg. Fodd bynnag, Cymorth Sefydliadol yw’r unig gyllid Taith y gellir ei ddyrannu i ddarparwr trydydd parti, a gofynnwn nad yw mwy na 25% o’ch Cymorth Sefydliadol yn cael ei roi i ddarparwyr trydydd parti.
Diffinnir darparwr trydydd parti fel sefydliad sy’n trefnu, cydlynu, neu hwyluso unrhyw ran o’r prosiect yn gyfnewid am daliad, ac nad yw’n gymwys i wneud cais fel sefydliad nac fel aelod o gonsortiwm.
Ni ddylai darparwyr trydydd parti reoli’r prosiect, ond rydym yn deall bod achosion lle gallai fod angen rhywfaint o gefnogaeth ar sefydliadau sy’n gwneud cais, a gall costau Cymorth Sefydliadol gyfrannu at hyn.
Enghreifftiau o sut gallai darparwyr trydydd parti gefnogi prosiect
- trefnu teithio a llety
- helpu i ddod o hyd i bartner rhyngwladol
- cynorthwyo gyda chwblhau gwybodaeth adrodd
Enghreifftiau o sut na all darparwyr trydydd parti gefnogi prosiect
- ysgrifennu cais am gyllid i Taith (cyfrifoldeb y sefydliad sy’n ymgeisio yw hyn)
- cymryd rhan mewn symudeddau fel pobl sy’n gwmni, staff neu ddysgwyr a ariennir gan Taith
- gweithredu fel y prif bwynt cyswllt â Taith
- rheoli’r prosiect
Rhaid i bob cytundeb gyda darparwyr trydydd parti sicrhau bod pob cyfranogwr yn derbyn ei hawl ariannol lawn ar gyfer teithio a chynhaliaeth, naill ai drwy daliad uniongyrchol gan y Derbynnydd Grant neu daliadau a wneir ar eu rhan. Rhaid i unrhyw gyllid Taith a roddir i ddarparwr trydydd parti nad yw’n cael ei ddefnyddio’n gyfan gwbl ar gyfer teithio a chynhaliaeth cyfranogwyr (e.e. costau staff, costau gweithredol, neu gostau cyffredinol) ddod o gyllid Cymorth Sefydliadol; ni ellir defnyddio cyfraddau teithio a/neu gynhaliaeth at y diben hwn.
Rhaid i Dderbynwyr Grant gael sicrwydd ysgrifenedig gan unrhyw ddarparwr trydydd parti yn cadarnhau cydymffurfiaeth â’r gofynion hyn. Gall Taith ofyn am dystiolaeth o hyn fel rhan o archwiliad.
7.2. Cyllid ychwanegol
Pan fydd cais yn llwyddiannus ac yn ystod y broses o gynllunio prosiectau, gall derbynwyr grantiau gyflwyno cais am gyllid ychwanegol ar gyfer y canlynol:
- teithio gwyrdd
- costau eithriadol (gan gynnwys Teithio i ganolbwynt trafnidiaeth y DU – ar gyfer dysgwyr yn unig)
- costau cynhwysiant (100% o gostau cynhwysiant cymwys i gyfranogwyr ag Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) a/neu anableddau, 100% o wir gostau yn achos costau sy’n gysylltiedig â theithio ychwanegol, e.e. fisâu, pasbortau, yswiriant teithio, bagiau (lle bo’n angenrheidiol) i gyfranogwyr o gefndiroedd difreintiedig)
- mae sefydliadau yn gymwys i dderbyn £25 o gyllid Cymorth Sefydliadol ychwanegol fesul cyfranogwr o grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol. Gellir hawlio hyn yn y cam adrodd terfynol ar gyfer cyfranogwyr heb gynrychiolaeth ddigonol yr adroddir arnyn nhw
Gallwch chi gael mwy o wybodaeth am gyllideb ychwanegol yn adran 5.4 uchod.
7.3. Adrodd
Bydd yn ofynnol i dderbynwyr grantiau adrodd ar eu prosiectau Taith. Bydd manylion y gofynion adrodd yn eich llythyr cytundeb grant ac atodlenni. Fel isafswm, bydd dogfen adrodd fyw i chi gofnodi’r holl symudiadau ar ôl iddyn nhw ddigwydd, yn ogystal ag adroddiadau interim a therfynol.
Bydd hefyd yn ofynnol i dderbynwyr grantiau gael cyfarfod rhagarweiniol gyda thîm Taith a mynychu cyfarfodydd eraill gyda Taith drwy gydol eu prosiect.
Mae’n ofynnol i gyfranogwyr Taith gwblhau arolwg yn dilyn eu symudedd i roi adborth ar eu profiad. Byddwn ni’n anfon dolenni’r arolwg atoch chi i’w hanfon ymlaen at eich cyfranogwyr. Os nad yw arolygon ar-lein yn addas ar gyfer eich cyfranogwyr, mae gennym ni amrywiaeth o opsiynau eraill i’w galluogi i roi adborth.